Для осуществления организацией любой основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т.д.) необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т.д.
Под организацией бухгалтерского учета денежных средств понимается система условий и элементов учетного процесса, состоящую из первичного учета и документирования совершаемых в организации операций по денежным средствам. Структура видов денежных средств представлена на Рис. 1.
Рис. 1. Схема видов денежных средств
Предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы обязаны:
— хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
— производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;
— иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;
— сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;
— имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка) [34, с. 126].
Важная роль денежных средств в обеспечении финансово — хозяйственной деятельности обуславливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов; контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.
Существуют два вида учета расчетов денежными средствами на предприятии — наличными деньгами и безналичным путем.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь оборудованную кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года №18 [22] применяется в полном объеме.
Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается — кассир. При оформлении на работу с кассиром заключается письменное обязательство — Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, по которому кассир принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности находящиеся в кассе предприятия. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинен ущерб хозяйству, то он обязан его возместить.
В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклада.
При отсутствии в штатном расписании должности кассира его права и обязанности распространяются на работников, выполняющих его функции.
Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности, не принадлежащие предприятию. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы.
Дубликаты хранятся у руководителя предприятия в опечатанном кассиром пакете [34, с. 141].
Касса предприятия может быть застрахованы в соответствующем законодательством.
Перед открытием помещением кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть сданы в конце дня в банк. В кассе предприятия разрешается иметь минимальные суммы денежных средств, для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для этого учреждение банка устанавливает лимит остатка средств в кассе.
Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядкам сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
Организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдать кассовый чек. Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На каждый аппарат открывается журнал кассира — операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции.
Ежедневно кассир снимает так называемые Z-отчет и Х-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины и показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет.
Нарушением порядка работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, в не оприходовании денег в кассу влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.
Каждое поступление и каждая выплата денежных средств должны быть оформлены соответствующими документами. Перечень основных документов, используемых при отражении операций с наличными денежными средствами представлен в таблице 1 [32, с. 76].
Таблица 1. Перечень основных форм кассовых документов
Код унифицированных форм
Основание для выписки документа
Приходный кассовый ордер (ПКО)
Поступление в кассу за товары, работы, услуги; согласно чека; возврат неиспользованных подотчетных сумм и др.
Расходный кассовый ордер (РКО)
Выдача из кассы денежных средств подотчетным лицам, поставщикам, работникам и др.
Журнал регистрации ПКО и РКО
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров
Движение денег в кассе на основании ПКО, РКО, расчетно-платежных ведомостей
Книга учета принятых и выданных денежных средств
Выдача и возврат наличных денег доверенным лицам
Все кассовые документы заполняют чернилами или ручкой, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются [30, с. 95].
Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года. Журнал открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы или в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров.
На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: «Получено» — на приходных документах и «Оплачено» — на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).
Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют (или ставиться штамп на ведомости) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано».
На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию [30, с. 102].
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия.
По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.
Сальдо счета указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало или конец периода.
Оборот по дебету — это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными из кассы [31, с. 243].
При поступлении и выбытии денежных средств в кассу организации производятся бухгалтерские записи представленные в таблице 2.
Таблица 2. Типовые операции при отражение в бухгалтерском учете счета 50 «Касса»
Чем бухучет денежных средств ИП отличается от учета на предприятии?
При специальных режимах деятельности, например, ИП или малых предпринимателей, порядок имеет ряд нюансов. По закону ФЗ № 402-ФЗ таким лицам разрешено не использовать стандартный вариант бухгалтерского типа.
Получается, что малый предприниматель или ИП может не вести кассовую книгу и не использовать ПКО и РКО.
Дополнительно освобождение от бухгалтерской отчетности позволяет не составлять форму 4.
Важным моментом является деятельность, которая входит в исключения, так как при наличии обязательства по ведению и отсутствию отчетности предприниматель может быть подвергнут штрафам и ответственности.
Пример
На момент открытия кассы в ней было 50000 рублей, что соответствует установленному лимиту. Для оплаты заработной платы сотрудникам требуется 150000 рублей. Эти деньги перечисляют с расчетного счета в банке, после чего выдается заработная плата. При закрытии кассы в ней остается 50000 рублей.
Оформление выглядит так:
| Начальное сальдо | Дт | Кт | Сумма в рублях | Тип операции | Конечное сальдо |
| 50000 | 50 | 51 | 150000 | Поступление с расчетного счета | 200000 |
| 200000 | 70 | 50 | 150000 | Выдача зарплаты | 50000 |
Получается, что первая операция имеет вид Дт 50 Кт 51, а вторая Дт 70 Кт 50. При получении денег от покупателя проводится операция, соответствующая Дт 50 Кт 62 с указанием суммы.
Все проведенные через кассу деньги, в частности операции, связанные с ними, должны быть сразу зафиксированы, то есть на конец рабочего дня не должно оставаться любых процедур, которые не были учтены.
Каждый субъект имеет обязательство по хранению свободной массы денег на специальном расчетном счете в банковской организации. Платежи между субъектами или субъектом и государством производятся по безналичному варианту. Этот момент регламентирует необходимость создания специальных счетов расчетного типа.
Число необходимых субсчетов устанавливает сам руководитель субъекта в зависимости от необходимости и деятельности.
Безналичный вариант проводится по сч. 51, который является открытым и банковским. Любое пополнение баланса относится к дебету, а списание к кредиту. Например:
- При зачислении денег от контрагента Дт 51 ― Кт 62.
- При оплате налогов Дт 68 ― Кт 51;
- При оплате услуг поставщиков Дт 60 ― Кт 51.
Большинство операций различного типа совершается по безналу, так как наличность и ее использование ограничена законодательством. Величина наличного расчета между двумя юрлицами не превышает 100 тысяч рублей в рамках одного договора.
При необходимости может быть несколько банковских субсчетов. Например, иностранная валюта хранится на сч. 52, что означает необходимость проводки по этому номеру, а не по 51.
При этом, учет денег осуществляется с валютным регулированием, то есть остаток будет переведен в отечественную валюту после совершения операции. Результат образует курсовую разницу отрицательного или положительного типа в зависимости от курсов рубля в момент совершения процедуры.