Заявление на электронную трудовую книжку образец 2022

Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

• самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
• у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Срок уведомления

С 01.01.2020 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2020 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).

После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.

Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст.

2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2020-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2020 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.

Как и что написать

Работодатели обязаны заранее подготовиться к переходу на ЭТК — внести изменения в локальные нормативы, обеспечить техническую работу новой системы, разработать и утвердить формы уведомления сотрудников и заявки на переход.

Но форма такого запроса не унифицирована и не закреплена законом, поэтому работник вправе обратиться к руководству в свободной форме. Вот как написать заявление на электронную трудовую книжку сотруднику:

1. Написать, к кому обращаетесь: Ф.И.О., должность руководителя и название организации.
2. Указать, кто обращается: Ф.И.О. и должность работника.
3. Озаглавить обращение.
4. Указать причину обращения и сослаться на законодательные нормы: сохранение бумажного документа (ст. 66 ТК РФ) или согласие о переходе на ЭТК (ст. 66.1).
5. Поставить подпись и дату составления.

Предлагаем шаблон заявки о переходе на ЭТК

Ф. И. О. руководителя

Ф. И. О. работника

о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности

(переходе на электронные трудовые книжки)

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ прошу выдать трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

«__» ________20__ г.

А это образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки в 2020 году:

Что будет, если не подать заявку

С 01.01.2020 г. Пенсионный фонд ввел новую отчетную форму — СЗВ-ТД. В отчет включается информация о рабочей деятельности всех сотрудников организации. Если служащего приняли на работу или уволили, СЗВ-ТД отправляют на следующий рабочий день.

Во всех остальных случаях отчетность подают в установленный срок. Например, если работника перевели на другую должность или если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно до 15-го числа следующего месяца (п. 1.8 порядка из постановления правления ПФР №730п от 25.12.2019).

Информация по всем заявкам о переходе на ЭТК отправляется в Пенсионный фонд в форме электронного отчета СЗВ-ТД. Подать сведения необходимо до 15-го числа следующего месяца.

В ч. 2 ст. 2 439-ФЗ закреплено, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку — в любой момент до 31.12.2020. Если работник не успел подать заявку или не смог из-за отсутствия на рабочем месте, ему продолжают вести бумажный документ (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ).

Если такой сотрудник захочет перейти на ЭТК в 2022-м или позднее, он пишет заявление о переходе на электронную форму (ч. 5 ст. 2 439-ФЗ). Это решение не имеет обратной силы.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Зачем писать заявление на электронную трудовую книжку?

В связи с внесенными поправками в трудовое законодательство все организации в течение 2020 года осуществляют поэтапный переход на новый стандарт формирования сведений о рабочем стаже, а также трудовой деятельности работников. Общий принцип фиксации кадровых перемещений остается неизменным. Однако, привычные бумажные вариации трудовых книжек уходят на вторичный план.

А все данные по сотрудникам будут вестись в цифровом виде.

В свою очередь, работодатели о принятых изменениях в соответствии с ФЗ-436 и ФЗ-439 должны письменно уведомить персонал о предстоящем переходе и сообщить о праве выбора граждан, в какой форме дальше будет вестись их трудовая книжка. Такой документ должен быть передан сотрудникам до завершения второго квартала 2020 года (30 июня).

Кроме краткого изложения нововведений, в уведомлении содержится запись о необходимости ознакомленного лица сообщить своему работодателю о принятом решении. Оставляет ли человек в обороте свою прежнюю книжку или готов перейти на ее электронный вариант. Как раз для этого и понадобится заявление на электронную трудовую книжку от работника.

Его предоставление должно состояться до начала 2021 года.

Если документ будет передан в бухгалтерию (отдел кадров) в установленный срок с решением о переходе, то:

• На руки работнику выдается его бумажная трудовая книжка;
• Организация-работодатель снимает с себя ответственность за ее ведение, а также хранение;
• По умолчанию ведется только цифровая версия книжки.

Если гражданин решит оставить классический вариант или не подаст заявление, то работодатель продолжает вести книжку в бумажной версии. Вместе с тем, на сотрудника заводится и электронная копия, которая будет заполняться параллельно. Если работник в последующем меняет место трудоустройства, то право пользоваться старой книжкой за ним сохраняется с возможностью последующего перехода.

Какие еще заявления могут понадобится?

Если гражданин дал согласие на ведение записей его трудовой деятельности в электронном виде, то свободного доступа к сведениям у него уже не будет. Чтобы получить соответствующую информацию за время работы в компании ему предстоит направить запрос своему работодателю на предоставление выписки по форме «СТД-Р». В свою очередь, сделать это можно, передав ответственным исполнителям в организации заявление с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности в компании.

Если в полученном документе физическое лицо обнаружит допущенную ошибку, то он вправе попросить внести изменения в хранящуюся в базе данных ПФР информацию. Сделать это можно также с помощью письменной формы заявления на имя работодателя.

Сроки введения

Переход на ЭТК будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

• электронный вариант;
• старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если гражданин РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

• потерей документа;
• кражами;
• повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

• снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
• экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
• отсутствие ответственности за сохранность;
• возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

• работнике;
• месте трудовой деятельности;
• выполнении трудовых функций;
• переводах на другие места деятельности;
• увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2021 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК. Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически.

Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения. Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/