Ведение лицевых счетов сотрудников по заработной плате

Что такое лицевой счет сотрудника по заработной плате

Это документ, который используется в бухгалтерском учете для отражения информации о ежемесячных начислениях, удержаниях и выплатах, полагающихся специалисту.

Применение унифицированных форм необязательно. Компания вправе самостоятельно разработать структуру документа, которая полностью соответствует особенностям и специфике деятельности организации, действующей в ней системе оплаты труда, условно-постоянных реквизитов начисления оплаты труда и прочих сведений.

Самостоятельно разработанную форму следует утвердить в учетной политике компании, как и применение унифицированного бланка. При разработке документа не забывайте учитывать обязательные реквизиты первичной документации (ст. 9 закона №402-ФЗ).

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать расчет, выплату и бухучет зарплаты. В системе найдете пошаговые руководства и образцы всех документов, которые нужно оформлять.

Лицевые счета работников: всё о форме Т-54

Лицевые счета работников по заработной плате предоставляют всю полноту сведений относительно начислений, выплат и удержаний, производимых предприятием по каждому сотруднику за период его работы. Согласно п. 4 ст.

9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ведение таких счетов необязательно. Как правило, они применяются на больших предприятиях и относятся к категории первичных документов. Маленькие фирмы или же ИП могут и вовсе ограничиться расчетно-платежной ведомостью (Т-49 и Т-51) и личной карточкой работника (Т-2).

Лицевой счет относится к внутренней документации работодателя и открывается сразу же после трудоустройства сотрудника. Форма Т-54 должна вестись на протяжении всего периода работы в организации.

Заполнением лицевых счетов должен заниматься ответственный бухгалтер. Основанием для заполнения может послужить следующая документация:

• путевой или маршрутный лист;
• больничный лист;
• наряд на сдельную работу;
• табель учета использования рабочего времени;
• рапорты о выработке;
• прочие документы.

Лицевые счета работников по заработной плате подразделяются на формы Т-54 и Т-54а. Последняя используется в случае автоматизированной обработки с использованием компьютеров и специальных программ. При этом в такой форме уже содержатся все необходимые реквизиты для расчета заработной платы.

Форма Т-54

Унифицированная карточка лицевого счета по форме Т-54 предназначена для отражения ежемесячных сведений о начисленной заработной плате и иных начислениях конкретного работника, обо всех произведенных удержаниях на основании данных первичной учетной документации по выработке, о выполненных работах, нормах отработанного времени, а также иных распоряжений на разные виды оплаты.

Так выглядит бланк по форме Т-54:

Документ создается отдельно на каждого специалиста с начала календарного года либо с даты официального трудоустройства. Сведения заносятся ежемесячно в течение одного календарного года. Организация решает самостоятельно, как заполнять форму лицевого счета сотрудника по ЗП, закрепляя установленный порядок в учетной политике.

Нюансы зависят от сферы деятельности компании и количества работников. В обособленных подразделениях правила могут отличаться.

Порядок бухучета утверждает руководитель, а все расчетные листки и лицевые счета заполняет исключительно работник бухгалтерии либо иное ответственное лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухучета в компании.

Данные для заполнения

Обычно лицевые счета сотрудников по заработной плате ведутся бухгалтером компании.

Чтобы упорядочить их ведение, была разработана унифицированная форма Т-54 на законодательном уровне. Благодаря ей, лицевой счет работника показывает все возможные выплаты ему на протяжении всей трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Пример заполнения формы Т-54

Данные, которые подлежат занесению в форму Т-54 и форму Т-54а, вносятся на основании таких первичных сведений, подтвержденных документально:

• табель учета отработанного времени;
• больничные листы установленного образца;
• грамотно оформленные путевые листы, которые предполагают возмещение расходов на ГСМ;
• различные приказы, например, о доплате за совмещение должностей на время отпуска сотрудника и т.п.;
• подтверждения на сдельную оплату (наряды в основном);
• рапорты о выработке и иная документация.

Важно! После предоставления таких сведений, их анализа и обработки, составляется платежно-расчетная ведомость для того, чтобы сотрудник смог получить причитающиеся ему выплаты у своего работодателя.
Основанием для оформления формы Т-54 является факт приема сотрудника в организацию. А окончанием будет являться увольнение.

Только после этого лицевой счет работника на предприятии закрывается.

Таким образом, форма Т-54 и лицевой счет — это важнейшие составляющие правильного и полноценного функционирования предприятия в Российской Федерации.

Постановление от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Форма Т-54а

Данная форма предназначена для отражения сведений о произведенных начислениях и удержаниях с использованием автоматизированных программ и систем бухгалтерского учета. Форма регистрирует ежемесячные данные в течение одного календарного года о произведенных:

• начислениях (зарплата, доплаты, материальные выплаты, премии, компенсации);
• удержаниях (налоги, сборы, алименты, взыскания по исполнительным листам);
• выплатах (авансы, расчеты, перерасчеты).

Так выглядит карточка Т-54а:

В учетной политике организации указывают, что нужно передать в расчетный отдел лицевого счета для перечисления зарплаты работникам.

Когда используется форма лицевого счета сотрудника

Форма Т-54а является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и используется бухгалтером для того, чтобы на протяжении года вносить в нее сведения о ежемесячных начислениях и удержаниях, произведенных по конкретному сотруднику. Такие лицевые счета заводятся для каждого трудоустроенного работника.

Сведения для занесения в форму Т-54а берутся из первичных документов, относящихся к работнику, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).

Основанием для того, чтобы завести лицевой счет для работника, служит приказ о приеме его на работу. На предприятиях с большим штатом формы Т-54а заполняются персонально на каждого сотрудника, но если сотрудников не так много, возможна альтернатива – ведение специальных ведомостей.

Сроки хранения

В соответствии с действующим законодательством сведения, содержащие персональную информацию о начислениях и удержаниях по застрахованным лицам (гражданам), должны храниться 75 лет. Компания обязана самостоятельно обеспечить сохранность первичной документации.

Если в штате компании отсутствует должность архивариуса, то закрепите ответственность за хранение и ведение архива за конкретным специалистом. Укажите такие обязанности в должностных инструкциях, под подпись ознакомьте назначенного сотрудника с новыми инструкциями.

Примеры лицевых счетов

Что такое лицевой счёт и для чего он нужен, мы рассмотрели. Перейдем непосредственно к областям, в которых он применяется. Л/С используется во многих сферах, связанных с бюджетом: в налоговой, госструктурах, страховых компаниях, банках, пенсионных фондах и т. д.

Самые распространенные примеры счетов:

1. Банковский лицевой счет.
2. Л/С сотрудника.
3. Счет налогоплательщика.
4. Финансово-лицевой счет.

Разберемся с нюансами каждого из них.

Банковский

На банковском лицевом счете фиксируются все денежные взаимоотношения банка с клиентом. Клиентом может выступать физическое и реже — юридическое лицо. Дело в том, что по Л/С не должны проходить расчеты, связанные с предпринимательской деятельностью. Для этих целей юр.лицам открываются расчетные счета.

Физическим лицам счет открывается автоматически при заключении договора с банком на оказание какого-либо вида услуг — получение кредита, открытие вклада. Счет необходим:

• для хранения собственных сбережений и получения процентов;
• проведения переводов с участием юр.лиц;
• оплаты задолженности по кредитному договору.

Посмотреть номер счета можно в договоре.

Налогоплательщика

Л/С налогоплательщика открывается в налоговой в момент постановки на учет, одновременно с присвоением ИНН. Счет содержит информацию по начисленным и погашенным налоговым выплатам.

В ФНС наряду с термином «Лицевой счет» используется понятие КРСБ — карточка расчетов с бюджетом. Она создается на каждого налогоплательщика и по каждому виду налогов.

Важно: когда в заявлении на возврат налогового вычета просят указать номер лицевого счета налогоплательщика, указывать нужно банковский лицевой счет — на него будут переведены деньги.

Сотрудника

Этот вид лицевого счета представляет собой форму Т-54, которая называется типовой или заработной. Открывается бухгалтерией в момент принятия человека на работу. Л/с сотрудника содержит данные о начисленной з/п, сведения о дополнительных выплатах: соцпомощи, надбавкам, премиям.

На основании этой информации формируется размер налоговых взносов и сумма пенсионных отчислений.

Финансово-лицевой счет

Финансово-лицевой счет связан непосредственно с оплатой жилищно-коммунальных услуг. Помимо информации о платежных операциях и лицах, проживающих в квартире, здесь содержатся сведения о само́й жилплощади: квадратура, количество комнат, адрес и т. д.

Иными словами, это документ с полным перечнем данных о помещении. Номер Л/С плательщика можно посмотреть в квитанции.

Порядок ведения лицевого счета

К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:

• данные о том, как была сформирована зарплата;
• информацию обо всех произведенных удержаниях;
• итоговую сумму выплаченных средств.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.

В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:

• дата и номер приказа о трудоустройстве;
• информация об отгулянных отпусках;
• сведения о начисленных доходах;
• информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
• данные по удержаниям из зарплаты.

Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.

О сроках хранения иной бухгалтерской документации читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Первичные документы по учету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.

Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.

В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Личное дело и лицевой счет работника организации

Лицевой счет работника заполняется в обязательном порядке на каждом предприятии. Все организации обязаны правильно и законно вести регистры бухгалтерского учета. Правила начисления заработной платы сотруднику, утвержденные государством, включают ряд документов и форм, которые необходимо заполнять бухгалтерам при начислении оплаты труда.

Особенности документа

Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.

Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.

На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.

Оформление и дополнение счетов

Лицевые счета работников занимают одно из главных мест в документации по бухгалтерскому учету, и каждый бухгалтер должен уделять им особое внимание. Ежемесячное перенесение информации с расчетных ведомостей должно выполняться синей или черной пастой без помарок. Нельзя в работе допускать исправлений или использования корректирующих средств.

Если в заполнении будет допущена ошибка, ее нельзя стирать или пытаться подправить цифры. Для этого следует перечеркнуть всю запись ровной чертой с правого верхнего угла в левый нижний и написать рядом правильную цифру. При заполнении лицевых счетов необходимо сверять все расчеты с ведомостями начислений и удержаний.

Достоверность данных по удержаниям очень важна для страховых организаций.

Внося данные в счет, следует помнить, что через 10-20 лет такой документ будет нести много важной информации.