Регистрация временной нетрудоспособности работника за счет средств работодателя (первые три дня болезни) выполняется с помощью документа «Больничный лист».
Чтобы создать этот документ, перейдите в раздел «Зарплата», выберите пункт «Больничные листы». Или зайдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Все кадровые документы».
С помощью команды «Создать», создайте новый документ – больничный лист.
В открывшемся документе заполните поля:
- «Месяц» — укажите месяц, в котором необходимо начислить пособие по временной нетрудоспособности;
- «Организация» — укажите нужную организацию, если их в программе несколько;
- «Дата» — укажите дату регистрации документа. По умолчанию ставится текущая дата.
Страховой стаж по сотруднику подтягивается автоматически из его личной карточки. При необходимости вы можете изменить эти данные, если перейдете в раздел «Кадры», откроете справочник «Сотрудники». Далее выберите нужного сотрудника и перейдите на вкладку «Трудовая деятельность».
В поле «Номер ЛН» укажите номер больничного листа, который выдали сотруднику.
По кнопке «Получить из ФСС» документ можно заполнить автоматически данными электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), при его наличии, полученными с сервера ФСС РФ по номеру больничного.
По ссылке «Заполнить данные листка нетрудоспособности» внесите дополнительную информацию для заполнения электронного реестра сведений.
По ссылке «Заполнить данные листка нетрудоспособности» открывается форма «Ввод данных листка нетрудоспособности». Форма состоит из двух закладок – «Освобождение от работы» и «Особые причины нетрудоспособности».
На первой закладке укажите данные о медицинской организации, враче, периоде освобождения от работы и т.д. Вы можете внести информацию о медицинских организациях в справочник, а впоследствии выбирать нужную организацию из уже заполненного справочника, а не вносить сведения заново вручную.
Коды адресов по КЛАДР заполняются автоматически на основании данных адресного классификатора (он должен быть загружен). Должность председателя врачебной комиссии можно не указывать, она заполняется фиксированной строкой «ПРЕД ВК», если указаны его ФИО или идентификационный номер.
На второй закладке укажите особые причины нетрудоспособности — уход за больным членом семьи, нарушение режима, нахождение в стационаре, медико-социальная экспертиза (бюро МСЭ).
Данные на этих закладках заполняются на основании листка нетрудоспособности, который предоставляет сотрудник. Если организация участвует в прямом обмене сведениями с фондом в целях формирования электронного больничного, то эти данные заполняются с сервера ФСС РФ автоматически.
Заполнение вкладки «Главное»
Установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» , если регистрируемый больничный лист является продолжением ранее представленного и зарегистрированного в информационной базе больничного листа.
Затем выберите документ по ссылке «Выбрать листок нетрудоспособности», продолжением которого является текущий больничный лист (в нашем примере это не требуется);
- «Причина нетрудоспособности» — укажите причину нетрудоспособности из предложенного перечня. Причина нетрудоспособности указана в листке нетрудоспособности в виде кода.
В нашем примере код причины – «(01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве)». Если регистрируемый больничный лист является продолжением другого листка нетрудоспособности (установлен флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности»), то по умолчанию указывается причина нетрудоспособности из первого больничного листа;
- «Освобождение от работы с. по. » — период освобождения от работы в соответствии с листком нетрудоспособности (весь период целиком, даже если записей в разделе «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности несколько).
При указании периода автоматически подсчитывается количество календарных дней освобождения от работы;
- «Условия исчисления» — указывается двухзначный код (при необходимости несколько кодов).
Краткая информация о расшифровке двухзначных кодов размещена на обратной стороне бланка листка нетрудоспособности. В нашем примере код указывать не нужно, т.к. условия исчисления больничного листа сотрудника не имеют никаких особенностей;
- «Нарушение режима с» — укажите дату нарушения режима (если она есть), которую указывает врач вместе с кодом вида нарушения в первом разделе листка нетрудоспособности.
Даже разовое нарушение режима без уважительной причины (например, несвоевременная явка на прием к врачу или заболевание и травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения) является основанием для снижения размера пособия. В нашем примере нарушения не было;
- флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей» устанавливается по умолчанию, чтобы при расчете пособия учитывался заработок, который сотрудник получил у других страхователей (работодателей) за два предшествующих календарных года.
Сумма заработка, полученная у других работодателей, регистрируется документом «Справка для расчета пособий (входящая)»;
В разделах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» отражаются результаты расчета пособия. Расчет начислений производится автоматически по мере ввода данных в документ. Чтобы обновилась информация по начислениям, нажмите на стрелочки.
Если вы нажмете на карандаш, сможете посмотреть подробный расчет по НДФЛ.
В разделе «Средний заработок» автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы за предыдущие два календарных года. Чтобы посмотреть или отредактировать информацию для расчета среднего заработка, нажмите на карандаш рядом с формой и добавьте / измените данные.
Выберите период выплаты пособия – в межрасчетный период, с авансом или с заработной платой.
Вкладка «Оплата»
Флажок «Назначить пособие устанавливается по умолчанию. В полях «С… по…» указывается оплачиваемый период, когда сотрудник освобождается от работы. Эта информация подтягивается автоматически из вкладки «Главное».
При необходимости вы можете изменить оплачиваемый период. Тогда количество оплачиваемых дней и сумма пособия на вкладке «Главное» пересчитаются автоматически.
В поле «Дата начала нетрудоспособности» указывается дата начала временной нетрудоспособности. Она устанавливается автоматически, поскольку ранее была указана в поле «Освобождение от работы с» на вкладке «Главное».
В поле «Процент оплаты» указывается процент оплаты среднего заработка. Процент оплаты определяется автоматически, в соответствии с законодательством. Он зависит от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника.
Поле «Ограничение пособия» заполняется автоматически. Если работа производится полный рабочий день, то по умолчанию указывается значение 1,000. При необходимости доля может быть изменена в документе вручную.
Флажок «Применять льготы» устанавливается, если в страховой стаж сотрудника включаются «нестраховые периоды», которые описаны в статье 16 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, либо сотрудник имеет право на пособия в повышенных размерах как пострадавший от радиационного облучения. Если вы установили данный флажок, выберите из предложенного перечня основание для предоставления льготы.
Если в карточке сотрудника указано, что сотрудник имеет право на льготу или введены сведения о стаже с учетом «нестраховых периодов», то флажок в документе «Больничный» устанавливается автоматически.
Вкладка «Начислено (подробно)»
На вкладке «Начислено (подробно)» вы можете ознакомиться с результатами начислений по сотруднику.
Сумма пособия за счет средств работодателя и сумма за счет средств ФСС показываются на разных строках.
Вкладка «Сведения для ФСС»
По ссылке «Ввести сведения для реестра прямых выплат ФСС» сформируйте документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС». Здесь будет содержаться вся информация о застрахованном сотруднике и дополнительные данные для заполнения электронного реестра сведений.
Флажок «Отправить реестр прямых выплат в ФСС» будет установлен автоматически, если в периоде нетрудоспособности есть дни, которые оплачивает ФСС.
После того, как все поля заполнены, выберите команды «Сохранить» и «Провести». По кнопке «Печать» вам будут доступны печатные формы документов.
По кнопке «Выплатить» вы можете сразу создать документ на выплату пособия.
Если необходимо внести исправления в документ, используйте команды «Исправить» или «Сторнировать».
Ответ на запрос ФСС по больничному уволенного сотрудника
Сотрудник уволился, по нему получен Входящий запрос ФСС для расчета пособия ( Кадры – Пособия ) по больничному листу. ЭЛН открыт после увольнения.
Разберем, что делать в этой ситуации.
Общий алгоритм действий
Если получен запрос от ФСС по больничному на уволенного работника, сначала проверяем, положено ли пособие бывшему сотруднику:
- Если ЭЛН открыт после 30 дней с момента увольнения, сотрудник не имеет права на пособие – п. 2 ст. 5 255-ФЗ . В этом случае:
- В Ответе на запрос ФСС для расчета пособия ( Кадры – Пособия ) отмечаем, что сотруднику пособие не положено. В причине отказа пишем, что болезнь наступила более чем через 30 дней после увольнения.
- Чтобы по этому сотруднику больше не поступали запросы от ФСС, подаем в Фонд Сведения о застрахованном лице ( Кадры – Пособия ) с заполненной датой увольнения.
- Избежать возможных проблем с Фондом.
- Избежать переплаты пособия уволенному работнику, ведь первые 3 дня болезни оплачивает работодатель.
Если выяснится, что сотрудник устроился на новое место работы до открытия ЭЛН, в Ответе на запрос ФСС отмечаем, что пособие сотруднику не положено, и прописываем соответствующую причину отказа в назначении пособия.
Если информация о том, что сотрудник на момент открытия ЭЛН уже работал в другой организации, появится уже после того как отправлен Ответ на запрос ФСС , потребуется подать новый Ответ на запрос ФСС с пометкой, что это документ-исправление.
ЭЛН открыт после 30 дней с момента увольнения
А Ответе на запрос ФСС установим флажок Пособие не требуется . В поле Причина отказа в назначении пособия укажем, что больничный открыт более чем, через 30 дней после увольнения.
Создадим Сведения о застрахованном лице по сотруднику, это можно сделать из документа Увольнение ( Кадры – Приемы, переводы, увольнения ) по кнопке Создать на основании . В Сведениях будет автоматически заполнена Дата увольнения .
После отправки Сведений о застрахованном лице с заполненной датой увольнения ФСС больше не будет присылать запросы по бывшему работнику.
Сотрудник устроился на новую работу, пособие не назначалось
В Ответе на запрос ФСС установим флажок Пособие не требуется . В поле Причина отказа в назначении пособия укажем, что на момент открытия ЭЛН сотрудник устроился на новое место работы.