Должностные обязанности руководителя отдела продаж

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.2.

Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно генеральному директору / коммерческому директору.

1.4. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: начальное профессиональное или среднее профессиональное образование, стаж работы в соответствующей области не менее года.
1.5.

На время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Руководитель отдела продаж должен знать:
— коммерческое, гражданское, финансовое законодательство;
— профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
— перспективы технического и финансово-экономического развития предприятия;
— основные принципы финансового планирования;
— порядок ценообразования, основы маркетинга;
— порядок разработки коммерческих условий и соглашений.

1.7. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику.
2.2.

Организует и контролирует работу менеджеров по продажам.
2.3. Координирует разработку перспективных и текущих планов сбыта продукции.

2.4. Организует работу по ведении, анализу и систематизации клиентской базы.
2.5.

Контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.
2.6. Разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж.

2.7. Организует обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом развития).
2.8.

Участвует в организации и проведении выставок.
2.9. Решает рекламационные вопросы по товару с клиентами, составлять необходимую документацию.

3. Права руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными органами, сторонними организациями и учреждениями по коммерческим вопросам.
3.2.

Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением коммерческих вопросов.
3.5.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Каким должен быть эффективный руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж (РОП) — это организатор, контролер, продавец, учитель, переговорщик. У него множество задач и все они должны быть выполнены, от этого зависит прибыль всей компании. О том, как не утопить РОПа в текучке и как повысить эффективность его работы — рассказывает Алена Степанова, руководитель отдела продаж МАЭР.

Круг обязанностей руководителя отдела продаж

Чаще всего эффективность РОПа зависит от его обязанностей. Поэтому в первую очередь, нужно определиться с ними. Это может быть:

1. Обучение менеджеров по продажам. РОП занимается этим не всегда — обычно в случае, если у компании нет бюджета, чтобы направить сотрудников на профильное обучение или нанять тренера по продажам.

2. Контроль: за выполнением плана продаж, индивидуального плана каждого менеджера и всех рабочих задач в отделе.

В некоторых компаниях (как правило, в среднем и крупном бизнесе) есть отдельное подразделение по контролю качества. Например, его сотрудники прослушивают звонки менеджеров по продажам, отслеживают корректность внесения данных в CRM и т.д. Затем заполняют чек-листы по каждому менеджеру и передают их руководителю отдела продаж.

В стартапах и малом бизнесе контроль качества — обязанность РОПа. Он должен постоянно отслеживать исполнение рабочего регламента менеджеров по продажам. В него входит:

• Ведение отчетности и своевременное ее предоставление.
• Заполнение карточек клиентов в CRM.
• Выставление счетов.
• Составление договоров.
• Своевременная обработка заявок, ведение переговоров с клиентами, корректная передача клиента в другое подразделение (если это необходимо) и все остальные рабочие задачи менеджеров по продажам.

Кроме того, эффективный руководитель отдела продаж отслеживает, кто именно из отдела приносит больше/меньше прибыли компании и в зависимости от этого: поощряет сотрудника, направляет его на обучение (или занимается этим самостоятельно) или ищет другого менеджера.

3. Организация рабочих процессов в отделе. В малом офлайн-бизнесе РОП может заниматься множеством задач: от заявок на замену картриджа в принтере у менеджера, до заказа канцелярских принадлежностей (бывает и такое). В онлайн бизнесе РОП может контролировать наличие денег на рабочем телефоне у менеджера по продажам (чтобы тот не попал в ситуацию, когда нужно позвонить клиенту, а на телефоне не хватает средств).

В общем, такие административные обязанности могут входить в функционал РОПа.

Конечно же, РОП должен распределять заявки от клиентов между менеджерами. В одних компаниях он делает это лично, в других отслеживает равномерность распределения заявок автоматической системой.

4. Управление: персоналом, задачами, информацией. Это уже не относится к обучению, а к мотивации персонала, корректной постановки задач менеджерам, делегированию.

Отслеживание KPI менеджеров и отдела, корректное выстраивание взаимодействия с другими структурными подразделениями компании. Стратегическое планирование и прогнозирование рисков (освоение новых рынков, анализ возможных конкурентов, смена политики компании, изменение целевой аудитории и своевременная подготовка отдела к такому повороту событий и пр.) А также взаимодействие с партнерами и клиентами компании.

Помимо этого, РОП отслеживает динамику роста/убывания клиентской базы и предпринимает необходимые меры для того, чтобы с уходом менеджера тот не забрал с собой ключевых клиентов.

Как измерять эффективность работы руководителя отдела продаж

Эффективность работы следует измерять по KPI (Ключевым показателям эффективности). У РОПа KPI могут быть такими: количество проведенных обучающих занятий с менеджерами, сбор, анализ и своевременная сдача отчетности о показателях выполнения плана продаж и т.д. Показатели могут меняться в зависимости от компании.

После того, как владелец бизнеса определился с KPI РОПа, можно сделать чек-лист:

• Перечень задач и запланированные результаты по каждой из них.
• Достигнутые результаты.

Директор по продажам. Обзор профессии

Важнейшая часть любой компании — продажи. В бизнесе может не быть своего отдела разработки, бухгалтерию передают на аутсорсинг и даже маркетинг заказывают у стороннего агентства, но отдел продаж формируется практически всегда. Руководит этим направлением директор по продажам — рассказываем, кто это, чем конкретно занимается и как им стать.

Частые заблуждения о профессии

• Задача маркетинга — привлечь в компанию потенциальных клиентов, заинтересованных в продукте людей.
• Задача продаж — «закрыть» сделку, выяснить потребности клиента и предложить тот продукт, который его удовлетворит. И, говоря языком терминов, создаст больший показатель LTV (общей суммы выручки с одного клиента за все время работы).

Еще стоит сравнить директора по продажам и коммерческого директора — это две разные должности. Если первый занимается только сделками, то второй контролирует всю хозяйственную деятельность компании, начиная с финансовой эффективности производства и заканчивая повторными сделками и повышением чека.

Стратегия

Первое, что делает директор — это определяет стратегию продаж. Она зависит от типа продукта, рынка, маркетинговых исследований, производственных возможностей и множества других факторов. Как правило, стратегия определяется на довольно большой срок — от года до нескольких лет.

Согласовывается или разрабатывается документ чаще всего с советом директоров или учредителями.

Каналы продаж

Следующий шаг в обязанностях директора по продажам — сформировать каналы, по которым будет идти реализация. Обычно их несколько, и здесь работа тесно связана с маркетинговым отделом. Существуют компании, которые работают только на входящих заявках, другие используют и «холодные» способы привлечения клиентов.

Опираясь на стратегию, руководитель выбирает самые эффективные — те, что приносят больше прибыли при наименьших затратах, и имеют потенциал к масштабированию.

Бизнес-процессы

Сценарии продаж по разным каналам, схемы взаимодействия с другими отделами для документооборота, настройка CRM-системы для отслеживания показателей — все это настраивается до старта продаж, а затем постоянно обновляется.

Директор по продажам в первую очередь не продает — он создает такую систему, которая работает без его участия. Сюда же входят и стандарты обслуживания, так как сейчас именно клиентский сервис часто определяет итоговое решение о покупке.

Найм и обучение персонала

В задачи директора по продажам часто входит определение идеального портрета сотрудника для его отделов. Это зависит от выбранной стратегии — для одной ситуации нужны просто консультанты, без особых компетенций. Для развития на агрессивном рынке к сотрудникам будут предъявляться совсем другие требования, в том числе и к их soft skills.

Если в компании большой штат, то директор вместе с HR-отделом занимается и системой обучения — в его интересах из потока новичков вырастить крепких менеджеров по продажам.

Мотивация и контроль персонала

В задачи директора по продажам входит создание плана контроля сотрудников, определение ключевых точек проверки показателей отделов.

Другая функция — мотивация персонала. Она выражается как в финансовой структуре (продумать привязку KPI к премиям и другим формам оплаты), так и в психологических способах подбодрить персонал и держать их инициативность на нужном уровне.

На какой доход могут рассчитывать

Доход директора по продажам может быть фиксированным, но чаще всего состоит из нескольких частей — оклад и премии по достижении KPI.

На момент написания статьи только на HeadHunter было размещено 847 вакансий директора по продажам в России. Компании, указавшие зарплату, предлагают в основном 180-300 тысяч рублей. Больше 300 тысяч готовы платить 5-6% компаний.

1. Планирование

Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причём как продаж, работы отдела, так и активности сотрудников и их рабочего дня.

1.1. Планы продаж

На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж. Далее он его сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.

Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост. “Внутренний” же опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.

Пример “внутреннего” плана: У нас есть менеджер Иванов, он составляет список своих клиентов и проставляет им статусы.

Например, ООО “Рога и Копыта” запросили счёт, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО “Селькомплект” взял паузу.

Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз — считает чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце. А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.

Внутренний план

1.2 План работы отдела

Также в компании РОП должен разработать и поддерживать чёткую систему планирования для менеджеров. Это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимании их действий, а руководителю — их контроль. И такая система должна включать как минимум:

1. Создание задач на конкретную дату. Зайдя в систему, менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи;
2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план;
3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается чёткое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.

Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных Excel страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан или S2 CRM (промокод «pjzmbw» скидка 50% на тариф «Корпорация+»).

3. Мотивация

Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников у нас уже есть статьи. Но я всё же раскрою основы, пускай и коротко.

По теме:

4. Организация работы сотрудников

Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников. И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:

1. Регламенты. Чётко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках;
2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал;
3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания, с кем менеджеру необходимо взаимодействовать.

РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать. Например, при исходящем звонке использовать один скрипт продаж, а при входящем совершенно другой.

5. Контроль рабочего процесса

При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В неё включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.

1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана;
2. Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида;
3. Система отчётности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности;
4. Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента;
5. Дашборд. Доска результатов показывает соотношения “факт/план”, включая поступление денег на счёт фирмы и дневную активность;
6. Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.

Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.

И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, по ссылке 14 дней бесплатного периода. Кликайте и тестируйте -> megaplan.ru

6. Обучение работников

Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:

1. Первичное. Новым работникам преподаётся информация о том, что нужно для успешной работы;
2. По проблемным зонам. Проводится если нужно улучшить конкретные показатели;
3. Ситуационное. Когда нужна помощь, какие шаги необходимы в конкретной ситуации;
4. Стратегическое. Применяется если в компании внедрили новый инструмент;
5. Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и потом обучает этому подчиненных.

Это ещё одно слабое место. И дело даже не в менеджерах, а в целом в людях. Мы не особо любим учиться. Особенно это видно у звёзд компаний, которые делают и так высокие продажи.

Но мы с Вами знаем, что всегда можно продавать лучше. Или как говорится “Нет предела совершенству”.

Что учитывать при найме

При подборе руководителя, важно понимать не только то, что он будет делать в Вашей компании. Но и то, какой он должен быть, что уметь, что может себе позволить и как его проверять. Поэтому расскажу обязательные моменты, которые нужно учитывать при найме РОпа:

1. Личные качества

Начальник должен иметь соответствующие черты характера, необходимые для полноценного выполнения должностных обязанностей. Вот самые основные:

1. Ориентированность на достижение результата;
2. Амбициозность;
3. Лидерские качества;
4. Умение влиять на подчиненных;
5. Готовность принимать решения;
6. Способность брать ответственность.

2. Ключевые навыки

Мало того, какой потенциальный руководитель человек, важно оценить наличие профессиональных навыков, имеющийся опыт работы, достижения на прежней должности.

1. Навыки планирования и декомпозиции планов;
2. Умение анализировать работу сотрудников и давать обратную связь;
3. Навыки ведения переговоров и знание технологии продаж;
4. Навыки анализа и управления бизнес-процессами.

3. Права руководителя

Зона ответственности РОПа — увеличение объёма выручки организации. Причём именно через продажи, а не через маркетинг. Поэтому руководитель имеет полное право на следующие пункты:

и обучение подчиненных;
1. Стимулирующие мероприятия;
2. Постановку задач и требование их выполнения;
3. Запрос информации у других руководителей;
4. Иные гарантии по Трудовому кодексу.

Права дают РОПу возможность комфортно работать и полноценно выполнять свои должностные обязанности.

Только права должны быть у него не формальные, а реальные. Всё-таки это начальник отдела продаж, а не рядовой сотрудник. Он должен чувствовать возможности для управления.

4. Отчётность

Отчитывается руководитель только перед своим непосредственным начальником — он подчиняется генеральному директору компании, но иногда его непосредственным начальником может быть коммерческий директор или руководитель департамента продаж.

Как правило, каждый начальник выставляет свой список отчётов, лично мы рекомендуем как минимум этот:

1. Финансовые показатели на текущий момент;
2. Процент выполнения плана;
3. Информацию о работе подчиненных;
4. Описание дальнейших перспектив роста продаж.

И конечно, отчётность делится на ежедневную, еженедельную, месячную, квартальную и годовую. Чем чаще происходят изменения в компании и в плане продаж, тем чаще и больше должно быть таких “скучных”, но очень полезных материалов.

Екатерина

Сергей

Иван

Елена

Екатерина

Где найти руководителя?

Хороший руководитель всегда на вес золота, особенно для подчинённых. Поэтому к подбору кандидата на эту должность стоит подходить с особым вниманием.

— Из имеющихся менеджеров по продажам

РОП, выросший из рядового менеджера, как правило, эффективнее приглашённого. Он знает всю систему изнутри: специфику бизнеса, историю компании, знаком с сотрудниками. Обучение кандидата в таком формате — долгий и трудоёмкий процесс, но он даёт отличный результат.

В конце концов, существенно экономится время, ведь найти извне по-настоящему компетентного РОПа дело непростое и не быстрое.

Плюс ко всему, если назначить на должность сотрудника из своей компании, то такая перспектива карьерного роста смотивирует и других менеджеров по продажам работать эффективнее.

— Переманить у конкурентов/ похожего бизнеса

Если свои сотрудники не могут закрыть появившуюся вакансию, то придётся искать претендента где-то на стороне. Например, пригласить менеджера по продажам, который не имеет возможности роста в своей компании, но достаточно компетентен. Другими словами — переманить, или, как модно сейчас говорить — «схантить».

Главное при хедхантинге — это смена парадигмы от «сотрудник для компании» на «компания для сотрудника». От этого дальше выстраивайте своё предложение вакансии для кандидата. Претендент на должность РОПа должен понимать свои выгоды от перехода к Вам в компанию, ведь переход подразумевает под собой выход из зоны комфорта.

— Поиск на сайтах с вакансиями

Некоторые компании придерживаются позиции, что лучше пригласить человека на должность руководителя отдела продаж извне. Это поможет избежать конфликтов, разногласий и проблем с субординацией, возникающих после назначения одного из менеджеров отдела на должность руководителя.

Стандартный способ по поиску РОПа — поиск на площадках или приложениях для соискателей и работодателей. Ну а дальше организация собеседований и т. д. — в общем, Вы и так всё знаете.

Коротко о главном

Идеальный руководитель отдела продаж — это человек, обладающий харизмой и лидерскими качествами, с опытом работы как в качестве линейного продажника, так и начальника с отличным знанием обязанностей.

Он готов самостоятельно принимать решения, нести за них ответственность, для чего имеет соответствующие навыки и компетенции.

Такой сотрудник обычно претендует на хорошую зарплату. Но самое главное, как показывает практика, хороший РОП задействует весь потенциал сотрудников, что уже в первые полгода работы приводит к значительному увеличению прибыли компании.

Так что нужно откинуть мысль “Вот когда будут деньги, тогда и найму РОПа”. Пора переходить на новый уровень “Пока у меня не будет РОПа, у меня не будет больше денег”.