Справка о трудоустройстве от работодателя образец

Доброго времени суток всех посетителей бизнес блога «Мое дело». Сегодня разберем довольно популярный вопрос как предпринимателей, так и работников различных организаций — «Как составить/получить справку с места работы?».

Справка с места работы — это очень востребованный документ. Вам обязательно потребуются знания, как его правильно составить и выдать сотруднику. В свою очередь данная информация пригодится и самим работникам любых организаций, так как этот документ требуют различные организации — как в частные, так и в государственные, в некоторых случаях — международные: банки для выдачи кредитов, детские садики, МФЦ, судебные органы и другие.

Если Вы получаете визу — будьте готовы предоставить в консульство справку с места работы.

Конкретной формы у справки не существует, но есть определенные правила для ее составления. Разберемся по пунктам со всеми тонкостями.

Проверяют ли справки с места работы?

Очень часто возникают ситуации, когда человек, официально не оформленный в организации запрашивает у своего знакомого данную справку для нужных ему целей. Такая ситуация может возникнуть если человек официально нигде не работает, но ему нужна такая справка для своих целей, например получении кредита в банке или оформлении визы.

Сделать ложную справку ИП или юридическое лицо для любого человека может, но давайте рассмотрим возможные последствия данных действий.

В случае с получением визы посольство требует предоставление этой справки. По факту предоставления справки посольство обычно не проверяет информацию в справке. Хотя право запроса информации в социальных и пенсионных фондах у посольства все таки есть.

Если справка кажется им подозрительной — в первую очередь посольство свяжется с организацией по телефону и уточнит информацию о сотруднике.

Получается, что справки с места работы проверяют, но делают это выборочно.

Процедура проверки справки через фонды достаточно трудоемкая и объемная работа, при этом количество всех поступающих справок достаточно большой. Организации, запрашивающие данные просто не могут проверять все справки на достоверность.

Но стоит ли рисковать? Рассмотрим возможные варианты предоставления липовых справок.

Ответственность за предоставление липовых справок

Как писали выше — в большинстве случаев информацию в справке с места работы не проверяют. Если даже и позвонят в организацию и выяснится, что данный сотрудник там не числится — вам отказывают в праве получения услуги, которую Вы пытались получить с помощью данной справки.

Организация, выдавшая ложную справку попадает под статью уголовного кодекса РФ № 327: «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков».

Организация, выдавшая ложную справку, попадает под пункт 1 данной статьи:

1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков — наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. (в ред. Федеральных законов от 27.12.2009 N 377-ФЗ, от 07.03.2011 N 26-ФЗ, от 07.12.2011 N 420-ФЗ).

Лицо, получившее и использующее поддельную справку так же может понести ответственность за свои действия, к нему будет применяться уже пункт 3 этой же статьи:

3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев. (в ред. Федеральных законов от 08.12.2003 N 162-ФЗ, от 07.03.2011 N 26-ФЗ, от 07.12.2011 N 420-ФЗ).

Как видим, ответственность достаточно серьезная. Это касается особо тяжелых случаев. В любом случае юридическое лицо рискует получить большие штрафы в качестве административного наказания. Справка с места работы — это такой же документ, как и другие, а подделка документов незаконна.

Справка с места работы по месту требования: общая характеристика

В законодательстве отсутствует специально разработанная форма к выдаваемой информации. Главное, чтобы из документа можно было получить сведения о таких основных параметрах занятости работника, как:

• приём на работу;
• должность;
• размер оклада;
• график работы;
• трудовой стаж.

Несмотря на то, что составляется документ произвольно, обязательно нужно указать наименование, место нахождение и прочие реквизиты организации, выдавшей его, к примеру, для предъявления в посольство иностранного государства.

Виды справок

Классифицировать эти документы можно по разным параметрам. Например, исходя из того, кому они понадобились, выдают справку с места работы для суда или Пенсионного фонда.

Проще разобраться с видами ответов с места занятости, приняв за основу, какую информацию хотят получить, т.е. что подтверждает ответ. Тогда предоставляется документ о доходах или о должности, о продолжительности трудовой деятельности или просто подтверждающая занятость.

Кто выдаёт

Кем будет выдаваться документ зависит от характера запрашиваемых сведений. Ответ, что работник трудится именно здесь, может напечатать и делопроизводитель. Чтобы взять справку о периоде работы, понадобится помощь сотрудников кадрового отдела. Данные по полученным доходам (зарплате) будут выданы бухгалтером расчётного отдела.

На предоставленном документе (для удостоверения его подлинности) должны присутствовать номер и дата, подпись руководителя и специалиста, подготовившего ответ.

Срок действия

Перед тем как получить справку с места работы стоит поинтересоваться в течение какого времени она будет действительной. Срок действия зависит от организации, запрашивающей такие сведения. Как правило, он составляет от двух недель до месяца.

Но действительность документа, который подтверждает текущие доходы, в новом месяце будет утрачена, так как подтверждаемые сведения устареют и оформленный документ станет непригоден. Это стоит учесть, чтобы не пришлось оформлять заново и добиваться получения актуального документа.

Справка по месту требования о периоде работы: когда нужна и наглядные образцы

Важно знать, куда требуется справка с места работы. От знания, кому требуется её предоставление, формируется порядок составления и то, в каком виде предстоит быть напечатанным документу. Форма составляемого документа определяется тем, направят его, к примеру, в Пенсионный фонд или он нужен для ЖКХ.

В УМФС для визы

При подтверждении занятости сотрудника, обратившегося за шенгенской визой, текст, как правило, пишут на английском. Предоставляя для миграционной службы данные о продолжительности стажа и величине заработной платы, дополняют их предоставлением гарантии, что по возвращению работник продолжит трудиться по прежнему месту занятости, а на время заграничного вояжа ему предоставляют оплачиваемый отпуск.

Желательно также предоставление формы 2-НДФЛ, возможно, что и взамен основного документа.

С последнего места работы

Оказавшись на больничном, не придётся просить нового работодателя запрашивать сведения с предыдущего места работы. Для бывшего сотрудника их обязаны дать при увольнении, чтобы ему оплачивали больничный в соответствии с приобретённым страховым стажем.

В соцзащиту

Подтверждение работы запрашивается органами соцзащиты, когда нужно оформить пособие на детей. Предоставляемый образец заполнения справки обязательно упоминает, что работнику не оказывалась социальная поддержка, за которой обратился другой родитель. Поэтому стандартный образец потребуется дополнить.

В органы опеки

Нужна справка о трудовой деятельности гражданину, решившему:

• усыновить детей;
• установить над ребёнком попечительство или опеку.

Органами опеки проверяются сведения, сможет ли усыновитель (опекун, попечитель) содержать ребёнка. Предоставляемый документ должен убедить их в финансовой состоятельности.

Справка о трудоустройстве от работодателя в ПФР

Труженику, находящемуся в нескольких месяцах от наступления возраста, дающего право назначить трудовую пенсию, обязательно нужно взять с основного места работы информацию о своей трудовой деятельности. Её следует предоставить в ПФР, в отделение по месту регистрации, чтобы там выполнили необходимые расчёты.

Среди интересующих сотрудников Пенсионного фонда материалов – справка о трудоустройстве от работодателя за период до 2002 года. ПФР не располагает единой базой, подтверждающей внесение взносов в фонд за эти годы. Поэтому, назначая пенсию, запрашивают документы, подтверждающие занятость работника на протяжении двух лет подряд в течение этого периода.

Важность документа для будущего пенсионера велика, ибо он позволит повысить индивидуальный коэффициент при назначении страховой пенсии и обеспечить достойную старость.

В военный комиссариат

Когда сотруднику предстоит стать на воинский учёт, то из военкомата запрашивают, где он трудится, на какой должности и по какой профессии. Таково требование законодательства.

Для детского сада

Отправляясь с маленькими детьми отдыхать по путёвке, родителям предстоит узнать, как выглядит предоставляемый детсаду документ, позволяющий не утратить с трудом доставшееся место в дошкольном учреждении.

В суд

Предусмотрено несколько случаев, когда обязательно дают справку с места работы для суда. Это происходит, когда нужно:

• восстановиться после неправомерного увольнения;
• назначить алименты;
• возместить ущерб;
• принять решение по административному проступку.

По указанным образцам в суд поступят данные относительно среднемесячной зарплаты. Они позволят определить, в какой сумме следует ежемесячно выплачивать алименты или возмещать нанесённый ущерб.

В банки

Для банка или другого финансового учреждения, предоставляющего кредиты, нужно заполнить форму 2-НДФЛ. Хотя во многих банках оценивать уровень финансовой состоятельности потенциального заёмщика предпочитают, используя самостоятельно разработанные для него формы отчётности.

От ИП справка

Документ, выданный индивидуальным предпринимателем для водителя или другого сотрудника, не будет показывать размер среднемесячного заработка с разбивкой по каждому отдельному месяцу. В нём будет один общий показатель.

Для вуза

От студента-заочника затребуют справку с места работы для вуза, чтобы он подтвердил факт трудоустройства. Обратите внимание, что подобный документ может быть затребован любым учебным заведением, а не только университетом.

Нужна справка для того, чтобы было основание привлечь на определённый период студента к учёбе, т.е. оторвать от работы.

Форма

Обязательная форма вроде как и не установлена, но, чтобы правильно составить документ, обязательно отображение определённых данных. Пусть составляется он в свободной форме, но никак нельзя обойтись без:

• реквизитов организации;
• Ф.И.О. лица, которому справку выдают;
• наименования документа;
• затребованных для подтверждения данных;
• обязательных элементов делопроизводства.

Инструкция

Имеет значение не только текст справки. Важно, как составить её. Для оформления принято пользоваться бланками с реквизитами организации. Соблюдаются стандартные требования по оформлению документооборота.

Что касается простановки печати организации, то это действие признано необязательным. Хотя по привычке для большей надёжности документы и сейчас продолжают заверять печатью.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

В ч. 1 ст. 62 ТК содержится требование к работодателям безвозмездно выдавать сотрудникам связанные с их трудовой деятельностью документальные материалы, получив соответствующее письменное заявление.

Например, справку с места работы для суда. По большей части, никаких затруднений не возникает, даже если неоднократно запрашивать одно и то же. Ответ могли потерять или допустить проволочку, из-за чего срок, в течение которого его можно использовать, истёк.

На выполнение поступившего от работника запроса отводится трёхдневный срок.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

Для бывшего работника предприятия ответ должны оформить на тех же основаниях, что и для продолжающих трудиться. Правда, можно говорить об ограничении, касающемся учреждений, которым информацию можно предоставлять только по заработной плате, а не относительно учёта рабочего времени. Однако оно действует не только по отношению к тем, кто уже никак не связан с бывшим работодателем.

В посольство для визы

При составлении документа для получения визового разрешения важно ознакомится с требованиями посольства. Помимо указания о наличии у соискателя визы работы и трудового дохода, в таком документе указывают данные о размере зарплаты, доходе, стаже.

Для сотрудников визового отдела важно убедиться, что иностранный турист, вознамерившийся посетить другую страну, располагает достаточными накоплениями или доходом.

При написании справки для консульства важно указать, что документ составлен для предъявления в конкретном учреждении, и что после возврата на родину сотрудник возобновит трудовую деятельность в рамках того же предприятия.

Для облегчения процесса многие консульства готовят собственные шаблоны, где четко указывают что и как должно быть указано.

Для социальных выплат

Справка может потребоваться органам социальной защиты, чтобы убедиться в неполучении пособия вторым родителем новорожденного. Документ оформляется согласно процедуре назначения пособия по Приказу Минздравсоцразвития №1012н от 23 декабря 2009 года.

Хотя специальной формы для соцзащиты не предусмотрено, помимо общей информации от работодателя рекомендуется дополнить ее конкретными сведениями в зависимости от ситуации. Например, при согласовании декретных выплат текст дополняют фразой о неиспользованном отпуске другим родителем ребенка.

При согласовании допуска на работу во время режима самоизоляции

Отдельная форма появилась весной 2020 года в связи с необходимостью получения разрешения на выход на рабочее место. Хотя позже ограничения сняли и требование упразднили, не исключено, что потребность повторного ввода появится позже.

Справка с работы оформлялась для предъявления представителям власти, если сотрудник компании вынужден в период изоляции выходить на работу согласно выданному разрешению властей.

Как выглядит справка

Если нет возможности оформить справку о работе в напечатанном виде, допускается оформление от руки на листе А4. Можно использовать фирменный бланк, либо обычный чистый лист.

Не установлено ограничений по количеству экземпляров этого документа. Это определяется в зависимости от потребностей и конкретной ситуации.

Последовательность действий по оформлению

За небольшими нюансами алгоритм составления документа представлен следующими шагами:

1. Если не готовой формы, справку с места работы начинают с внесения реквизитов организации – ее названии, адресе, телефонах.
2. Дата оформления.
3. Название самого документа.
4. Номер регистрации согласно принятой внутренней системе документооборота.
5. В основной части документа указывают сведения о сотруднике (ФИО) и отражают факты, которые он просит подтвердить.
6. В конце ставит подпись руководитель компании. Подпись расшифровывают и указывают должность.

Важно! Если сотрудник объясняет, куда планирует подать документ, можно указать, кому он предназначается. Либо по тексту упоминают, что справка по месту требования.

Куда обращаться за справкой

Для получения документа работнику достаточно направить письменный или устный запрос своему непосредственному руководителю, либо уполномоченным сотрудникам конкретных подразделений (бухгалтерия, кадровый отдел). Обычно никаких документов предоставлять не нужно, однако в некоторых случаях сотрудники предприятия могут потребовать заполнить заявление с просьбой о выдаче справки.

Сотрудника спрашивают, куда потребовалась справка, однако говорить работодателю о цели подготовки документа необязательно.

Нужен юрист

При сборе документации иногда возникают проблемы в связи с задержкой в подготовке бумаги или отказе в предоставлении сведений (например, при отсутствии официального трудоустройства).

Бывают случаи, когда компания избегает указывать правдивую информацию о сотруднике. Если возникли трудности, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу, поскольку от готовности предоставить дополнительные справки, зачастую зависит назначение пособий о государств или помощь.

Правила оформления справки о трудоустройстве

На законодательном уровне отсутствуют требования, которые регламентировали бы обязанность работодателей использовать унифицированную форму для справки. Ее можно составлять на листе формата А4 или на самостоятельно разработанном бланке.

Чтобы получить выписку с места трудоустройства, работающему гражданину достаточно обратиться в отдел кадров и изъявить желание о получении документа. Единственное, что потребуется от него, это поставить подпись и указать дату направления запроса в журнале отчетности о внутренней документации компании.

По закону, обратиться к работодателю с запросом на получение справки об официальном трудоустройстве может даже тот гражданин, который уже прекратил рабочие отношения. Например, это может потребоваться для подтверждения размера ранее полученных им доходов. Такая информация хранится в архиве компаний.

Порядок выдачи

Справка об официальном трудоустройстве оформляется в отделе кадров. Независимо от должности работника, выдавшего документ, на бланке обязательно должна присутствовать подпись руководителя.

ВНИМАНИЕ! Наличие подписи директора не является обязательным только в том случае, если ответственное лицо наделено соответствующими полномочиями на оформление подобного рода документации.

Отказать в запросе и не выдать справку компания не может. Более того, существует период, в течение которого организация обязана удовлетворить поданный запрос. Он составляет 3 рабочих дня с момента обращения.

Срок действия справки актуален в течение 10 календарных суток с момента получения.

Какие образцы справок по месту требования существуют

Это документ может повлиять на решение многих дел в различных инстанциях.

Если он запрошен:

1. Органами социального обслуживания, то информация нужна для доказательства необходимости получения пособий или льгот, являющихся государственной поддержкой.
2. Пенсионным Фондом России – ПФР, то поможет в корректировке пенсионных начислений.
3. Правоохранительным или судебным органом, то должна быть предоставлена интересующая их информация, например, о нахождении работника в определённое время на рабочем месте или о сумме его зарплаты.
4. Миграционной службой, то для получения визы им необходимо подтверждение надёжности гражданина, заключающееся в наличии рабочего места и определённой суммы доходов.
5. Управляющими компаниями, то для получения льгот при оплате за коммунальные услуги необходимо подтверждение о доходах.
6. Фондом социального страхования для оформления выплат женщинам по беременности и по уходу за ребёнком. В этом случае необходимо подтверждение с работы одного родителя о неполучении такого пособия, чтобы его можно было назначить второму родителю.

Общая структура составления справки с места работы

Написать документ можно и от руки, и в печатном виде, можно на простом листе А4. Но чаще во многих организациях используют фирменные бланки, содержащие реквизиты предприятия и соответствующие шаблонам.

Общие требования к оформлению документа, выданного на рабочем месте:

1. В верхнем углу место полного наименования компании, выдавшей его, с адресом и телефоном, а так же с датой оформления.
2. Посередине листа название документа – «Справка» с номером регистрации во внутреннем документообороте организации.
3. Затем информация с полными данными работника, нуждающегося в этом документе – его имя, фамилия, отчество и занимаемая должность; а так же удостоверение необходимых, реальных фактов. Для подтверждения запрашиваемой информации возможны ссылки на необходимые документы. Например, информация о графике работы может подтверждаться приказом руководства под таким то номером и от такого – то числа.
4. Здесь же указывается для предъявления какому адресату предназначается написанное.
5. Информация будет действительна только при подписании директором или уполномоченным лицом; подпись сопровождается расшифровкой и уточнением должности.

Документ при необходимости пишется в нескольких экземплярах, каждый из которых должен быть заверен.

Получив его на руки, заявитель должен проверить, правильно ли он оформлен. В случае обнаружения неточностей, помарок, исправлений или каких-либо ошибок, необходимо документ переписать.

Часто на предприятиях требуется подтверждение получения информационного листа, что удостоверяется личной подписью работника в специальном журнале учёта выданных документов.

Примите во внимание: согласно Трудовому Кодексу, обратившийся за подтверждением информации работник может не указывать, зачем она ему понадобилась.