Счет онлайн — это платежно-расчетный регистр, который продавец направляет покупателю в электронном виде. В настоящее время огромную популярность приобрели сервисы, при помощи которых организация может выставить счет онлайн. Разбираемся, как клиенту создавать и отправлять такой электронный платежный документ.
Для чего нужен счет
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
- В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
- В случае предоплаты за товары и услуги.
На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).
Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.
Формат счета
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны.
Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Может ли физическое лицо выставить счет
Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.
Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.
Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.
Сроки оплаты по счету
Оплатить счет нужно в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. При этом в процессе исполнения договора запрещено менять условия и период оплаты.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
По закону, использовать счет на оплату часто не обязательно. Он не относится к бухгалтерской отчетности и применяется только для внутреннего документооборота. Это значит, что форма счета на оплату может быть любой, а вы можете выбрать удобный формат: word или excel.
В законе указаны случаи, когда счет выставлять обязательно:
- если в договоре не установили сумму к оплате,
- по операциям, по которым есть уплата НДС,
- если продавец освобожден от НДС,
- если компания на ОСНО от своего имени продает товары или предоставляет услуги по агентскому договору,
- если заказчик внес продавцу аванс или перечислил предварительный платеж.
Бесплатно выписать счет онлайн
Чтобы избежать ошибок, проще всего выставлять счет онлайн — это легко сделать в сервисе МойСклад. Нужно указать информацию о компании и плательщике, а система все сделает за вас.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Как выставить счет на оплату от ИП: образец
Бланк выставления счета на оплату для ИП ничем не отличается от счета компании. В графе «Поставщик» нужно отметить название индивидуального предпринимателя и его реквизиты: название, ИНН, контакты.
Для ИП шаблон счета на оплату можно использовать обычный — просто подставьте свои данные.
Заполнять счет несложно, но иногда возникают вопросы. Разберем основные.