Порядок оформления служебных писем

Служебные письма — это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом).

Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляетсятолько по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям.

Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица — в дательном:

АО «Глория»
Отдел сбыта

АО «Глория»
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория»
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат.

Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.

Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении . «, «О создании .

«, «О проведении . » и т. д.

В письмах, содержание которых не превышает 4 — 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части — вводную и основную:

— в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
— в основной части формулируется основная цель письма.

вводная часть: «В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия . была установлена недостача . штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Рекомендации к составлению служебных писем и факсов Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения: · Уважаемый Игорь Леонидович! · Господин Зорин! · Игорь Леонидович! · Уважаемый господин Зорин! · Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма) Затем уместны были бы слова благодарности: · Мы были рады получить Ваше письмо · Большое спасибо за факс от 04.06.00 · Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма Большинство писем продолжается далее словами: · В связи с . · Согласно контракту от . N . · В соответствии с . Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты: Отправка груза, документа · Отправляем Вам . · Ставим Вас в известность . · Высылаем Вам . Напоминание · Напоминаем Вам . · По истечении . срока предложение нашей фирмы теряет силу Подтверждение · Концерн . подтверждает получение . · Подтверждаем, что партия ТНП получена . Извещение · Сообщаем Вам, что . · Ставим Вас в известность, что . · Извещаем Вас, что . Просьба · Пожалуйста, сообщите . · Просим оплатить в течение . банковских дней . · Мы будем благодарны, если Вы . Гарантия · Оплату гарантируем. · Качество продукции наша фирма гарантирует. Предложения · Мы рады предложить Вам . · Предлагаем Вам . · Мы можем рекомендовать . · Мы уверены, что Вы заинтересуетесь . Отказ · К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам . · К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за . · К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за . Предупреждение · Фирма оставляет за собой право обратиться . , если Вы . · Задержка поставок может привести к . · Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены . Приглашение · Просим принять участие в . · Приглашаем Вас . · Мы рады пригласить Вас . Письма можно закончить фразами: · Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной · Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества · Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей · С уважением

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Как правильно написать служебное письмо

Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

• Информационным – адресата о чем-либо информируют; – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
• Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
• Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
• Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
• Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

• Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
• Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
• Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
• Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
• Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
• Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
• Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

Бланк служебного письма

Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

• Название компании (организации, фирмы),
• Отдел, куда направляется служебное письмо,
• Должность исполняющего лица, его ФИО,
• Адрес получателя,
• Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
• Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие.

В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Подробности

Требования к документу

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Реквизиты письма

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.

Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

1. — дата;
2. — номер письма;
3. — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
4. — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
5. Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
6. — название предприятия, организации, компании;
7. — структурное подразделение;
8. — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
9. — адрес получателя.

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классификация служебных писем

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью.

1. Сопроводительное письмо.
2. Письмо-запрос.
3. Информационное письмо.
4. Рекламное письмо.
5. Гарантийное письмо.
6. Претензионное письмо.
7. Арбитражное письмо.
8. Письмо-напоминание.
9. Письмо-подтверждение.
10. Письмо-просьба.
11. Письмо-извещение.

Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее.

Сопроводительные служебные письма

Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть.

Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостям…».

Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму.

СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.

Письмо-приглашение

Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.

Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо

Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации.

Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения. У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц.

Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.

Рекламное письмо

По сути этот вид письма тоже является информационным, но он должен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу. Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое.

Гарантийное письмо

Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ.

Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.

Претензионное письмо

Этот тип письма ещё называется рекламационным. В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.

Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены письменно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.

1. Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
2. В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
3. Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).

СПРАВКА! Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя.

Письмо-запрос

Этот тип документа направляется адресату для получения официальной информации. Текст документа должен содержать четкое и конкретное обоснование необходимости получения данных. Это могут быть нормативные акты, ссылки на законы. Эти письма должны быть подписаны официально уполномоченным должностным лицом.

На письмо-запрос всегда должен быть отправлен письмо-ответ.

Письмо-напоминание

Этот вид писем применяется тогда, когда компания не выполняет свои функции, а только выступает посредником. Чаще всего такое письмо состоит из нескольких частей. В первой части идут ссылки на документ, в котором написаны обязательства. Вторая часть содержит просьбу выполнить какие-то действия.

Письмо-извещение

Этот документ дает информацию о событиях, мероприятиях. Такие письма рассылаются сразу многим компаниям или конкретным людям для того, чтобы они приняли участие в этом мероприятии. В таких письмах может содержаться информация не только о самом мероприятии, его дате и месте проведения, но и призыв к участию.

Также такие письма могут содержать приложения, к примеру, анкету участника, а также программу мероприятия. В таких письмах адресат обычно не указывается, так как оно отправляется целому списку людей. Подпись на письме должна быть того человека, который ответственен за проведение мероприятия.