Образец служебной записки о нарушениях в работе

На рабочем месте существуют определённые требования относительно производственной дисциплины, которые предъявляются сотруднику вышестоящим руководством на основании должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре.

Их выполнение является обязательным условием качественной работы компании, поэтому каждый работник должен осознавать, что если есть обязанности, то имеется и ответственность за их исполнение, а отношение к работе ненадлежащим образом может повлечь за собой наказание в виде взыскания: замечания, выговора, а в случае неоднократных или грубых нарушений – увольнения сотрудника с занимаемой им должности (ст. 192 ТК РФ).

Служебная записка о дисциплинарном взыскании – это составная внутренней деловой переписки, которая представляет собой информационный документ. Работник, получивший место работы, обязан выполнять указания руководства, если они не выходят за рамки его профессиональных полномочий. В противном случае начальник правомочен составить служебную записку о ненадлежащем выполнении обязанностей вышестоящему руководству.

Основные нарушения в работе

Основанием для написания документа могут быть следующие проступки:

• опоздание сотрудника на работу, повлекшее за собой сбой производственного процесса, финансовые потери или жалобы клиентов;
• неявка на работу без предупреждения и без уважительной причины (о том, как составить служебную записку на отгул, можно посмотреть тут, а здесь вы можете посмотреть как написать служебку об отсутствии сотрудника на рабочем месте);
• нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде либо же в состоянии токсического или наркотического опьянения;
• несоблюдение правил техники безопасности, вследствие чего имел место несчастный случай на производстве, аварийная ситуация (или подобное могло произойти с большой долей вероятности);
• расхищение, порча или уничтожение имущества компании, независимо от величины понесённых убытков;
• нарушение обязательства сохранять коммерческую или государственную тайну, персональные данные работников предприятия и другие виды информации, не подлежащие разглашению по условиям договора.

В служебной записке требуется указать, какое нарушение допустил работник и привести необходимые доказательства.

Больше том, что такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, читайте в отдельной статье.

Кто должен писать документ?

Служебная записка о дисциплинарном взыскании пишется руководителем на своих непосредственных подчинённых в случае, если те не выполняют обязанности надлежащим образом. Кто именно будет писать зависит от того, что за нарушение произошло.

Например, своевременную явку на работу контролируют табельщики или сотрудники отдела кадров. За соблюдением режима следят руководители структурных подразделений, к которым сотрудники обращаются, когда возникает необходимость покинуть рабочее место или сообщить о болезни. Если, к примеру, не вовремя выполнено какое-либо задание, служебную записку о нарушении сроков работ по договору может составить руководитель, контролирующий сроки.

Служебную записку о наложении дисциплинарного взыскания, как правило, готовит инспектор отдела кадров, а о снятии взыскания – руководитель структурного подразделения, который непосредственно отслеживает, как продолжает работать сотрудник после получения взыскания.

Из каких пунктов состоит?

Единого шаблона написания служебных записок не существует, поэтому они составляются в произвольной форме. Правила, которых необходимо придерживаться:

• указание адресата;
• наименование документа;
• дата и порядковый номер;
• тема записки;
• в основной части предоставляется описание ситуации и формулируется просьба (и/или намерения руководителя подразделения относительно провинившегося сотрудника);
• внизу указывается должность составителя, его подпись и её расшифровка, а в случае необходимости Ф,И,О и подписи других членов коллектива, которые могут подтвердить факт, описанный в документе.

“Шапка” может размещаться по центру документа либо быть привязанной к его краю.

Так как записка является инструментом деловой корреспонденции, она должна быть составлена в информационно-деловом стиле.

Проблемная ситуация описывается без лишних слов и сложных речевых оборотов: лаконично, ёмко и по существу. Служебная записка регистрируется в специальном журнале. Журнал, как правило, находится в секретариате.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.

Инструкция по написанию

Дисциплинарные взыскания могут накладываться по ряду причин. Как правильно написать документ о дисциплинарном взыскании?

О нарушении трудовой дисциплины

Документ о нарушении трудовой дисциплины подтверждает факт нарушения:

• внутреннего распорядка;
• правил организации;
• норм Закона.

Он информирует вышестоящее начальство о том, что кто-либо из сотрудников безответственно относится к работе.

Несоблюдение указанных пунктов может быть частичным или полным, умышленным или неумышленным, что необходимо учитывать, составляя служебную записку.

Примерный алгоритм составления:

1. имя и должность ответственного лица;
2. в первой строке – основной заголовок “Служебная записка”, во второй строке – подзаголовок “о нарушении сотрудником (Ф.И.О. и должность) трудовой дисциплины” или “о невыполнении (Ф.И.О. и должность) должностных обязанностей”;
3. основная часть: описание всех фактов, указывающих на нарушение (если их несколько, текст желательно разделить на абзацы);
4. концовка: содержит предложения относительно мер наказания, которые могут быть применены к нерадивому сотруднику;
5. внизу документа – актуальная дата написания, Ф.И.О. и подпись должностного лица, составлявшего документ.

Основанием для взыскания может быть докладная записка, акт о нарушении или решение комиссии о причастности работника к нанесению ущерба работодателю.

Узнать о том, как правильно оформить служебную записку, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

О дисциплинарном взыскании

Служебное письмо о наложении взыскания составляется после фиксации факта нарушения трудовой дисциплины с учётом предыдущей служебной записки, а также объяснительной, полученной от сотрудника, совершившего должностной проступок. В документе указывается кому, за что и на каком основании наложено взыскание.

Примерный алгоритм составления:

1. имя и должность того. кому адресована;
2. заголовок “Служебная записка” и подзаголовок “о наложении взыскания”, (Ф.И.О. и должность сотрудника, который нарушил трудовой договор) в родительном падеже;
3. основание для составления записки (акт, докладная, решение комиссии о причастности работника к нанесению ущерба работодателю в кратком изложении) с указанием пункта трудового договора, который был нарушен;
4. как будет наказан работник;
5. дата написания, Ф.И.О. и подпись должностного лица.

О его снятии

Очень часто сотрудник, который получил взыскание, но дорожит своей работой, больше не допускает аналогичных нарушений и хорошо трудится. В этом случае непосредственный руководитель может поменять своё решение и составить служебную записку с ходатайством перед вышестоящим руководством снять дисциплинарное взыскание с провинившегося работника.

Записка о снятии дисциплинарного взыскания пишется произвольно на имя главного руководителя организации, который его на работника наложил.

Примерный алгоритм составления:

1. имя и должность лица. возглавляющего организацию;
2. имя и должность руководителя подразделения, составляющего записку;
3. название документа;
4. отсылка на приказ о дисциплинарном взыскании с датой;
5. аргументы в пользу сотрудника и причины для отмены взыскания;
6. заключительная просьба о прерывании взыскания досрочно;
7. дата составления официальной бумаги и подпись с расшифровкой.