Кто заполняет трудовую книжку впервые титульный лист

На сегодняшний день, обязанность вести трудовые книжки распространяется на все организации и индивидуальных предпринимателей. На основании ст. 309 ТК РФ, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, лишено права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять новые трудовые книжки.

Оформление новой трудовой книжки

Работодатель, заключая трудовой договор с лицом, ранее нигде не работающим, оформляет работнику трудовую книжку. Также, с необходимостью оформления новой трудовой книжки, при ведении кадрового делопроизводства, работодатель сталкивается, принимая на работу сотрудника, у которого трудовая книжка отсутствует по причине утраты, повреждения или иной причине. В соответствии со статьей 65.

ТК РФ для получения новой трудовой книжки в связи с утратой или порчей, работнику достаточно обратиться к работодателю с письменным заявлением (с указанием причин отсутствия трудовой книжки). При наличии заявления оформляется именно новая книжка, а не дубликат отсутствующей книжки.

Если трудовой договор заключается с дистанционным работником, по соглашению сторон, в трудовую книжку сведения о дистанционной работе, такому работнику, могут не вноситься, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ст. 312.2 ТК РФ). Если данное соглашение отсутствует, то дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Не будет лишним, еще раз обратить ваше внимание: в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) все записи в трудовой книжке, производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании представленных работником документов. Порядок их внесения определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

• фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);
• запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.) или их заверенных копий.
  Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.) (п. 2.1);
• профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);
• дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);
• правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Оформлении трудовой книжки принятому иностранному гражданину

При оформлении трудовой книжки принятому иностранному гражданину записи на её титульном листе вносятся на основании соответствующих документов, прошедших легализацию. Не подлежат легализации документы иностранных граждан из тех стран, с которыми подписано Соглашение о сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов от 15.04.1994. В настоящее время Соглашение о трудовой миграции действует в отношении 10 государств СНГ: Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Республики Молдова, Российской Федерацией, Республики Таджикистан, Республики Узбекистан Украины, за исключением Грузии и Туркменистана.

Данным соглашением установлено, что каждая из сторон признает (без легализации) дипломы, свидетельства об образовании, соответствующие документы о присвоении звания, разряда, квалификации и другие необходимые для осуществления трудовой деятельности документы и заверенный в установленном на территории стороны выезда порядке их перевод на государственный язык стороны трудоустройства или русский язык.
Предоставляемые документы должны быть переведены на русский язык, а перевод заверен российским нотариусом или другим органом, имеющим соответствующие полномочия.

Изменение данных в трудовой книжке

В процессе кадрового делопроизводства, данные, внесенные в титульный лист работников, могут изменяться. На основании п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения), и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п.

47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В случаях массовой утрате работодателем трудовых книжек работников, при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее с работника не удерживается.

После оформления титульного листа трудовой книжки, производится заполнение сведений о приеме на работу.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.

А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.

Но обо всём по порядку.

Законодательная база

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

1. ТК РФ. 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения. 10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

• Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
• Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
• Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.

• Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
• Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
• Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
• Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
• После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

1. Паспорт
2. СНИЛС
3. Прошлую трудовую.
4. Военный.
5. Водительское удостоверение.
6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.