Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Содержание

• В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы
• Процедура регистрации приказов и ее необходимость
• Что делать, если в приказе закралась ошибка
• Образец приказа о нумерации в кадровом делопроизводстве
• Плюсы и минусы в нумерации приказов
• Ответы на распространенные вопросы

Кадровое делопроизводство представляет собой совокупность документов в виде приказов, заявлений, дополнительных разъяснений, которые должны быть упорядочены по определенной системе, установленной в организации для облегчения работы с документацией.

В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы

В организациях с небольшой численностью персонала учет приказов по нумерации вести не так сложно, а вот когда численность сотрудников достигает ста человек и выше, это несет дополнительную нагрузку на кадрового работника и позволяет :

• Систематизировать учет
• Провести анализ по взаимосвязанным документам
• Облегчает поиск приказа
• Организовать хранение

Разные категории кадровых документов имеют различный срок хранения:

• Приказы, оформленные до 2003г. необходимо хранить 75 лет
• Поле 2003г. 50 лет

Порядок, по которому нумеруются приказы каждое предприятие определяет самостоятельно. Однако существуют обще принятые нормы, которых обычно придерживаются.

Как правило номер приказа представлен в виде цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Важно! С начала года нумерацию необходимо начинать сначала, с единицы. Исключение составляют учебные учреждения, у них началом принято первое сентября.

Процедура регистрации приказов и ее необходимость

Процесс регистрации приказов, так же как и нумерация позволяет систематизировать документы в определенном порядке. Журнал регистрации необходимо вести отдельно по личному составу и по деятельности организации в целом, поскольку они имеют различный срок хранения, а также нумерацию.

Журнал по личному составу состоит из следующих подразделов:

• номер приказа (с индексом);
• дата его составления;
• Ф.И.О. работника, для которого он создан;
• структурное подразделение, где он работает;
• должность;
• табельный номер;
• номер и дата трудового договора;
• суть приказа – кратко;
• расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии

Журнал по учету основной деятельности включает в себя дату составления, а также ответственных лиц с подписью, то есть он более короткий и лаконичный.

Важно! В случае, если возникает необходимость внести изменения в приказ, придется издать новый с дополнениями и изменениями и указанием причин, регистрируется он по обще установленным правилам в организации.

Что делать, если в приказе закралась ошибка

Внесение в уже существующий приказ законодательно не запрещено, однако предусмотрен некий перечень условий веской необходимости для этого. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. При изменении локальных и нормативных актов самой организации
2. При необходимости внести корректировку в личные данные сотрудника, на которого был издан приказ

Важно! Запрещено вносить изменения в уже существующий приказ.

Для исправления издайте новый, указав в нем:

• Причины изменений.
• Основание для внесения изменений.
• Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
• Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
• Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

При оформлении большого количества исправлений их лучше собрать в приложение, которое отразить в новом приказе.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы;
• Наименование и дата документа;
• Регистрационный номер;
• Место составления приказа;
• Текст документа;
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка об исполнителе;
• Визы согласования приказа (при необходимости).

Ответы на распространенные вопросы

Необходимо ли вести учет приказов в организации?

Законодательно не установлен порядок учета приказов в организации, однако исходя из практики, гораздо легче, когда все документы находятся в хронологическом порядке, под своей нумерацией и обозначаются своей буквой. Таким образом приказы о личному составу с обозначением ЛС лежат в своей папке, а по отпускам в другой, по командировкам в третьей и при возникающей необходимости найти нужный, нет нужды листать каждую папку, как если бы они хранились в одной и нумеровались все подряд. Такое ведение кадрового делопроизводства очень удобно и позволяет сэкономить массу времени, как работнику кадровику так и проверяющей комиссии

Какие существуют правила по нумерации?

Негласным правилом принято считать, что с наступлением нового года, то есть с 1 января ежегодно, начинается новый отсчет в нумерации приказов, кроме учебных и муниципальных заведений, у них регистрация меняется с 1 сентября. Для экономии времени в поиске в будущем, продумайте вашу нумерацию, к ней лучше добавить буквенное обозначение, а также год издания. Заведите журналы по учету на каждый вид приказов, это тоже поможет в обработке информации в больших организациях.

В крупным предприятиях стоит установить более расширенную нумерацию приказов, для более четкого поиска. Если ваша организация имеет филиалы и структурные подразделения, стоит установить единую нумерацию, которой будут пользоваться все, это будет удобно и понятно. Таким образом, в начале каждого года стоит обсудить, устраивает ли директора и кадровика существующая нумерация или стоит внести какие-либо поправки.

Впоследствии, когда возникнет необходимость деления и увеличения приказов, можно внести корректировки.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым.

Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку .

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» .

Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ.

Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО».

Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование .

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт .

Реквизит «Виза» включает в себя :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Документы в кадровом делопроизводстве

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет.

Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

• документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
• приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
• текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Пример нумерации для предприятий средних размеров

Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2021/к.

Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:

№ 1-2021/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

Например, №1-2021/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:

№1-2021/3к, №1-2021/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

• приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
• приказы по командированию сотрудников;
• приказы по премированию и взысканиям;
• приказы по отпускам;
• иные приказы и распоряжения по персоналу.