Кассовый журнал образец заполнения

Ни одно современное предприятие не может существовать без набора первичных учетных документов, если его работа сопряжена с движением финансовых средств. Они необходимы для осуществления постоянного контроля за расходами и приходом, которые проводятся через кассы организации. Основным документом контроля является кассовый журнал, образец заполнения которого будет подробно рассмотрен в данной статье.

Область применения документа

Кассовый журнал является одним из основных документов, контролирующих и отслеживающих все денежные средства, поступающие или уходящие с расчетного счета предприятия. Исключением из правил являются индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса с ежегодными доходами менее 800 млн рублей и штатом до 100 человек. Они освобождены от обязательной для других процедуры оформления кассовых ордеров как расходных, так и приходных.

Соответственно, у них не существует потребности в ведении данного документа.

В законодательных актах на сегодняшний день прописаны лишь общие правила заполнения кассового журнала. Образец наиболее распространенного оформления, который, как правило, ориентируется на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У, будет рассмотрен ниже в данной статье. Однако в целом не существует подробной разработанной инструкции для этой процедуры.

Общий алгоритм работы с кассовым журналом

Лицо, отвечающее за данный документ, должно назначаться приказом руководителя предприятия. Это может быть как штатный сотрудник (кассир-операционист или бухгалтер), так и физическое лицо, оказывающее бухгалтерские услуги по найму. Также в отсутствие соответствующего приказа ответственным лицом за ведение журнала автоматически становится руководитель предприятия.

Данные для документа берутся из кассовых ордеров, в которых отображается информация по каждой операции с денежными средствами на предприятии. Поэтому упрощенный процесс по заполнению кассового журнала (образец можно увидеть на фото ниже) выглядит следующим образом:

• Ответственное лицо в начале рабочего дня указывает остаток на кассе. Причем его сумма всегда должна быть равна остатку предыдущего дня.
• Затем в журнал вносятся данные по всем ордерам, аккумулированным за день.
• В конце дня все приходы и расходы по денежным средствам суммируются, и выводится общая цифра остатка.

Если же в течение дня никакого движения по наличным операциям на кассе не было, то журнал, как правило, не заполняется.

Бумажный образец кассового журнала

Данный документ имеет унифицированную форму бланка под кодовым названием КО-4, который существует как в электронном, так и в бумажном варианте. Последний можно найти в любом канцелярском магазине или заказать в типографии. Как правило, он имеет картонную обложку и состоит из титульного листа и пустых бланков КО-4.

Каждый из них разделен на две одинаковые части, которые разделены пунктирной линией. Это так называемое место «отрыва». Обе части бланка заполняются от руки с помощью шариковой ручки аналогичными данными, а под конец дня крайняя часть аккуратно отрывается и в сопровождении всех внесенных документов передается на проверку главному бухгалтеру.

Тот обязан сверить все суммы в кассовых ордерах и журнале и подписать обе части. Наиболее удобным примером заполнения журнала кассиром-операционистом считается способ с использованием копировальной бумаги, который помогает значительно сэкономить время.

Перед началом работы журнал необходимо пронумеровать и прошить, затем заверить место сшива печатью организации и подписями руководителя и бухгалтера. На титульном листе журнала следует указать наименование организации, а также месяц и год эксплуатации.

Как заполнить кассовый журнал? Образец заполнения от руки (пошагово)

При работе с бумажным вариантом журнала обычно руководствуются следующим алгоритмом действий:

1. Кассир-оператор или другое лицо, в чьей ответственности находится ведение денежных операций по кассе, в начале каждого рабочего дня сгибает чистый бланк журнала по пунктирной линии. При этом отрывная его часть должна находиться снизу.
2. Между согнутыми частями бланка вкладывается лист копировальной бумаги.
3. Шариковой ручкой вверху заполняется дата в графе «Касса за» и номер в графе «Лист».

4. Далее аналогичным способом в графе «Остаток на начало дня» указывается соответствующая сумма, равная остатку на прошлый конец дня.

5. В течение дня ведется подробное заполнение журнала кассиром-операционистом (образец заполнения на фото выше) данными из приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров. А именно указывается номер документа (ордера) и счета, имя получателя или плательщика, а также суммы по приходу и расходу за рабочий день.

Графа «Перенос» внизу страницы будет заполняться только в конце рабочего дня или в случае нехватки страницы. В нее записывается общая сумма принятых наличных за вычетом расходов.

Как правильно сдать кассовый журнал

По окончании рабочего дня необходимо передать форму КО-4 на проверку ответственному бухгалтеру. Соответственно, возникает вопрос, как кассиру-операционисту заполнять журнал (образец показан на фото ниже), чтобы не получить штраф за его неправильное оформление?

Действовать необходимо по следующей схеме:

1. В конце смены кассир подсчитывает общие суммы по приходу и расходу денежных средств, которые затем отражает в графе «Итого за день».
2. Далее он указывает остаток на конец дня в одноименной графе.
3. Если имеется зарплата или иная сумма, которую необходимо выплатить по платежной ведомости, ее кассир отражает в графе «в том числе за заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
4. Ниже он ставит свою подпись и ее расшифровку (фамилию с инициалами).
5. Далее кассир отрывает по пунктирной линии вторую часть бланка и вместе со всеми проведенными за день ордерами и кассовым журналом несет ответственному бухгалтерскому лицу.
6. Последний обязан провести сверку данных всех ордеров с записями в журнале и прописью внести количество всех полученных им ПКО и РКО.
7. После этого бухгалтер также ставит свою подпись и фамилию в предназначенной для этого графе и возвращает журнал кассиру. Ордера и отрывную часть бланка он оставляет себе.

Как вести кассовый журнал на компьютере

Данный вариант документа во многом имеет схожий алгоритм заполнения кассового журнала (образец бланка размещен далее) бумажного формата. Как правило, компьютерная версия документа заполняется на унифицированных бланках КО-4 в таких программах, как Word или Excel. В течение дня кассир заносит в бланк записи способом, аналогичным ручному заполнения журнала.

В конце смены он должен распечатать заполненный бланк в двух экземплярах и также отнести их бухгалтеру на проверку вместе со всеми проведенными по кассе ордерами. Раз в квартал или год распечатанные бланки в обязательном порядке необходимо прошить и пронумеровать. На сшиве указывается количество листов, а также ставится подпись ответственного бухгалтера и руководителя предприятия, и все скрепляется печатью организации.

Электронный кассовый журнал

Самым современным и удобным способом заполнения кассового журнала является его ведение с помощью специализированных бухгалтерских программ, установленных на предприятии. Наибольшей известностью среди них пользуется «1С Бухгалтерия». С помощью такой программы можно одной кнопкой сформировать отчет по форме КО-4, если предварительно в нее были занесены все данные бухгалтерских проводок по счету 50 — «Касса», который предназначен отображать всю общую информацию об имеющихся денежных средствах предприятия и движениях с ними.

Поскольку вся эта информация хранится внутри программы и ее можно в любой момент посмотреть, исправить или распечатать, то обязательная необходимость формировать в конце каждой смены физическую копию журнала исчезает сама собой. Однако вследствие этого остро встает вопрос обеспечения безопасности внутренних документов предприятия от доступа к программе неавторизованных лиц. Одним из таких способов защиты, как указано в положении 63-ФЗ от 06.04.2011 г., признается использование индивидуальных электронных подписей кассира и бухгалтера при работе с кассовым журналом.

Сроки хранения документа

Согласно законодательству Российской Федерации, кассовый журнал, как и любые другие документы данного типа, хранятся не менее пяти лет в месте, специально отведенном предприятием для данных целей. Как правило, ответственным лицом, обеспечивающим сохранность и безопасность, автоматически является руководитель организации.

Ответственность и санкции

При обнаружении нарушений в ведении, оформлении и хранении кассового журнала существует возможность наложения штрафных санкций на предприятие и его сотрудников. Согласно статье 15.1 КоАП РФ, за неправильное ведение журнала или его отсутствие на предприятии на организацию может быть наложена административная ответственность:

• для должностного лица — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридического лица — от 40 000 до 50 000 рублей.

Аналогично статья 13.20 КоАП РФ также предусматривает денежный штраф от 100-300 рублей и до 300-500 рублей для гражданских и должностных лиц соответственно.

В данной статье приведен подробный разбор того, как кассиру-операционисту заполнять книгу (образцы приведены на фото в тексте) по кассовому аппарату на предприятии. Также указаны обязанности и ответственность других лиц (бухгалтера или руководителя) при работе с данным документом.

Пошаговая инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты с показаниями в журнале.

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Журнал кассира-операциониста: назначение, требования и правила ведения

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится по этой ссылке.

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать здесь.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

• Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

• Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете в этой статье.

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).

• Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

• Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии подписанной руководителем доверенности, которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Пример заполнения журнала кассира-операциониста.

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и подтвержденные печатью и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео:

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период.

На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем.

Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО) . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.