Как оформить авансовый отчет по командировке

Рассмотрим, для чего предназначен авансовой отчёт, как его правильно составить и какие документы к нему приложить.

Назначение авансового отчёта

Авансовый отчёт — это финансовый документ, предназначенный для правильного ведения бухгалтерского и налогового учёта. В нём отображаются расходы организации, в том числе командировочные расходы и первичные документы, подтверждающие эти расходы.

Перед тем как отправить работника в служебную поездку, работодателю необходимо выдать ему аванс на оплату проезда, жилья, питания и других командировочных расходов. Если есть возможность, можно оплатить авансом часть расходов с расчетного счёта организации, например, ж/д и авиабилеты, счета за проживание. Денежные средства оформляются подотчётной суммой и выдаются в кассе либо путём перевода на карточку.

После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение о командировках), работник заполняет авансовый отчёт, где указывает все расходы и прикладывает к нему подтверждающие документы (чеки, билеты, контрольные купоны и т.д.).

Указанный порядок распространяется на все виды командировочных расходов, кроме суточных (в таком случае достаточно передать деньги работнику без оформления их под отчёт). Соответственно, отражать их в авансовом отчёте не требуется. Но отразить размер суточных можно и в авансовом отчёте отдельной строкой.

Расходы на поезд, самолёт

Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).

Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.

Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:

1. На самолёт:

• • маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)
  • • бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)
    1. На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)

    Другие командировочные расходы

    Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.

    Срок сдачи авансового отчёта

    Контур.Норматив — справочно-правовая система!

    По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).

    Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).

    Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция

    Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

    В шапке документа нужно указать:

    • от — дата составление авансового отчета;
    • Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

    Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

    Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

    01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

    Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

    Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

    • Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
    • Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу , если подотчетные средства получены из кассы.
    • Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если подотчетное лицо рассчитывалось через корпоративную карту, или ему подотчетные средства перечислены на личную карту.

    В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

    Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

    Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

    • чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
      • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

      Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

      На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет .

      На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

      Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

      Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

      В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

      Авансовый отчет проводки в 1С

      • приобретение ТМЦ оформлять через документ Поступление (акт, накладная), когда они поступят в организацию. На вкладке Товары документа Авансовый отчет в таком случае ничего не указывается;
      • оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
      • заполнение каждой графы на вкладке Товары в документе Авансовый отчет в путеводителе

      Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

      Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

      • ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
      • ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
      • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

      Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

      • командировка по РФ — 700 руб. в день;
      • командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

      На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

      Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

      В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

      Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.

      • Вкладка Прочее в документе Авансовый отчет
      • Выдача билетов подотчетному лицу

      Как провести оплату услуг в авансовом отчете

      Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

      • банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

      Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .

      На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

      • Вкладке Оплата в документе Авансовый отчет
      • Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корп. Карту

      Советуем ознакомиться:

      1. Доверенность для постановки авто на учет
      2. Акт према передачи документов образец
      3. Справка об отсутствии собственности недвижимого имущества
      4. Формы воспроизводства основных средств
      Также смотрите  Как поставить шлагбаум на улице частного сектора