Многие люди все чаще сталкиваются с запросами о получении какой-либо информации в письменном виде. Но не все знают структуру и специфику их составления. Зачастую отказ на предоставления разного типа услуг поступает в следствии не правильного оформления или отсутствия структуры документа.
Такие ситуации случаются попросту из-за невнимательности и безграмотности составителя. О том, как правильно писать ответы на предоставления информации, и как это все грамотно оформить речь пойдет далее в статье.
Правила составления ответа на указанный запрос
Любой документ имеющий в своем составе предоставление личной или конфиденциальной информации, составляется в таком порядке:
1. Шапка в которой будут указываться данные компании или личности, всегда располагается в верхнем правом углу. Так как в шапке пишется все об адресате, то следует указать всю необходимую контактную информацию, а именно: фамилию и инициалы, адрес проживания, или место работы, контактный номер телефона (в редких случаях мобильный или рабочий), и электронная почта.
2. Напротив шапки, необходимо указать полную и достоверную информацию отправителя данного запроса. Если отправителем является юридическое лицо, следует предоставить все контактные реквизиты компании, к которой он принадлежит.
В случае отправления ответов через контактное лицо, требуется написание всей информации отправителя, включая адрес проживания и номер телефона.
3. В заметках отправлений писем, необходимо отметить дату отправления. В строке «тема», указать причину отправления или информацию запроса.
4. Закончив оформление шапки письма, нужно преступить к оформлению заголовка. Как правило, обращение пишется по средине, с большой буквы, в официальном стиле.
Правописание основной части
1. Основная часть обычно оформляется, ссылаясь на ответ адресата. Припустим ответ является положительным, в таком случае указываются все реквизиты получателя, краткая информация указанного обращения, по причине которого, и был осуществлен запрос;
2. При получении отрицательного результата, в письме указывается краткое обращение и детальная причина вынужденного отказа.
3. Если письменно запрашивались документы, акты или различные выписки, в таком случае в ответе будут прилагаться копии ранее отсылаемых бумаг. Обязательным является заключительная подпись, печать и расшифровка ответственного лица компании или учреждения.
Примеры оформления ответов на полученный запрос
1. Ответ на представленный заранее вопрос, должен высылать сотрудник, непосредственно составляющий письмо;
2. В случае отсутствия составителя по уважительной причине, право на написание ответов или предоставления конфиденциальной информации переходит в руки, человека замещающего его;
3. При составлении ответных писем, лучше стараться дублировать запрос, для понятности и структурности данного документа;
4. При оформлении документов данного рода, особое внимание стоит обращать на грамотность написанного текста, составленные фразы должны быть краткими, но в то же время понятным для читателя, и при этом полностью раскрывать суть.
Виды ответных писем, и их отличия
Ссылаясь на практику многих фирм, ответные письма принято делить на 2 основные группы, а именно:
1. Положительные — при получении, владельце предоставляется письмо, в виде документов, отвечающих на запрашивающий ранее запрос.
2.Отрицательные — владельцу приходит отказ в предоставлении той или иной документации, при этом он получает мотивированный ответ по причине отклонения запроса.
Все выше представленные категории по своей структуре оформления одинаковы, их главное отличие-содержание и суть. К примеру, в положительных листах не только предоставляется необходимая информация, но и более точные детали на запрашиваемые дела, вопросы или документы. В конечном итоге, прочитав письмо, получатель будет полностью удовлетворен проделанной работой.
А вот с отрицательным откликом ситуация обстоит совсем по-другому. При оформлении негативных откликов, или отказов на необходимые запросы, особое внимание уделяется на причину, по вине которой не будет выполнены те или иные действия, а также мотивирующая часть, рекомендующая переработку.
Правила оформления
Документация несущая ответ на вопрос или действия может быть, как в рукописном, так и в печатном формате.
1. При рассмотрении вариантов, написанных от руки, рекомендуется ответ также предоставлять рукописно, что бы не нарушать конструкцию документа.
2. Печатная структура несет ряд преимуществ, а именно легкость и простота оформления. Такие письма не занимают много времени для их создания, и ответы получают создатели гораздо быстрее.
Документация отзывного формата, зачастую пишется на стандартном белом листе, форматов А4, в редких случаях необходимо применять бланк учреждения или компании. В конце любого отзыва ставится подпись начальника, или человека исполняющего его обязанности, подпись и печать учреждения.
В дальнейшем созданной заявке будет присвоен его порядковый номер, благодаря которому его смогут распознать среди множества других заявлений. В специальный журнал заносится порядковый номер заявки, и расписываются все этапы его рассмотрения.
Помимо всех указанных выше правил, есть еще некий нюанс, а именно, после выдачи заявки на руки получателю, отправитель обязательно получает об этом уведомление, в обратно направлении также.
Методы отправки
Существую различные способы отправки и пересылки созданных заявок. Среди них большую популярность завоевали такие методы доставки:
• доставка через почту;
• отправка на электронный адрес;
• пересылка по факсу;
Но в любом случае безопасней будет, воспользоваться услугами почты и отправить ранее составленный вопрос заказным письмом. Исходя из информации, предоставленной строками выше, следует сделать несколько заключительных выводов:
1. Прежде всего письма с ответом на получаемый ранее запрос обязательно должны иметь правильную структур, и грамотно составленные предложения. В случае обнаружение каких-либо ошибок со стороны заявителя, следует немедленно писать отказное письмо, с чётким про писание причин или действий.
2. Методику составления ответных заявок, можно разделить на два вида: письменная и печатная форма. Форму составления человек выбирает лично.
Каждая из них по-своему хороша, например при написании письменной заявки, необходимо иметь аккуратный почерк, что бы весь указанный текст был понятен для чтения, а вот печатная форма лишает множество проблем, в том числе и непонятность текста.
3. Отправлять составленные отклики на запросы можно различными способами, это может быть и курьерская доставка, через почту или международные агентства. Но так, как время не стоит на месте появилось ряд современных методов отправки, а именно отправка электронным письмом, через интернет агентства или факсом.
Рассмотрев всю указанную информацию необходимо запомнить, что любое заявление, запрос или отклик, требуют правильного оформления и наличия грамотности в тексте, ведь это один из способов оценки сотрудника или подрядчика.
Как написать письмо-ответ.
Вы считаете, что написание ответа на деловое письмо не проблема? Ответ на письмо партнера или клиента лишь на первый взгляд может показаться делом несложным. Принято считать, что в ответе главное скорость, а не форма. Зачастую, в гонке за скоростью ответа, теряется главное – содержательность. А это неминуемо бьет по репутации компании.
Чаще всего при запросах, когда нужно ответить на вопрос, что-то уточнить или разъяснить. Отдельную категорию писем-ответов составляют письма-подтверждения, отказы и ответы на претензии.