В связи с увеличением штата сотрудников

Все мы обижаемся на своих руководителей, что не видят они нашей работы, не ценят её. Под претензией «не видят» подразумевается, что руководители не представляют, что стоит за каждым видом работ, за каждым поручением руководителя. Об этом я много писала, например:

• Для чего нужно нормирование труда. Часть 1
• «Раскрутка» на оптимизацию, или Почему молчат сотрудники? Часть 2
• Новые тренды – новая нагрузка…

Руководитель может понимать это лишь тогда, когда он сам прошёл путь от рядового специалиста, либо если он грамотен в сфере нормирования труда

Кто отвечает за работу с персоналом

Сегодня хотелось бы коснуться наболевшего: работы специалистов кадровых служб. Наверное, это можно сказать про всех работников обслуживающих подразделений: руководители относятся к ним более прохладно, ведь они не приносят в компанию прибыли ☹

Но у подразделений, связанных с управлением персоналом, мне кажется, есть ещё один осложняющий ситуацию фактор. Проявлением этого фактора, например, можно считать текст вакансии, как-то попавшейся мне на глаза:

• вести личные дела на всех работников;
• заниматься трудовыми книжками;
• консультировать руководителей по вопросам работы с персоналом;
• рассчитывать премии;
• и вообще – решать все вопросы, связанные с персоналом».

Добило вот это «и вообще»: как будто сначала старались разложить по полочкам обязанности, как-то структурировать их, а потом плюнули и отдали всё на откуп этому самому «менеджеру по кадрам».

Ну ладно – для молодой развивающейся компании это ситуация, в общем-то, объяснимая. Мы знаем, что на стадии зарождения и бурного роста не до систематизации и прописывания бизнес-процессов: работники там – из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Беда в том, что такие же ситуации встречаются и во вполне себе стабильных организациях: считая, что «в кадрах сидят — бумажки перебирают», руководители стремятся по полной нагрузить этих «бездельников», зачастую скидывая на их плечи функции линейных руководителей.

Любая попытка как-то упорядочить и прописать конкретные виды работ, ту самую пресловутую трудовую функцию, вызывает в ответ сентенции типа «мы все – одна команда, ты что – единоличник?», «кадровик отвечает за всю работу с кадрами» и много чего ещё, заканчивая классическим «у нас такие (видимо, которые пытаются упорядочить хаос) не работают!»

Не буду вдаваться в философские рассуждения о несправедливости мироустройства , расскажу о своём опыте: как навыки нормирования труда помогли мне расширить штат моего отдела.

Нормирование труда для кадровика

В организации, о которой пойдёт речь, сменился директор, что нарушило устоявшийся образ офисной жизни Так как я не упоминаю ни имён, ни названия организации, могу позволить себе дать оценку управленческому поведению этого самого нового директора, который до того был заместителем директора ушедшего. Я бы сказала, что это была тихая паника. Тихая, потому что отдалённому кругу практически ничего не было заметно: внешне директор производила вполне солидное впечатление.

Паника – потому что ближний круг почувствовал, как начался некий хаос: уже не имело значения, чем ты занимался до смены руководства, поручения сыпались как из рога изобилия на тех, кто первый попадётся под руку. Сотрудники стали бояться выходить в коридор (так как основная часть отлавливалась там) и подскакивали каждый раз при телефонном звонке (остальных догружали, вызывая «на ковёр»).

Под раздачу попал и мой отдел, и я лично. Сначала я пыталась при каждом новом поручении ещё чётче организовать работу, ещё более уплотнить рабочее время, по возможности отпихиваясь от совсем уж непрофильных заданий, проявляя чудеса дипломатии … Но всё равно дело дошло до того, что уже к обеду начинала кружиться голова от напряжения.

Как вы, наверное, уже поняли из серии моих публикаций, я активно использую в своей работе метод СФРВ – самофотографии рабочего времени. Он даёт большой материал для анализа мне и как работнику, и как руководителю.

Так же было и здесь: и я, и мои подчинённые вели ли сты наблюдения. В результате у меня сформировался перечень видов работ, которые реально выполняет подразделение, на основе этого перечня были распределены обязанности и утверждены новые, работающие, а не формальные, должностные инструкции.

Кроме того, сформировалась база норм времени – как на отдельные операции, так и на комплекс работ, на кадровые операции в целом.

Я подумала – ведь директор не знает, чем конкретно занимается моё подразделение, не понимает, сколько времени требует каждая работа, и винить её в этом бессмысленно: у неё масса других направлений и задач.

Вспомнила эпизод с прежним директором: она попросила меня подготовить список работников, направлявшихся в командировки за отчётный год, и была весьма удивлена результатом, воскликнув: «Надо же, а я думала, что у нас одна-две командировки в год!» Для сведения: их было пятнадцать. Наверное, это соотношение можно считать показательным – так сказать, коэффициент недооцененности работы кадровой службы

Я решила ознакомить нынешнего директора с объёмом работ, выполняемых моим отделом, но сделать это поэтапно, прощупывая, на каком этапе будет достигнут нужный эффект.

Составляем служебку обосновывающую необходимость в новом сотруднике + Примеры + рекомендации

Стабильно развивающейся организации постоянно требуется новый персонал. При составлении штатного расписания не всегда есть возможность точно запланировать то количество сотрудников, которое необходимо для удовлетворения производственных нужд предприятия. Например, при открытии новой торговой точки увеличивается объем работы бухгалтерии, отдела закупок и продаж.

Если такая ситуация действительно возникла, то руководитель подразделения должен доложить о проблеме вышестоящему руководству, составив служебную записку о необходимости приема на работу нового сотрудника .

Документальная форма в 2022 году

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Правовая сторона

В законодательстве нет четкого указания на то, каким документом оформляется обращение к руководителю с просьбой внести новую штатную должность в конкретное подразделение компании. Многие организации пользуются служебной запиской . Однако есть возможность разработать форму документа самостоятельно и закрепить ее в учетной политике.

Служебная записка составляется в форме обращения, и составляется она по одной из причин:

• введение новой штатной единицы в связи с увеличением объема работы;
• привлечение высокопрофессионального специалиста;
• введение в штат новой должности, в которой появилась необходимость в связи с открытием подразделения, началом выпуска новой продукции, изменением законодательства и прочим причинам.

Например, если организация начинает производить продукцию, которая требует обязательной сертификации, то в штат следует ввести новую должность по оформлению необходимой документации.

Кто и когда составляет

Служебная записка чаще всего составляется руководителем подразделения , где возникла необходимость в расширении штата. Также она может быть написана сотрудником, объем работы которого существенно увеличился .

В зависимости от того, кто является составителем и масштабов компании служебная записка может быть передана:

• непосредственному начальнику;
• руководителю компании.

При положительном решении директора (генерального директора) издается приказ, на основании которого кадровик вносит изменения в штатное расписание.

Правила составления

Служебная записка, являясь первичным документом, должна содержать необходимые реквизиты:

• название документа и организации;
• дату, когда составлена;
• суть обращения;
• информацию о составителе и получателе;
• подпись.

Об этом сказано в ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения служебной записки о приеме на работу нового сотрудника определяет сама организация и отражает это в учетной политике.

• 2838 просмотров

Вы попали в ситуацию, когда от вас потребовали предоставить документ, называемый автобиографией. Это могло произойти при посещении некоторых государственных учреждений, а также при поступлении на государственную службу.

По сути, не имеет значение куда вы будете представлять эту бумагу. Она должна быть написана с соблюдением определенных правил и норм, которые диктуются подведомственными актами госпредприятий, либо нормами, выработанными в результате многочисленных практик.

Вы можете прямо сейчас взглянуть на представленные образцы и по ним описать историю свой жизни, начиная с учебной парты. А мы попробуем разобраться в нюансах и тонкостях составления автобиографии при трудоустройстве на госслужбу и не только.

Автобиография при трудоустройстве! Зачем?

Кадровику коммерческой организации достаточно будет узнать о ваших трудовых подвигах с помощью обычного резюме, а вот при поступлении на службу в некоторые государственные органы наверняка придется писать историю своей жизни, начиная со школьной парты. И другого варианта нет, так как этого требуют подведомственные акты многих госучреждений. Например, автобиография является обязательным для трудоустройства документом, если соискатель:

Время от времени на предприятии происходят кадровые передвижки. Освобождаются, либо появляются новые, более привлекательные должности для соискателей. На вакантное место может быть принят новый, либо повышен в должности перспективный сотрудник из штата предприятия.

Если руководитель подразделения считает, что на свободное место подойдет проверенный сотрудник, то он может доложить об этом вышестоящему руководству, составив соответствующую служебную записку на повышение в должности сотрудника .

Рекомендательное письмо от работодателя формируется, как правило, либо незадолго до, либо после увольнения сотрудника. В некоторых организациях наличие рекомендательного письма с прошлого места работы является обязательным условием; если в искомой организации такого требования нет – письмо определенно поможет соискателю получить дополнительные баллы при приеме на новую работу , а работодателю – сформировать конструктивное мнение о претенденте на вакантную должность.

Образец в 2022 году

Подрядчик выполнил все необходимые работы на объекте и дело за малым, принять их качество в соответствии с заключенным договором, представленными спецификациями и нормами. Для того, чтобы провести такого рода процедуру целесообразно использовать так называемый – акт сдачи-приемки выполненных (произведенных) работ. Такой документ позволит более тщательно и детально изучить подготовленный объект (работу на нем), зафиксировать недоделки и недоработки, принять задание полностью, или частично.

Стоит сразу отметить, что бумага не носит обособленный характер, – она лишь подтверждает исполнение заявленных обязательств одной стороной и согласие с их выполнением другой стороной (заказчиком).

Документ может служить основанием для произведения расчета и поэтому к его составлению и заполнению нужно подходить с ответственностью.

Если ваших знаний достаточно для правильного оформления и составления документа и вам нужны только актуальные формы, то эта подборка для вас. Вы будете правы, если прямо сейчас скачаете и заполните простой образец бланка (2022 года) в формате word самостоятельно, либо по предложенному шаблону (примеру).

При различных обстоятельствах сотрудник может быть переведен на другую должность. В статье мы рассмотрим вопрос составления приказа о переводе в рамках организации , в которой работает сотрудник, однако возможно и перемещение работника из одной организации в другую, но форма приказа при этом кардинально отличаться не будет (как правило, в этом случае сотрудник меняет место работы, но не должность, хотя изменение должности при переводе на другую работу возможно).

Перевод трудящегося на другую должность в этой же организации осуществляться может на основании ряда причин. Чаще всего это происходит из-за передвижения сотрудника вверх или вниз по карьерной лестнице или из-за изменившихся показателей здоровья, требующих создания других условий труда. Кроме того, при производственной или иной необходимости, возможен временный перевод на другую должность.

Какой бы ни была причина перевода, главное — правильно с юридической точки зрения оформить изменение должности сотрудника. Главным документом, предшествующим переводу, является приказ, составленный на основании унифицированной формы Т-5 (хотя допускается и составление в св

В связи с увеличением штата сотрудников

Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.

Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.

Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.

Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.

Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.

Займитесь цифровой трансформацией

Цифровизация — это далеко не новый тренд в HR. Процесс на слуху уже несколько лет, но только сейчас он из тренда перешел в необходимость. Digital становится мощным инструментом преобразования: сотрудников и трат меньше, заработок компании растет.

Научиться эффективному управлению или прокачать свои навыки можно выбрав курс в каталоге курсов управления.

Стоит отдать рутинные задачи компьютеру и сделать ставку на глубинное развитие потенциала сотрудников. Внедрение автоматизации — новшество, которым обязательно нужно воспользоваться. Электронный документооборот, CRM-системы — настоящие находки.

Важно обращать внимание на время, которое каждый сотрудник тратит на выполнение заданий. Тут тоже может потребоваться автоматизация. Например, если сотрудник тратит более 30% времени на составление таблиц в Excel или на звонки клиентам, то этот вопрос нужно как можно скорее решать. Это время он может потратить на гораздо более полезные вещи.

Отдавайте отраслевые задачи на аутсорс

Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании не раздувать штат сотрудников. Выполнение непрофильных задач часто занимает много времени и у руководящего состава, и у сотрудников. Более того, это требует значительных финансовых вложений.

Обращение к подрядчикам помогает разгрузить сотрудников и не тратить время на поиски хороших специалистов в инхаус.

Подрядчики часто работают в команде. Это позволяет использовать коллективный мозг за абонентскую плату. Полноценный штат сотрудников в офисе обычно стоит на порядок больше.

Например, в начале года мы подписали договор с коммуникационным агентством для продвижения нашего бренда и разгрузили специалистов в отделе маркетинга. Теперь мы сами контролируем процесс при помощи ежемесячных отчетов.

Найдите фрилансера для проектных задач

Иногда требуются разовые услуги от специалистов, которых нет в штате. Дополнять коллектив копирайтерами или таргетологами нет необходимости. Самое верное решение тут — привлечь фрилансеров.

Для них нужно максимально четко составить ТЗ, чтобы задание было выполнено без осечек и в срок. Обязательно стоит заключать гражданско-правовые договоры подряда. Обычно у фрилансеров уже есть шаблоны договоров — остается только заполнить.

Аванс не должен составлять более 50% от общей стоимости услуг: так вы покажете свою платежеспособность, а работник обязуется выполнить задание в срок.

Как показывает практика, самые популярные запросы на фрилансеров возникают в сферах копирайтинга, создания контента, программирования. Существует огромное количество сервисов, где можно найти фрилансеров. Мы используем YouDo, Фрилансер.ру, Профессионалы.ру и сообщества в социальных сетях.

Мотивируйте коллектив

От численности сотрудников зависит количество обязанностей, которые могут делегироваться, но тут важна мотивация.

Внеклассные занятия (например, тимбилдинг) отлично влияют на настроение в коллективе — мотивация к работе растет, а трудиться вместе становится комфортнее. Организация тимбилдинга может быть первым этапом сплочения. Уже на этой ступени сотрудники учатся находить общий язык.

Маленький коллектив иногда называют небольшой семьей, где все готовы прийти друг другу на помощь и разделить обязанности. В организации с большим штатом укрепление межличностных отношений отходит на второй план, а основное внимание уделяется выстраиванию рабочих процессов.

Чем меньше коллектив, тем легче руководителю уделять внимание каждому сотруднику. Когда на предприятии более 100 человек, выслушать и настроить каждого на трудовую волну будет проблематично.

Многие соискатели между работой в крупной и маленькой компании выбирают первый вариант. Принято считать, что в крупной компании мотивация работает лучше, а стимулы более цепляющие: квартальные и годовые премии, скидки в фитнес-клубах, дополнительное медицинское страхование, путевки для детей в детские лагеря.

Но даже в небольших компаниях можно найти много стимулирующих факторов и сделать продуктивную команду. Например, в нашей компании сотрудник четко знает свои карьерные перспективы: когда и при каких условиях он может занять новую должность. Как правило, все это мы оговариваем при найме на работу.