Реестр заключенных договоров образец

Реестр закупок по 223-ФЗ — это перечень всех соглашений, заключенных организацией в порядке, предусмотренном этим законом. Перечень является общедоступным и публикуется в ЕИС. В 2021 году правила изменятся.

Нормативное регулирование и последние изменения

Обязанность вести и публиковать перечень соглашений установлена ст. 4.1 федерального закона №223-ФЗ. В развитие положений этой статьи правительством РФ издано постановление №1132 от 31.10.2014 и приказ Минфина №173н от 29.12.2014, которые утвердили правила ведения такого перечня, в том числе:

• сроки внесения в реестр договоров по 223-ФЗ;
• перечень необходимых к внесению данных;
• порядок внесения.

С 22 февраля 2021 года заработает приказ Минфина №343н от 31.12.2020, который внес правки и уточнения в порядок ведения реестра сделок по 223-ФЗ в рамках приказа Минфина №173н от 29.12.2014. В частности, заказчики начнут указывать информацию по соглашениям с самозанятыми. Подробнее: «Как самозанятые участвуют в закупках: возможности, правила, преимущества».

Кроме этого, приказ №173н сделали соответствующим актуальному законодательству о закупках отдельными видами юрлиц (223-ФЗ): изменили правила заполнения сведений о стране происхождения товара. Теперь ее указывают и при внесении сведений о сделках на выполнение работ (оказание услуг), в которых поставляется товар. Этот же порядок применяется и для данных о цене единицы товара.

По договорам в сфере строительства страна и единица товара, который закупается в рамках выполнения работ, указываются, если этот товар принимают к бухучету как отдельный объект основных средств.

При внесении данных об итогах выполнения обязательств, в т. ч. оплаты, наряду с другими сведениями заказчики начнут указывать и такие данные:

• дата завершения исполнения обязательств (отдельного этапа), которая указана в договоре;
• название и код государства поставляемой продукции (в т. ч. если поставка товара указана в договоре на работы или услуги) в рамках Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ);
• название и код государства (по ОКСМ), где зарегистрирован производитель продукции, которая поставляется (если имеются сведения об этом).

Сведения о названии и коде государства продукции по ОКСМ формируются по выполненным обязательствам (отдельному этапу) на основании данных из приемочных документов.

При внесении данных об объеме финобеспечения договора за счет средств субсидии, которая предоставлялась для выполнения нацпроектов, в т. ч. федеральных, и комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры, заказчики начнут указывать такие данные:

• код целевой статьи расходов бюджета;
• код вида расходов бюджета;
• объем финобеспечения по каждому товару, работе (услуге), по каждому коду целевой статьи расходов бюджета.

С 1 января 2021 года вступило в силу постановление правительства №1799 от 07.11.2020, которое уточнило, когда отправляют сведения о выполнении обязательств, — в течение 10 дней, в т. ч. со дня приемки или оплаты договора. С этой даты наряду с другой информацией в реестр вносят сведения о цене единицы товара, работы или услуги.

С 1 июля 2020 года вступило в силу постановление правительства №523 от 16.04.2020, изменившее пункт 19 правил ведения перечня. По новым правилам Минпромторг получил доступ к закрытой части перечня, скорректированы права доступа Счетной палаты.

Что такое реестр договоров по 223 закону

Федеральный реестр заключенных договоров по 223-ФЗ — это информационная база, содержащая сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц, чей правовой статус позволяет им работать по 223-ФЗ. Так, в него вносятся сведения о сделках:

• госкорпораций;
• бюджетных учреждений;
• унитарных предприятий.

Не следует перечень договоров путать с реестром контрактов, который содержит информацию о соглашениях, заключенных заказчиками по 44-ФЗ:

Перечень публичен, сведения из него общедоступны, кроме:

• информации об изменении условий соглашений, перечисленных в ч. 5 ст. 4 223-ФЗ;
• сведений об исполнении соглашения или его расторжении;
• электронных копий соглашений.

Эта информация составляет закрытую часть, и доступ к ней есть только у отдельных ведомств.

Какая информация вносится в реестр

Постановление №1132 от 31.10.2014 перечисляет, какие сведения следует предоставить и какие документы размещаются в реестр договоров по 223-ФЗ:

• наименование организации заказчика;
• способ закупки, отметка о проведении ее в электронном виде;
• когда подвели итоги закупки и данные документа, на основании которого заключена сделка;
• реквизиты самого соглашения;
• предмет, цена, срок, страна происхождения товара;
• сведения о контрагенте заказчика — наименование, местонахождение, ИНН, отметка о принадлежности к СМП или ССП; если контрагент — физическое лицо, указываются Ф. И. О., место жительства и ИНН;
• данные об изменении условий, перечисленных в ч. 5 ст. 4 223-ФЗ, если таковые были, и документы, на основании которых они состоялись;
• сведения и документы об исполнении соглашения;
• сведения об указанной в соглашении обязанности контрагента заказчика привлекать к соисполнению ССП и СМП;
• сведения о субподрядных соглашениях;
• данные о расторжении соглашения с подтверждающими документами;
• копия соглашения, подписанная усиленной ЭП; этот пункт отвечает на вопрос, надо ли размещать контракт по 223 в реестр контрактов в ЕИС, — да;
• номер извещения о закупке;
• информация о том, проводил ли заказчик закупку у СМП или ССП, в том числе закупку, участниками которой вправе выступать только указанные субъекты.

Постановлением установлены общие требования к размещаемым данным. Перечни договоров каждой организации имеют собственную специфику, зависящую от направления деятельности заказчика, например, реестр договоров по 223-ФЗ для лечебницы преимущественно содержит информацию о сделках на ТРУ, обеспечивающих деятельность медицинской организации.

Как внести сведения

Пунктом 10 постановления №1132 от 31.10.2014 урегулирован порядок ведения реестра и установлено, какое ведомство ведет в ЕИС реестр договоров по 223-ФЗ, — это Федеральное казначейство.

Заказчик в течение трех рабочих дней с момента заключения сделки по 223-ФЗ направляет в Казначейство информацию о себе. Казначейство, в свою очередь, проверяет полученные сведения и формирует новую запись в перечне, которая получает уникальный номер.

Если в ходе исполнения стороны скорректировали текст, об этом тоже следует сообщить в Казначейство: внесение изменений в реестре договоров по 223-ФЗ по факту редактуры текста предусмотрено законом и постановлением №1132.

Остались вопросы? Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы внести данные в реестр договоров без ошибок.

Сроки внесения информации в реестр

Постановлением №1132 предусмотрены следующие правила, касающиеся сроков включения информации в перечень:

• в течение трех рабочих дней направляется информация о заключении сделки; на направление информации о факте заключения субподрядного соглашения отводится три рабочих дня, это предусмотрено пп. «а» и «б» п. 10;
• правило о том, в течение какого срока со дня исполнения, изменения или расторжения договора заказчиками вносится в реестр договоров информация о результатах исполнения договора, содержится в пп. «в» п. 10 — в течение 10 дней.

У Казначейства во всех случаях есть три рабочих дня на рассмотрение информации и принятие решения о внесении в перечень. Если после рассмотрения документов они отклонены, в течение этого срока Казначейство обязано направить заказчику протокол с указанием выявленных несоответствий.

В тексте п. 10 постановления №1132 содержится небольшое несоответствие: говоря о сроке направления информации о заключении сделки, законодатель указывает на их исчисление в рабочих днях. Однако, говоря о том, что информация о результатах исполнения договора вносится заказчиками в реестр договоров в течение 10 дней, законодатель не уточняет, какие дни имеются в виду.

Четкие разъяснения по этому вопросу отсутствуют, поэтому рекомендуется исходить из исчисления в календарных днях — это поможет избежать случайных нарушений порядка и административной ответственности.

Разъяснения по теме

О размещении в реестре договоров информации и документов о результатах исполнения договора в сфере закупок, в т. ч. его оплате, и наименовании страны происхождения товара.

Письмо Минфина №24-03-07/58713 от 07.07.2020

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. В 2022 году правила изменились.

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Для чего нужны реестры: общие положения

Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.

Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов, заключенных заказчиками, включается такая информация:

• наименование заказчика и поставщика;
• цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• способ определения поставщика;
• дата подведения результатов закупочной процедуры;
• объект закупки;
• реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.

С 01.07.2021 заработали новые правила ведения реестра договоров в связи со вступлением в силу постановления правительства № 1078 от 30.06.2021. Документ внес правки в ПП № 1084 от 28.11.2013. Основные из них:

1. Проверка Федеральным казначейством информации о производителе товара и стране происхождения на этапе приемки приостановлена до 01.01.2022.
2. Действие ряда правил по ведению реестра контрактов с гостайной приостановлено до 01.07.2022.

Чем отличаются базы в закупках

Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильно его называть реестром контрактов.

Остались вопросы? Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работать с реестром контрактов в 2022 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

В перечень, согласно нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

Вот где посмотреть реестр заключенных контрактов по 44-ФЗ: перечень размещен на сайте ЕИС, как и реестр по 223-ФЗ.

Есть установленные законом исключения. В Казначейство не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются в перечень данные о закупках на сумму до 600 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц) и на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров (образец по 223-ФЗ) вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Реестр ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете сформируйте и распечатайте список контрактов. Нажмите на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации».

В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Вот где посмотреть реестр исполненных контрактов по 44-ФЗ: такие данные содержит перечень договоров. Для просмотра сведений отфильтруйте данные по признаку «Исполнение завершено».

С 01.04.2020 по постановлению правительства № 1906 от 27.12.2019 в реестре контрактов в составе информации об исполнении контракта указывают количество поставленного товара, объем выполненных работ, оказанных услуг. А если суд признал контракт недействительным, то информацию об этом тоже не вносят в реестр.

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не попадет в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» откорректируйте поля с ошибочной информацией, прикрепите правильные документы, затем подпишите и направьте исправления в систему.

После направления сведений в реестр в течение одного часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение, а в рамках трех рабочих дней после даты подачи сведений Казначейство проверяет (программно-аппаратными средствами) и направляет заказчику протокол, содержащий список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов по 44-ФЗ в ЕИС. В течение одного рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение одного рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в электронном виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Сведения в реестр тех договоров, которые содержат государственную тайну, вносятся в соответствии с приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Заказчик осуществляет ведение реестра договоров по 223-ФЗ через «Электронный бюджет». С помощью этой системы сведения и прилагаемые документы отправляются в Казначейство. Заполняют соответствующие формы веб-интерфейса или направляют сведения из ЕИС, которая используется для формирования данных.

В реестр договоров по 223-ФЗ включайте страну происхождения товара. Сведения о ней указывайте и в случае, когда поставка товара предусмотрена договором на выполнение работ или оказание услуг.

Для создания записи о соглашении в ЕИС рекомендуется следовать предлагаемой инструкции, как правильно вести реестр договоров.

Шаг 1. На странице с перечнем договоров нажмите на кнопку «Создать информацию о договоре».

Шаг 2. Заполняется вкладка «Информация о договоре».

Запись сформируйте вручную. Для этого выберите извещение, на основании которого формируется информация о заключенном договоре.

Шаг 3. Указываются данные о поставщике. Сведения об исполнителе можно загрузить из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете договора.

Шаг 5. Прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

Сформированный файл подписывает уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ

Данные и документы отправляются в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.

Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он формирует недостающие сведения и документы или дорабатывает их надлежащим образом, а затем направляет измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.

Назначение журнала

Реестр договор является своего рода вместилищем наиболее полной информации:

1. о заключенных договорах, включая сведения о дате их заключения, о контрагенте по каждому договору:
2. о приложениях и дополнительных соглашениях к тому или иному договору;
3. сведения об исполнении договора и об актах приемки товаров или услуг;
4. о работниках предприятия, ответственных за исполнение тех или иных договорных условий и т.д.

На предприятиях с большим объемом договорных отношений реестр может быть разбит на подреестры с систематизацией по типу договоров или по структурным подразделениям, работающим с теми или иными договорами, или по периоду регистрации.

С учетом того, что само ведение реестра определяется внутренними потребностями предприятия, наличие реестра не является обязательным. То есть организации самостоятельно определяют необходимость в реестре договоров.

Ответственный за реестр

Ведение и хранение журнала регистрации договоров возлагается приказом руководителя на конкретного работника. Обычно в качестве ответственного лица назначаются юристы, секретари или работники бухгалтерии.

Структура реестра

Предустановленного унифицированного образца журнала учета договоров не существует. Поэтому графы и таблицы реестра, подлежащего заполнению, предприятия разрабатывают самостоятельно, руководствуясь собственными потребностями.

Более того, вести реестр можно как в бумажном, так и в электронном виде. Объем, количество страниц и прочие элементы также определяются самостоятельно. Однако следует придерживаться принципа, что единожды разработанная форма реестра должна соблюдаться постоянно. Так:

• в бумажном реестре страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
• в реестре не должны допускаться помарки и исправления, а если исправления вносятся, они должны быть удостоверены подписью лица, ответственного за ведение реестра.

В рамках данной статьи представлен типовой бланк страницы реестра регистрации договоров. Журнал сшивается или скрепляется степлером. На титульной странице журнала проставляются:

• наименование предприятия;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение реестра;
• дата начала ведения журнала. После того, как все бланки, вшитые в журнал, будут заполнены, делается соответствующая отметка о закрытии журнала.

Оформление реестра

Бланки (страницы) реестра обычно оформляются в виде таблицы, как наиболее целесообразной формы для внесения записей. Графы могут отражать следующие данные:

• дату заключения и номер договора;
• наименования контрагентов и их реквизиты;
• сведения о работнике предприятия, ответственном за конкретный договор;
• вид договора;
• список дополнительных соглашений к договору;
• отметки об исполнении договора, о претензиях по договору или о судебном споре.

При необходимости в таблицу можно включить любые иные сведения, относящиеся к договорной работе.

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).

Проверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка Excel

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.

Условие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочке

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.