Выбрать главного бухгалтера весьма непросто, иногда его поиски могут затянуться на несколько месяцев. А когда все собеседования и тестирования позади — остается только оформить необходимые документы. Один из важнейших — приказ о назначении на должность. Рассмотрим, как следует заполнять приказ о назначении главного бухгалтера ООО.
Наименование и форма документа
Закон определяет, что прием любого сотрудника на работу оформляется соответствующим приказом (ст. 68 ТК РФ).
Таким образом, ТК РФ устанавливает необходимость приказа о приеме на работу. Обязательной к использованию формы этого документа не существует. После вступления в силу закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» право определять формы большинства первичных документов, включая кадровые, предоставлено самим организациям (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Но на практике многие компании продолжают пользоваться формой Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.
Важно!
Необходимость приказа на главного бухгалтера о назначении на должность закон прямо не предусматривает. Однако некоторые организации, руководствуясь ст. 19 ТК РФ, составляют и этот документ, в первую очередь — для руководящих позиций, к которым относится и главбух.
Обычно его содержание дублирует приказ о приеме на работу. Далее, говоря о заполнении документа, будем иметь в виду оба этих приказа.
Приказ подписан — что дальше?
Но даже самая тщательная проверка и оформление всех необходимых документов не дают полной гарантии от недобросовестных действий главбуха. А подобные действия одного из ключевых сотрудников могут принести компании немало проблем. Вот лишь некоторые примеры:
- Внеплановая налоговая проверка, вызванная нарушениями в заполнении отчетности.
- Взыскание недоимки по налогам, а также применение санкций (штрафы и пени).
- Закрытие доступа к расчетным счетам, что фактически парализует деятельность компании.
- Уголовная ответственность по налоговым преступлениям и другим нарушениям в области финансов. Причем наказывают обычно именно руководителя, а главбух выступает в качестве свидетеля.
- Если допущены ошибки в начислении заработной платы, то, кроме налоговых претензий, неизбежны и конфликты с работниками.
- В итоге за все ошибки перед собственниками будет отвечать директор, что ведет, кроме всего прочего, к потере профессиональной репутации руководителя.
- Может быть утрачена база с учетной информацией.
Остановимся на последнем пункте подробнее. Главбух может при уходе «унести» базу с собой. Может, чтобы скрыть свои ошибки, а может и из-за конфликта с бывшим руководителем. А без этой информации невозможно подтвердить достоверность отчетных данных.
Кого можно назначить главным бухгалтером?
В 2022 году действует тот же приказ Минтруда от 21.02.2019 года № 103н, где для главного бухгалтера и бухгалтера изложены квалификационные требования – профессиональный стандарт «Бухгалтер». В них содержится информация о том, какое образование и опыт работы должны быть у претендента на должность.
Такие стандарты обязательны для акционерных обществ, государственных корпораций, страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, инвестиционных компаний и иных субъектов и т.п. Для ООО они носят лишь рекомендательный характер, что подтверждается письмами Минтруда № 14-2/ООГ-6465 от 06.07.2016 и № 14-0/10/В-2553 от 04.04.2016.
В трудовом кодексе (ст. 195.3) подтверждается, что профессиональные стандарты являются основой требований к квалификации при приеме сотрудников на должность. Но обязательность их установлена лишь в случаях приема на должность, поименованную в справочниках и стандартах, применение которых определяется федеральными законами или трудовым кодексом.
В иных случаях они используются только в рекомендательной форме.
На практике же при оформлении трудовых отношений с главным бухгалтером обращают внимание на образование и опыт работы по специальности. Ведь такой специалист должен обладать достаточной квалификацией, чтобы вести качественно и правильно учет деятельности организации.
В ряде случаев ведение бухгалтерского учета передается сторонней организации. В субъектах малого бизнеса обязанности главного бухгалтера могут исполнять руководители.
Как правильно составить приказ о назначении главного бухгалтера?
Законодательно форма приказа о назначении главного бухгалтера не является унифицированной. Но этот документ необходимо оформить правильно, ведь его копию нужно представить в налоговый орган, банки, а также иные учреждения по запросу.
Обязательными реквизитами являются:
- полное наименование организации в «шапке» документа;
- наименование населенного пункта и даты издания приказа;
- основание для назначения на должность главного бухгалтера (реквизиты трудового договора, срочного контракта);
- ФИО полностью сотрудника, назначаемого на эту должность, сведения о нем, предусмотренные внутренними актами работодателя или уставными документами;
- сведения об установленном трудовым договором ежемесячном окладе;
- период испытательного срока, если он установлен контрактом;
- роспись руководителя с расшифровкой;
- дата, подпись и расшифровка подписи сотрудника, назначаемого на должность главного бухгалтера, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с приказом.
Особенности составления приказа о назначении главного бухгалтера, если он руководитель
Допустима ситуация, когда руководитель может быть одновременно и главным бухгалтером. Это довольно распространенная практика для небольших организаций. При этом должны соблюдаться условия, когда разрешено руководителю выступать и в роли главбуха:
- в штате компании не более 100 сотрудников;
- оборот средств организации не превышает 800 миллионов рублей в год;
- юридические лица вправе участвовать в капитале ООО, но их доля не должна быть более 49% от его общего объема.
В этом случае руководитель издает приказ, где указывает, что возлагает на себя обязанности главного бухгалтера и ссылается на отсутствие такой должности в штатном расписании организации. Дополнительно необходимо закрепить право первой подписи на документах, связанных с расчетными, кредитными и денежными обязательствами компании. Заверяется приказ подписью руководителя и ниже обязательна подпись в ознакомлении.
Такое распоряжение можно предъявить по месту требования: налоговую инспекцию, банки и т.д.