Как продлить командировку сотруднику образец

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить. Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит. В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Причины продления командировки

Основными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.

Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).

В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.

Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку. Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

• Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
• Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
• Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
• Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Шаг 1. Получить у работника согласие при необходимости

Нормативные акты в сфере труда определяют некоторые типы работников, какие допустимо направлять в поездки только получив от них согласие. Это же правило будет распространяться и на продление. Если работнику нужно увеличить срок командировки, и он входит в установленный перечень лиц, то продлевать поездку можно тоже только с согласия.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

• При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
• Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
• Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

• Личные данные работника;
• Первоначальная дата окончания поездки;
• Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
• Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 4. Выплатить суточные за новые дни

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы — ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

В связи с производственной необходимостью

Причиной такого продления становится невозможность сотрудника справиться с возложенными обязанностями в установленные сроки. Может возникнуть также, если в ходе командировки работодатель расширил перечень необходимой к выполнению работы.

В связи с болезнью

Если в период командировки сотрудник заболел и обратился в местное лечебное учреждение за получением медицинской помощи, командировку продлевают на срок болезни или меньше. По возвращению такой работник обязан представить в бухгалтерию листок нетрудоспособности, выданный лечебным учреждением, которое оказывало ему помощь.

В связи с задержкой рейса

Банальная задержка рейса к месту прохождения командировки или обратно, а также отсутствие билетов на транспорт становятся основаниями для продления срока. Если это произошло до отъезда, датой начала командировки будет считаться дата прибытия к месту ее прохождения.

Согласие работника на продление

Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.

Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.

Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:

• лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
• лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
• женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
• лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.

Нормативная база

Порядок продления служебной поездки должен быть обозначен в положении о командировках, принятом в фирме.

В этом документе указывается, что необходимость увеличения периода служебной поездки определяется директором организации по договоренности с администрацией принимающей стороны.

В остальном, служебные поездки в 2021 году регулируются следующими основными законодательными документами:

• статьями 24 и 166 ТК РФ;
• статьей 264 НК РФ;
• ПП РФ № 749;
• ст. ч. 1 КоАП.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

• питание;
• оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
• приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

• дни пребывания (в том числе, добавленные);
• выходные и нерабочие праздничные дни;
• период нахождения в пути;
• время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

• суточные за период с 27 июня по 12 июля;
• больничное пособие за период 4 – 6 июля;
• компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Как оформить?

Для увеличения срока должны оформляться обязательные документы.
Первое, что нужно сделать, это обеспечить документальное основание продления.

После этого работодатель издает приказ и переводит командировочные суммы за дни продления.

Не всегда работник может предоставить документальное основание на продление, так как причины разные.

Если, к примеру, работник не смог выполнить задачу, работодателю предоставляется служебная записка.

При увеличении срока по причине болезни, подтверждающим документом является листок нетрудоспособности.

Без согласия сотрудника

Когда продление командировки — инициатива работодателя, не обязательно согласие работника. Он обязан подчиниться воле руководителя.

Если у работника нет уважительных причин на отказ от продления, на него могут наложить штрафные санкции.

Это может быть выговор, в редких случаях даже увольнение.

Сотрудники, для которых увеличение срока командировки не может проводиться по инициативе работодателя:

• женщина с ребенком до 3 лет;
• родитель, воспитывающий ребенка до 5 лет один;
• законные представители детей-инвалидов;
• сотрудники, оказывающие уход за больным членом семейства.

Перечисленные сотрудники могут направляться в поездку с их согласия, поэтому, прежде чем продлить служебную поездку перечисленным сотрудникам, сначала требуется заручиться их согласием.

Для оформления рекомендуется порядок действий:

• Работник подает на имя руководителя служебную записку с просьбой продлить поездку. Здесь требуется обозначить четкую причину. Если продление поездки — инициатива работодателя, он направляет работнику соответствующее уведомление.
• Следующим этапом составляется приказ. Он направляется на ознакомление сотруднику.
• Совершается доплата за продленную командировку.

Образец служебной записки

Закон не устанавливает специальной формы служебной записки.
Однако так как она прикладывается к приказу, бланк носит официальный характер и содержит обязательные пункты:

• на чье имя пишется;
• от кого написан;
• название документа;
• текст содержит описание причин продления командировки, а также число дней, на которое требуется продлить поездку;
• должность, подпись и расшифровка;
• дата составления записки.

Ошибки, описки и опечатки не допускаются. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере. Обычно используют белый лист формата А-4.

На служебной записке обязательно должна быть виза руководителя об отсутствии возражений.

После согласования с руководством документ передается в отдел кадров для издания приказа.

Пример приказа

Специальной формы приказа о продлении командировки законом не предусмотрено. Однако документ должен соответствовать всем правилам делопроизводства. Он печатается на белом листе бумаге формата А-4.

Приказ должен содержать обязательные пункты:

• название компании;
• наименование документа;
• о чем документ;
• дата и номер издания;
• в связи с чем издан приказ;
• распоряжение о продлении командировки;
• распоряжение ответственному лицу об исполнении приказа;
• должность, Ф.И.О., расшифровка директора;
• виза, ознакомления с приказом сотрудника.

Если работник отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт об отказе.

оформления приказа о продлении командировки – ссылка.

Так выглядит образец:

Ошибки и описки не допускаются, они сделают документ недействительным.

Зачастую внутренние приказы оформляются на фирменном бланке компании, поэтому название компании не прописывается вручную.

После подписания приказа руководителем, копия передается в бухгалтерию. Оригинал (вместе со служебной запиской) хранится вместе со всей распорядительной документацией.

Особенности процедуры

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.

Она должна отвечать следующим условиям:

• выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
• быть ограниченной по сроку;
• не иметь разъездного характера;
• не допускать выполнения поручений во время пути.

Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).

ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.

По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.

Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.

Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:

Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.

Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.

В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.

К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.

Как продлить командировку сотруднику?

Утверждение дополнительных дней командировки в общих ситуациях включает в себя несколько этапов: создание соответствующего приказа и уведомление об этом командированного сотрудника. Однако есть ряд случаев, когда необходимо соблюдение еще одного этапа: оформить запрос работника на его согласие об увеличении длительности командировочного периода.

Этот момент необходимо учитывать, когда данный процесс касается следующих категорий:

• Сотрудницы, имеющие ребенка менее 3-х летнего возраста;
• Матери и отцы, воспитывающие детей самостоятельно. При этом возраст ребенка не должен превышать 5 лет;
• Опекуны малолетних детей до 5 лет, а также воспитывающие отпрысков с отсутствием матери ребенка;
• Сотрудники, чей ребенок является инвалидом;
• Рабочие, которые осуществляют уход за больным родственником на основании медицинского заключения.

Учитывая постановления ТК РФ о командировочном процессе, рабочие вышеперечисленных категорий могут быть направлены на работу вне основного места труда только с личного письменного согласия. Соответственно, продление срока командировки так же должно подкрепляться письменным соглашением сотрудника.

Приказ издается генеральным начальником предприятия, и им же визируется. Следующим этапом, данный норматив должен быть передан командируемому сотруднику для ознакомления, а так же визирования его.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении выезда пишется на имя руководителя. На основании такой инициативы сотрудника оформляется процедура увеличения срока выездной работы.

В преамбульной части документа указывается начальник предприятия, а так же сотрудник, находящийся в командировке. Далее идет ее основная часть. Здесь указывается причина продления выездного периода, факторы влияния на данную ситуацию, а так же окончательный срок завершения оставшегося объема выездной работы.

Похожее

Как гласит Трудовой кодекс РФ в соответствии со статьей 166, командировка — служебная поездка в…

Вопрос о продлении контракта, заключенного на ограниченное время, является достаточно актуальным не только для работника,…

Служебная поездка — одна из важных особенностей работы на предприятии при осуществлении трудовой деятельности сотрудников. В…

Командировка руководителя — всегда ответственное и важное задание. Служебная поездка предварительно продумывается. Какие условия должны…

Существуют различные ситуации, когда сотрудник выбывает или возвращается из служебной поездки в выходной день. Появляется вопрос,…

Отправляете сотрудника в командировку? Он может решить поехать на своем транспортном средстве. Директор вправе согласиться, ведь…

Можно ли это сделать без согласия работника?

Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

К таким категориям относятся относятся:

• Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
• Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
• Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
• Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
• Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.

Важно! Поскольку изначально данные сотрулники дают согласие на поездку определенной длительности, при продлении командировки на новый срок необходимо снова запрашивать у них дополнительное согласие. В случае отказа, производить увеличение срока поездки такому сотруднику администрация не имеет право.