Как оформить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторская и кредиторская задолженность, как часть активов и обязательств организации, подлежит обязательной инвентаризации, в соответствии со статьей 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом не секрет, что значимость инвентаризации часто недооценивают и проводят ее лишь «для галочки» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, чтобы формально не нарушить закон. Однако в случае с долгами дебиторов и кредиторов такой поход неприменим и, более того, не выгоден самой организации.

Главная причина, по которой инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заслуживает особого внимания, в том, что эта процедура позволяет выявить сомнительные и безнадежные долги. Результаты инвентаризации используются в управленческом учете, как информационная база для работы с дебиторской задолженностью, а также в бухгалтерском и налоговом учете для создания резерва по сомнительным долгам и списания дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию. Поэтому очень важно своевременно и качественно проводить инвентаризацию задолженности, а также правильно оформлять ее результаты.

Как это сделать – узнаете из этой статьи.

Сроки и цель проведения инвентаризации задолженности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, или инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами, что фактически одно и то же, должна обязательно проводиться в следующих случаях (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (например, главного бухгалтера);
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

! Обратите внимание: Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Таким образом, работа по инвентаризации задолженности может и, скорее всего, будет проводиться уже после 31 декабря, соответственно, и документы, оформляющие проведение инвентаризацию будут датированы более поздней датой. Однако в учете результаты инвентаризации, например, списание задолженности с истекшим сроком исковой давности или не подтвержденной документально, должны быть отражены той датой, по состоянию на которую проводится инвентаризация, то есть 31 декабря отчетного года (п.

4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Помимо обязательной инвентаризации, организация вправе выверять дебиторскую и кредиторскую задолженность в те сроки и с такой периодичностью, которые максимально отвечают потребностям учета, менеджмента и т.д. Например, если в организации предусмотрено поквартальное составление и предоставление бухгалтерской отчетности собственникам, то вполне логично проводить инвентаризацию задолженности на последнее число каждого отчетного периода. При этом порядок проведения инвентаризации (периодичность, сроки, количество инвентаризаций, конкретное виды расчетов, подлежащие проверке и т.д.) должен быть закреплен в учетной политике организации (п.

4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»).

Целью проведения как обязательной, так и добровольной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является:

• документальное подтверждение сумм задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета;
• оценка дебиторской и кредиторской задолженности с точки зрения вероятности ее погашения, то есть выявление сомнительной и безнадежной задолженности.

Таким образом, инвентаризация задолженности предполагает не только «техническую» работу по сверке учетных данных с первичными учетными документами, но и последующий анализ полученных результатов.

Что и как проверять

На первоначальном этапе необходимо определить «фронт работ», то есть те счета бухгалтерского учета, которые подлежат проверке. В случае обязательной инвентаризации задолженности проверяться должны дебетовые и кредитовые сальдо на всех счетах расчетов. Если же инвентаризация проводится по инициативе самой организации, то перечень счетов может быть сокращен.

Счет бухгалтерского учета

Кредиторская задолженность

Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:

• первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т.д.),
• приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т.д.),
• договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т.д.).

При проверке документальной обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности в процессе инвентаризации довольно часто возникает вопрос: обязательно ли составлять акты сверки расчетов с контрагентами? В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, «расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными». Это означает, что задолженность, отраженная в учете, должна быть подтверждена первичными документами, договорами, приказами, однако она необязательно должна совпадать с данными контрагента.

Таким образом, составление и согласование актов сверки расчетов не является обязательным при проведении инвентаризации задолженности. Исключение составляют расчеты с банками и бюджетом.

! Обратите внимание: Сверка расчетов с банками и бюджетом должна проводиться в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности. Об этом свидетельствует п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: «отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.

Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается».

Очевидно, что составлять акты сверки расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками имеет смысл, даже несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве. Во-первых, это поможет быстрее обнаружить ошибки в собственном учете, а во-вторых, это способ напомнить дебиторам об их задолженности. Кроме того, подписание дебитором акта сверки свидетельствует о признании им долга и продлевает течение срока исковой давности для взыскания задолженности, что, несомненно, в Ваших интересах.

При этом нужно помнить, что акт сверки не является первичным учетным документом, и никакие записи в учете не могут быть сделаны только на основании акта сверки (например, корректировка суммы задолженности).

Документальное оформление инвентаризации задолженности

С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе документов, оформляющих проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Принятые формы документов должны быть отражены в учетной политике организации и утверждены руководителем. Однако нет необходимости «изобретать велосипед», так как за основу можно взять формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

• Приказ о проведении инвентаризации (Форма ИНВ-22);
• Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами с приложением в виде справки (Форма ИНВ-17).

Поскольку инвентаризация задолженности проводится, в том числе, с целью выявления сомнительных и безнадежных долгов, в справку к акту инвентаризации расчетов целесообразно внести дополнительные сведения.

• период просрочки задолженности в днях;
• наличие обеспечения.

Примечание: в графе «За что числится задолженность» необходимо указать: связана задолженность с реализацией товаров, работ, услуг или нет, поскольку это является одним из условий отнесения задолженности к сомнительной.

• начало исчисления срока исковой давности (может не совпадать с датой возникновения задолженности, устанавливается по условиям договора);
• сведения о прерывании срока исковой давности (дата, основание);
• сведения об истечении срока исковой давности (с учетом прерываний);
• основания для признания задолженности нереальной ко взысканию.

Перечисленные выше сведения помогут Вам без проблем определить сумму сомнительной дебиторской задолженности для создания резерва по сомнительным долгам, а также сумму безнадежной задолженности для ее дальнейшего списания. Кроме того, результаты инвентаризации задолженности вполне могут пригодиться в управленческих целях. Поэтому лучше тщательно продумать порядок оформления результатов инвентаризации задолженности с учетом потребностей Вашей организации, а также дальнейших учетных операций.

Как Вы наверняка уже убедились, затраченное время и усилия на проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности окупятся с лихвой.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

3. Положение по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации», утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н

Федеральный закон и приказы Минфина РФ доступны на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

Годовая инвентаризация обязательств и «дебиторки»: проведение и учет

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств. В частности, инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, других обязательств.

Напомним, что срок проведения годовой инвентаризации в Республике Беларусь зависит от того, что инвентаризуется. Касательно обязательств организации и дебиторской задолженности, такой срок наступает не ранее 1 декабря. Это значит, что приступить к инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, а также других обязательств организации могут только с указанной даты, не ранее (абз.

6 п. 7 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180, абз. 3 п.

2 ст. 13 Закона о бухучете).

Порядок проведения инвентаризации расчетов, в т.ч. «дебиторки», и других обязательств состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Проверяем правильность и обоснованность сумм расчетов, которые числятся в бухучете (гл. 6 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180):

— авансовые отчеты и расходные кассовые ордера;

— соответствие выданных и возвращенных средств данным бухучета;

— целевое использование израсходованных сумм;

— наличие оправдательных документов;

— ведомости начисления зарплаты, лицевые счета и иные документы;

— протоколы собраний участников (учредителей);

Обратите внимание!
При инвентаризации расчетов с контрагентами проверяется их состояние, в частности, на счетах 60, 62, 76. Сверить взаиморасчеты с контрагентами по этим счетам лучше заранее (по состоянию на 1 ноября) и составить акт сверки расчетов (п. 63 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180). Отметим, что списание кредиторской задолженности по акту сверки расчетов, а также дебиторской задолженности не производится.

Форму акта сверки расчетов организация может разработать самостоятельно. Составленный документ подписывает руководитель. Обычно в нем предусмотрена и подпись главного бухгалтера для подтверждения указанных в акте сведений.

Для придания акту юридической силы в него вносятся сведения о договорах и первичных учетных документах, на основании которых возникла задолженность (разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 06.05.2009 N 02-43/1066).

При инвентаризации кредитов и займов проверяются расчеты с банками, заимодавцами. Например, для сверки расчетов с банками данные выписок банков по предоставленным кредитам сравниваются с данными счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». Для этого банк выдает организации выписки по состоянию на 1 января.

Организация подтверждает данные в них письменно (п. 29 Инструкции об организации ведения бухгалтерского учета в банках).

Чтобы сверить расчеты с бюджетом тоже нужна выписка. Только из данных учета налоговых органов об исчисленных и уплаченных суммах налогов, сборов (пошлин), пеней. Для ее получения организация обращается с письменным заявлением в налоговый орган по месту постановки на учет (подп. 1.18, приложение 18 к Постановлению МНС N 14).

С работниками и подотчетными лицами (инвентаризация сч. 71, 70. 73, 76) двухсторонние акты сверки не составляются.

Если при инвентаризации обязательств организации и «дебиторки» выявлены ошибки в бухучете, они исправляются в соответствии с гл. 4 НСБУ N 80. Оформляется бухгалтерская справка-расчет (п. 9 НСБУ N 80).

Исправление ошибок отражается путем доначисления или уменьшения обязательств, дебиторской задолженности (п. 10 — 12 НСБУ N 80).

Этап 2. Определяем состояние задолженности: текущая, просроченная, с истекшим сроком исковой давности, невозможная (нереальная) для взыскания.

Для этого нужно:

— установить дату и причины образования задолженности;

— проанализировать условия договоров о расчетах и т.п.;

— при необходимости проверить данные о нахождении контрагента в процессе ликвидации и запросить сведения из ЕГР.

Этап 3. Проверяем правильность и обоснованность прочих видов обязательств и резервов предстоящих расходов (абз. 6, 7 ч. 2 п. 2 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180, п. 75 Инструкции N 50).

Этап 4. Оформляем результаты инвентаризации.

По результатам проведенной инвентаризации оформляются акт инвентаризации расчетов формы 14-инв и справка к нему. В них отдельно расписывается информация по дебиторской задолженности и по кредиторской задолженности. Выявленная кредиторская задолженность, например с истекшим сроком исковой давности, списывается на основании принятого руководителем решения (ч.

2 п. 74 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180, п. 27 Инструкции N 102, п.

70, 71 Инструкции N 50). Списание отражается следующим образом:

Проводка	Содержание операций
Д-т 60, 62, 66, 67, 76 и др. — К-т 90-7, 91-1	Списана кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, возникшая в связи с осуществлением текущей, инвестиционной или финансовой деятельности

Списание безнадежной к получению дебиторской задолженности зависит от того, создавался по ней резерв по сомнительным долгам или нет (абз. 19 п. 13, абз. 14 п. 14, п. 43 Инструкции N 102, п. 85 Инструкции N 50):

Проводка	Содержание операций
Д-т 63 — К-т 62	Безнадежная дебиторская задолженность списана за счет резерва по сомнительным долгам
Д-т 90-10 — К-т 62	Списание остатка безнадежной дебиторской задолженности, если суммы созданного резерва не хватило
Д-т 90-10, 91-4 — К-т 62, 60, 76 и др.	Списание безнадежной дебиторской задолженности, если резерв по сомнительным долгам не создавался
Д-т 007	Списанная сумма учитывается за балансом в течение 5 лет со дня списания

Обратите внимание!
Результаты инвентаризации отражаются не позднее 31 декабря (п. 77 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств N 180).

Выявленные ошибки надо исправить в налоговом учете: пересчитать налоговую базу и подать декларации с внесенными изменениями и дополнениями.

Если по списываемой кредиторской задолженности истекли сроки исковой давности, при налогообложении прибыли ее нужно учитывать в составе внереализационных доходов (п. 2, подп. 3.9, подп. 3.11 ст. 174 НК).

Убытки от списания дебиторской задолженности учитываются в составе внереализационных расходов (подп. 3.22, 3.23 п. 3 ст. 175 НК).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Инвентаризация расчетов с расшифровкой задолженности

В документе Акт Инвентаризации расчетов доступен расширенный функционал по расшифровке дебиторской и кредиторской задолженности. Какие именно возможности реализованы в программе 1С и как ими воспользоваться, расскажем в статье.

Учет в 1С

В документе Акт инвентаризации расчетов ( Продажи — Акты инвентаризации расчетов либо Покупки — Акты инвентаризации расчетов ) с релиза 3.0.82 появились новые возможности:

• расширенный перечень счетов расчетов, включаемых в акт;
• детализация задолженности по срокам;
• печатная форма Справки к акту ИНВ-17;
• отчет с расшифровкой дебиторской и кредиторской задолженности по:
• срокам возникновения и погашения,
• строкам бухгалтерского баланса и видам задолженности.

• контрагентами;
• персоналом;
• бюджетом.

Список счетов расчетов

На вкладке Счета расчетов по умолчанию заполнен список всех счетов, которые могут включаться в акт.

Если по разным типам задолженности формируются разные акты, оставьте только нужные флажки.

Детализация задолженности по срокам

Если установить флажок Детализировать по срокам в шапке документа, на вкладках Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность появится колонка Срок задолженности , в которой указан срок задолженности с момента возникновения.

По кнопке Заполнить документ заполнится данными согласно учету. Вывод сроков задолженности в акте делает анализ задолженности более удобным, позволяет выявить просроченную задолженность.

По ссылке со сроком задолженности можно перейти в форму расшифровки задолженности по каждому контрагенту или виду расчета.

По каждому документу расчетов данные можно отредактировать вручную:

• при необходимости изменить Документ расчетов с контрагентом ;
• изменить Дату возникновения и Дату погашения — срок задолженности (графа Срок, дней ) пересчитается автоматически;
• перенести сумму задолженности из графы Подтверждено в графу Не подтверждено и В т.ч. истек срок давности .

Из формы расшифровки задолженности по контрагенту можно быстро перейти в оборотку. Установите курсор на строку с документом расчетов и нажмите кнопку Оборотно-сальдовая ведомость в шапке, чтобы сформировать ОСВ по указанному счету и контрагенту за период с даты документа расчетов по дату формирования акта.

По кнопке Записать и закрыть данные переносятся в акт с учетом ручных корректировок.

Печать справки к акту ИНВ-17

По кнопке Печать можно сформировать Справку к акту ИНВ-17 . PDF

При установленном флажке Детализировать по срокам в Справке выводится расшифровка задолженности:

• по счетам расчетов с контрагентами — с выводом первичных документов, по которым она возникла;
• по остальным счетам первичные документы при необходимости нужно заполнить вручную.

Справка не является обязательной (Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012), если ее применение не установлено учетной политикой. Но она может служить удобной расшифровкой источников возникновения задолженности.

Дополнительные отчеты

Из журнала документов Акты инвентаризации расчетов формируются дополнительные отчеты, предназначенные для расшифровки задолженности. Отчеты формируются независимо от того, проводилась ли инвентаризация отчетов, но, в том числе, могут служить для контроля проведения инвентаризации и сравнения ее результатов с данными бухгалтерского учета.

Для получения отчетов нажмите кнопку Расшифровка задолженности в шапке.

Расшифровка формируется с Детализацией :

• По срокам возникновения — задолженность отражается в расшифровке с разбивкой по периодам существования задолженности.
• По срокам погашения — задолженность отражается в расшифровке с разбивкой по периодам просрочки погашения задолженности. Размер периодов можно задавать в настройках отчета.
• Без детализации — задолженность не разбивается по срокам.

Показатели Общая задолженность , Дата возникновения , Дата погашения заполняются по данным:

• Актов инвентаризации расчетов , у которых установлен флажок Детализировать по срокам ;
• бухгалтерского учета — при отсутствии актов либо флажка Детализировать по срокам.

По кнопке Показать настройки можно задать настройки вывода данных в расшифровку.

На вкладке Показатели :

Выводить данные по :

• Видам задолженности — отражается вся дебиторская кредиторская задолженность; PDF
• Строкам баланса — выводится только задолженность, которая отражается по строкам баланса 1230 «Дебиторская задолженность» и 1520 «Кредиторская задолженность»; PDF

При детализации По срокам возникновения и По срокам погашения на вкладке Настройка интервалов можно изменить интервалы:

А также задать другие интервалы в графе Окончание интервала, в днях .

Отчет сформируется по интервалам, заданным в настройках.

По кнопке Сохранить расшифровку можно сохранить в нужном формате.

Советуем ознакомиться:

1. Свидетельство о рождении ребенка вне брака
2. Что делать если банк обанкротился а у меня там кредит
3. Компрессионный перелом позвоночника сколько лежать
4. Выдача справок в психоневрологическом диспансере