Где можно ставить факсимиле а где нет

Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.

В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.

Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.

К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.

Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.

На каких документах можно ставить факсимиле

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

Факсимиле на первичных документах

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Факсимиле на доверенности

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

Факсимиле и счет на оплату

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Факсимиле и счета-фактуры

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Факсимиле: как регламентировать использование

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

В каком документе закрепить порядок использования факсимиле

Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.

Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .

Что предусмотреть в ЛНПА

Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.

Как организовать учет факсимиле

По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Пример формулировки:
«Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме:

Ведет учет факсимиле подписей должностных лиц секретарь ____________ (фамилия, инициалы)».

Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии .

Где хранится факсимиле

Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.

Примеры формулировок:

«Местом хранения факсимиле директора ООО «Заря» определить сейф в кабинете главного бухгалтера».

«Факсимиле директора ООО «Заря» хранится в запираемом шкафу в канцелярии организации».

Кто обеспечивает сохранность факсимиле

Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.

Пример формулировки:

«Назначить лицом, ответственным за сохранность факсимиле директора главного бухгалтера ___________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия главного бухгалтера (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.п.) обеспечение сохранности факсимиле возлагается на бухгалтера __________ (фамилия, инициалы)».

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за сохранность факсимиле директора, обязано не допускать:
— хранения факсимиле в неустановленном месте (на столе, в незапертом ящике стола и т.п.);
— доступа других работников к месту хранения факсимиле;
— передачи ключей от места хранения другим сотрудникам».

Кто вправе проставлять факсимиле

Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования.

Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.

Примеры формулировок:

«Предоставить право проставлять на документах факсимиле подписи директора ООО «Заря» бухгалтеру __________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия бухгалтера __________ (фамилия, инициалы) в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, командировкой и т.п. право проставлять факсимиле подписи директора предоставляется секретарю __________ (фамилия, инициалы)».

«Проставлять на документах факсимиле подписи руководителя вправе главный бухгалтер __________ (фамилия, инициалы). В случае временного отсутствия главного бухгалтера на работе проставлять факсимиле подписи вправе непосредственно руководитель».

На каких документах разрешено проставлять факсимиле

При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон .

Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении .

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Примеры формулировок:

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;
— поздравительных открытках и письмах;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах.

Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено».

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— поздравительных открытках и письмах.

Проставление факсимиле подписи заместителя директора допускается:
— на договорах поставки на сумму не более 20 000 бел. руб., дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах».

Как действовать в случае утраты факсимиле

По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за хранение факсимиле, обязано немедленно сообщить директору (при его отсутствии — заместителю директора) об утрате факсимиле. Директор (заместитель директора) принимает решение об обращении в правоохранительные органы и/или проведении внутреннего расследования. Для проведения внутреннего расследования может быть создана комиссия».

Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.

Судебная практика

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

Постановление судебной коллегии по экономическим делам
Верховного Суда Республики Беларусь от 23.08.2016
(дело N 195-13/2015М/660А/914К)

Как уничтожается факсимиле

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.

Пример формулировки:

«Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директором организации.

В акте на уничтожение факсимиле должно быть указано:
— наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;
— оттиск уничтожаемого факсимиле;
— основание уничтожения;
— способ, время и место уничтожения».

Дополнительно организация вправе урегулировать в ЛНПА и другие вопросы, например:
— установить порядок изготовления факсимиле;
— определить список должностных лиц, факсимиле подписи которых могут быть использованы на документах.

Как использовать факсимильную подпись

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

• на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
• на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
• на трудовых книжках, договорах, приказах;
• в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.