Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.
Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.
Совет: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.
Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.
Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.
Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.
В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.
Курс валюты
Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту.
Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г.
№ 136-И.
Бухучет
При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на командировочные расходы;
Дебет 50 Кредит 71
– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.
Авансовый отчет
Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.
Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Если сотрудник не может представить справку о покупке валюты, в целях налогообложения учитывайте фактически понесенные сотрудником командировочные расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета.
И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст.
272 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы. В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п.
26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г.
№ 3210-У).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на покупку валюты для загранкомандировки. Сотрудник приобретает валюту в банке. Организация применяет общую систему налогообложения
ООО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку.
Срок командировки – с 26 по 31 января текущего года. Приказом о направлении в командировку установлено, что аванс сотруднику выплачивается в рублях. При снижении официального курса валюты окончательные расчеты проводятся по коммерческому курсу, действующему на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.
26 января для оплаты командировочных расходов сотруднику выдан аванс – 24 290 руб. Кондратьев самостоятельно купил в банке 700 евро.
Курс коммерческого банка (условный) на дату покупки (26 января) – 34,7 руб./EUR (подтверждено документом банка).
Сумма документально подтвержденных расходов Кондратьева за время командировки составила 640 евро. По возвращении сотрудник продал неизрасходованную часть валюты – 60 евро (700 EUR – 640 EUR).
Курс коммерческого банка (условный) на дату продажи – 33,8 руб./EUR (подтверждено документом банка).
В итоге Кондратьев получил на руки 2028 руб. (60 EUR × 33,8 руб./EUR).
В авансовом отчете Кондратьев указал:
– сумму документально подтвержденных расходов на служебную поездку – 22 208 руб. (640 EUR × 34,7 руб./EUR);
– расходы, возникшие из-за обратной конвертации валюты в рубли, – 54 руб. (60 EUR × (34,7 руб./EUR – 33,8 руб./EUR)).
31 января текущего года руководитель организации утвердил авансовый отчет сотрудника. Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.
Дебет 71 Кредит 50
– 24 290 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.
Дебет 26 Кредит 71
– 22 262 руб. (22 208 руб. + 54 руб.) – учтены командировочные расходы;
Дебет 50 Кредит 71
– 2028 руб. – возвращен в кассу остаток неизрасходованных денег.
Возможность учесть при налогообложении прибыли расходы, связанные с обратной конвертацией валюты, законодательством не предусмотрена. Поэтому при расчете налога на прибыль бухгалтер учел документально подтвержденные командировочные расходы в сумме 22 208 руб.
Сумма расходов, признанных в бухучете (22 262 руб.), больше суммы расходов, признанных в налоговом учете (22 208 руб.). Поэтому в бухучете отражается постоянное налоговое обязательство:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 11 руб. (54 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.
Способы оплаты командировочных расходов и их отражение в авансовом отчете
1. Сотруднику выдан аванс на иностранную командировку наличными в рублях:
Сотрудник должен предоставить в бухгалтерию справку об обмене рублей на иностранную валюту, она будет подтверждать курс конвертации.
Авансовый отчет
Сотруднику выдан аванс на командировку в сумме 70 000 руб. Он обменял данную рублевую сумму на евро. Банк выдал ему справку, в которой указано, что обменный курс был 1 евро=70 руб.
Соответственно получилось 1000 евро. Сотрудник должен будет отчитаться в бухгалтерию документами по произведенным затратам на 1000 евро. Если сотрудник не предоставит справку об обмене рублей на евро, получается, что ему выдали 70 000 руб и он должен отчитаться за 70 000 руб.
т.е. он предоставит 2 чека на сумму 700 евро и 300 евро, эти суммы бухгалтер переведет в рубли по курсу на дату отчета. Если курс ЦБ РФ был 60 руб, то (700+300)*60= 60 000 руб.
Соответственно сотрудник будет «должен» компании еще 10 000 руб. Если же курс на дату отчета стал 80 руб. за 1 евро, то (700+300)*80= 80 000 руб — в данном случае компания должна будет доплатить сотруднику 10 000руб.
2. Сотруднику выдан аванс в рублях на иностранную командировку. Аванс перевели ему на его личную банковскую карту.
Сотрудник может оплачивать расходы своей картой или снять с нее наличность.
Если сотрудник предоставит банковские выписки по карте, то бухгалтер учтет его расходы по тем курсам, по которым банк производил расчеты (это должно быть прописано в положении о командировках).
Если сотрудник не предоставит выписки, то расходы будут учтены по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Авансовый отчет
Также возможны ситуации, которые были описаны выше, когда из-за различных курсов сотрудник либо остается должен компании либо получит лишние деньги.
3. В случае, если расходы оплачиваются после возвращения сотрудника из поездки, действуют те же правила: расходы в иностранной валюте оплачиваются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, а если есть документы, которые могут подтвердить использование другого курса (справки из пунктов обмена валюты, выписки и пр.), то бухгалтерия возместит затраты по предоставленному курсу.
Авансовка
4. Если сотрудник оплачивал расходы корпоративной банковской картой компании, то он предоставляет в бухгалтерию документы о расходах вместе с чеками и квитанциями банкоматов (если он снимал наличность), соответственно расходы ему не возмещаются, т.к. они уже оплачены.
Корпоративные карты упрощают работу бухгалтерии. Если сотрудник часто несет расходы (например, директор компании часто посещает рестораны для встреч с клиентами), бухгалтеру не нужно постоянно отправлять деньги ему на личную карту. Нужно только перевести необходимую сумму на корпоративный карточный счет и сотрудник сам будет снимать с него столько, сколько ему нужно для работы.