Акт замера протяженности маршрута – это официальная бумага, составляемая предприятием и отражающая фактический километраж, который должно пройти транспортное средство от начальной точки до конечной. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.
Сфера применения
Сфера применения акта замера протяженности маршрута довольно обширна. Документ является частью обязательного набора официальных бумаг, необходимого для запуска нового маршрута общественного транспорта. То же самое можно сказать и относительно школьных автобусов.
Также и частные организации, не связанные с перевозкой граждан, могут использовать акт замера протяженности маршрута для достижения своих интересов. Речь может идти о начислении заработной платы сотрудникам, определении конкретное расхода ГСМ на обозначенный маршрут и так далее.
Процедура
Процедура замера является строго коллективной. Руководитель организации своим распоряжением формирует специальную комиссию, задачей которой станет оценить протяженность маршрута. Кадровый состав подбирает лично директор из своих подчинённых, ориентируясь на их опыт работы и уровень квалификации.
Всего в комиссию должно войти как минимум два человека, однако на практике задействуют от трёх до четырёх. Должности работников на предприятии не имеют никакого практического значения для наделения акта юридической силой, тем не менее следует назначить лиц, так или иначе задействованных на работах с транспортом. Это может быть водитель, логист и так далее.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной директором комиссии. Он выбирается из ряда своих коллег путём голосования. Как правило, этот пост занимает наиболее опытный сотрудник, который однозначно умеет обращаться с официальными бумагами.
Необходимо учесть, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы. Если фактическая протяженность маршрута будет отличаться от заявленной в акте, ответственности перед начальником избежать не выйдет.
Что отразить в акте
Сложившаяся практика с оглядкой на существующие формы документов схожего характера выработала определённый перечень моментов, которые должны быть обозначены в акте замера протяженности маршрута. За основу берётся Приказ Минтранса РФ от 14.08.2003 N 178. Речь идёт об указании следующих положений:
- обозначение начальной и конечной точки маршрута;
- количество остановок;
- расстояние между остановками и расстояние от начальной точки;
- расстояние от места стоянки ТС до начальной и до конечной точки;
- общая протяженность маршрута.
Члены комиссии вольны указывать и другие положения в настоящем документе. Например, время, которое затрачивает ТС на прохождение маршрута с учётом всех остановок при движении с определённой скоростью. Эти моменты отданы на откуп администрации предприятия.
Форма документа
На сегодняшний день любая официальная бумага, предназначенная для внутреннего документооборота организации, может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Акт замера протяженности маршрута не является исключением из общего правила. Предприятие вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике в целях бухгалтерского учёта и использовать на постоянной основе.
Отметим, что свободная форма документа в свою очередь также предусматривает соблюдение определённых требований, а именно:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов;
- подписи членов комиссии должны быть расшифрованы;
- отсутствие опечаток и помарок;
- соблюдение чёткой структуры (шапка, предмет, автографы ответственных лиц).
Для составления акта рекомендуется использовать чистый лист бумаги формата А4 или фирменный бланк компании. Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на особенности документооборота в фирме.
Учтём, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги при условии подписания всеми членами комиссии.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
По своей структуре документ можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о составе комиссии, замеры и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начинаем с обозначения реквизитов. В шапке акта сделаем отметку о том, что используемая форма утверждена в учётной политике в целях бухучёта (дата закрепления, ФИО директора). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления, прописываем полное наименование организации.
Ниже по документу со ссылкой на приказ директора (дата, номер) обозначаем кадровый состав комиссии. Для каждого члена потребуется указать его ФИО и должность согласно штатному расписанию фирмы.
Следующим шагом члены комиссии оставляют сведения, полученные в ходе проведения замеров. Здесь же прописывается используемый автомобиль (марка) и его государственный регистрационный номер, указывается ФИО водителя. За основу берутся показатели прибора учёта, установленного на автомобиле.
Этот блок обычно выполняется в виде информационной таблицы.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить все без исключения члены комиссии, придав ему тем самым юридическую силу. Подписанная официальная бумага отправляется на хранение.
Документ сможет выступить основанием для последующих решений руководителя. Речь может идти о введении нового маршрута или установления нормативов по расходу ГСМ.