Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

• изменяются форма или условия трудового найма;
• пересматриваются условия оплаты;
• осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
• регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
• вносятся изменения в персональные данные;
• оформляется временный перевод или временное замещение;
• сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

• заключаются письменно;
• составляются в 2 экземплярах;
• описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

Журнал имеет юридическую силу и защищает работодателя и работника от неправомерного одностороннего изменения соглашений, если соблюдаются правила оформления и полнота внесения данных.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каком виде вести — электронном или бумажном

Решение о совместном или раздельном ведении учета принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формуляры используются одновременно в двух форматах:

• электронном;
• бумажном.

Формы регистров для учета (и при совместной, и при раздельной фиксации сведений о ТД и допсоглашениях к ним) не регламентируются специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документа.

Это позволяет учесть специфику организации, выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный регистр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения споров. В специализированных магазинах можно купить журнал регистрации трудовых договоров, но чаще они создаются в электронном виде и перед практическим использованием для учета распечатываются и сшиваются.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные документы должны быть в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и правила заполнения

Учетные регистры и совместного способа ведения, и раздельного имеют практически одинаковый титульный лист, кроме названия. На титульном листе содержатся:

• название организации;
• название учетного регистра;
• интервал ведения — начало и окончание;
• Ф.И.О. и должность ответственных за ведение.

Если выбран вариант совместного учета, образец журнала регистрации служебных контрактов (с разделом для дополнительных соглашений) выглядит следующим образом.

Напоминаем основные правила оформления и ведения регистра учета допсоглашений:

• все записи для учета нумеруются;
• указываются номера изменяемого ТД, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
• фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
• графа при раздельном учете отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
• вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных договоров.

При раздельном учете графы формуляра изменяются:

Сколько хранят регистр

Срок хранения ТД и допсоглашений к ним составляет:

• 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
• 75 лет — до 01.01.2003.

Журналы учета хранятся столько же: Порядок регулируется ст. 435, 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Пример оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок. Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

• какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
• какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
• какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов.

Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно.

Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).

Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям.

Как оформить?

Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).

Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.

Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя.

Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам. Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.

На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:

• номере регистрации трудового договора;
• дате заключения и дате создания самого трудового договора;
• ФИО работника, его должности;
• структурном подразделении, где работник трудоустроен;
• сроке действия соглашения;
• характере осуществляемой деятельности;
• наличии дополнительных соглашений.

Отдельно оставляется графа для примечаний.

В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.

Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

Образец заполнения

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию. В связи с этим применяется

При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет. Оно позволяет вернуть часть потраченных

Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам. При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.

Какие графы должны быть включены в журнал регистрации

порядковый № и № трудового договора;

дата, когда сотрудник был принят на работу;

информация о сотруднике: его ФИО;

наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник;

условие о сроке договора. Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, то в журнале регистрации должна быть указана дата, когда договор будет прекращен;

дата окончания договора;

дополнительная графа для примечаний.

Кроме того рекомендуется предусмотреть специальный раздел, где можно указать сведения об ответственном за ведение журнала регистрации сотруднике.

Обратите внимание! Чтобы закрепить за сотрудником факт несения материальной ответственности, необходимо заключить отдельный документ. Для надлежащего ведения учета таких документов нужна специальная форма.

Совет от экспертов! Помимо журнала регистрации трудовых договоров рекомендуется вести еще одну регистрационную форму, в которой в отдельном порядке будут регистрироваться договоры о материальной должностной ответственности.

Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?

Как уже было сказано, вопрос о ведении журнала регистрации остается на усмотрение работодателя. Вместе с этим, если в компании такой журнал предусмотрен, то чаще всего его ведет кадровик. Иногда эти обязанности могут возлагать на бухгалтеров.

Далее предлагаем разобрать, как правильно заполнить журнал учета.

Первый шаг: сначала следует прошить журнал учета. В первую очередь на этапе подготовки прошейте все страницы и сделайте заверительную надпись. Для этого используйте прочную нить, которую следует пропустить в имеющиеся отверстия начиная сзади, а затем вверх, а после назад в среднее отверстие.

Концы нити, выведенные назад, связываются узлом, обхватывая проходящую от верхнего до нижнего отверстия часть нити.

Вам также будет интересно:

Второй шаг: прошитый журнал регистрации надо подписать на оборотной стороне. Оставшиеся концы нити приклеиваются к последней странице с помощью бумажной полоски квадратной формы. На эту полоску нанесите следующую надпись: «В журнале прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 листа».

Эта надпись должна быть заверена уполномоченным сотрудником или руководителем (указана должность, ФИО, дата и подпись ответственного). На бумажную полоску проставляется печать. Важно, чтобы одна часть оттиска располагалась на полоске, а другая захватывала лист журнала регистрации.

Третий шаг: внесите записи в порядке хронологии. После этого журнал учета готов к работе. При внесении записей по регистрации договоров важно соблюдать хронологическую последовательность.

Сколько нужно хранить журнал регистрации?

В процессе своей деятельности каждая компания ведет множество журналов регистрации и учета. Все они в целом используются для того, чтобы учитывать и структурировать:

• документы (личные дела, трудовые договоры и тому подобное);
• события (проведение проверок теми или иными ведомствами);
• факты (выдача справок, ознакомление сотрудников с локальными актами компании).

С помощью журналов регистрации гораздо проще отыскать необходимую информацию, проанализировать факты и прочее. К примеру, в журнале регистрации можно найти сведения о дате последней проверки ГИТ.