Маршрутный лист — это специальный первичный документ, подтверждающий расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы.
Кто использует
Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:
- водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт;
- курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний);
- специалисты, которые по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы;
- сотрудники, совершающие служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.
Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.
Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.
Чтобы установить работнику разъездной характер работы, нужно оформить обязательный документы. Для этого используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс.
Какой бланк использовать
Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.
Примерный бланк МЛ:
Как составить собственный бланк
Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа.
- Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
- Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
- Период действия. МЛ выписывается сроком на один день либо на неделю или месяц.
- Ф.И.О. сотрудника, который получил документ, его должность и структурное подразделение.
Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:
- Место назначения, то есть куда отправляется работник.
- Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например, доставка отчета.
- Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), которую посетил работник.
- Вид транспорта, использовавшийся в качества средства передвижения, например, автобус, такси или личное авто.
Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.
В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.
Особенности оформления
Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись.
Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.
Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.
Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.
Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.
Пример, как выглядит маршрутный лист:
Исключительные моменты
Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).
Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.
Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Назначение листа
Маршрутный лист оформляется на работников, чья деятельность связана с передвижением вне самого предприятия. В эту категорию работников входят:
- водители;
- курьеры;
- менеджеры по закупкам и продажам;
- рекламные агенты;
- юристы, участвующие в судебных заседаниях;
- иные категории работников в зависимости от их должностных функций.
Назначением маршрутного листа является учет расходов предприятия по обеспечению передвижения работников из вышеприведенного списка. Под расходами понимаются затраты на горюче-смазочные материалы, затраты на общественный транспорт или такси, затраты в связи с использованием собственного автомобиля работником и т.д.
Помимо функции учета расходов для их подтверждения в налоговых органах, маршрутные листы имеют также некоторые контрольные функции. Так, при проведении проверок расходов руководители могут установить разницу между расходами и реальным передвижением либо разработать менее затратные способы перемещения.
Кроме того, по результатам данных, имеющихся в маршрутных листах, предприятие возмещает работникам понесенные ими затраты на передвижение в производственных целях.
Форма документа
Хранение
В соответствии с Приказом № 236 Росархива от 20.12.2019 года, срок хранения маршрутных листов в архиве или канцелярии предприятия составляет, как минимум, пять лет.
Если же маршрутные листы включают в себя сведения о работе в тяжелых, вредных или опасных условиях, то срок хранения документов составит 75 лет.
Маршрутный лист: образец, правила и инструкция по заполнению
Маршрутный лист оформляется в том случае, когда служащий в предприятии обязан доказать затраты своего транспорта, осуществленные при выполнении порученных заданий. Потом согласно представленного документа служащему возвращаются потраченные деньги, кроме этого сданный отчет сотрудники бухгалтерии используют для налоговой отчетности.
Цели составления маршрутных листов
Маршрутные листки, за исключением отчета по издержкам, могут пригодиться руководству учреждения в изучении передвижений командированных для определения оптимальных путей сообщений, благодаря чему можно будет кардинально уменьшить издержки учреждения на передвижение работников по населенному пункту.
Оформление такого листка требуется шоферам, курьерам, работникам торговли, бухгалтерским и юридическим работникам, специалистам по продажам и т.п. Этот пласт тружеников чаще всего выезжает по производственным делам.
Кроме этого, маршрутные листки выдаются служащим, отъезжающим в производственные командировки на собственном автотранспорте. Маршрутные документы торговых работников имеют свои особенности. У них имеются 2 главные задачи оформления маршрутных листков:
- Первая: – расширение сетей сбыта. Здесь в маршрутном бланке отображается список торговых прилавков, которые надо объехать согласно запланированных задач по расширению клиентуры. Цель торгаша – проехаться по возможным торговым прилавкам, отобразить их расположение, записать контактные сведения, отметить категорию магазина.
- Вторая: – отработка задания по продажам или отгрузкам. Здесь маршруты составляются силами торговых сотрудников на базе сведений, собранных в первом варианте, при наработке клиентских точек. Маршрутный документ в этом варианте требуется для осуществления распределения логистики и передачи в отделение доставки товара. Благодаря маршрутному документу выдаются накладные и прочие свидетельства, необходимые для торговых операций. Если же транспортировка товара выполняется торговыми сотрудниками, то для них маршрутный листок является отчетным бланком по времени доставки товара, расходу горючего, затратам времени на разъезды.
Маршрутный бланк отображает сведения о последовательности передвижений по торговым прилавкам за день, с отметкой:
- Точного адреса.
- Номера телефона.
- Сведения о лицах контрагента.
- Время объезда торговых прилавков.
- Номера документов, по выдаче товара.
Порядок оформления
Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.
Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:
- Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
- Отчет служащего о выполненных затратах.
- Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.
Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег. Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.
Форма отчетности по затратам
Как правильно заполнить маршрутный лист?
Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде. При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.
Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.
Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего. Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.