Срок отчета по командировке 2022

Командировочные расходы — это ряд компенсационных выплат, гарантированных государством, которые должен выплатить работодатель командированному сотруднику. С 2020 года траты на служебные поездки нужно считать по-новому. Рассказываем, как изменились размер, нормы и состав расходов на командировку.

Многочисленные изменения командировочных в 2020 году коснулись практически всех сфер экономической деятельности учреждения бюджетной сферы. Какие изменения коснулись порядка направления работников в служебные поездки, и что осталось неизменным?

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Суточные по России

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Поездка за рубеж

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.

Однодневный выезд

Законодатели не утвердили минимальную продолжительность поездки, которую можно считать командировкой. Это может быть и один день, и неделя, и месяц, и год. Длительные поездки оплачиваются в стандартном режиме. А как оплатить однодневный выезд?

Платить или не платить суточные при однодневной командировке — решает работодатель. Например, в бюджетной сфере принято не оплачивать суточные (п. 11 Постановления Правительства № 749). Но ограничения действуют только в отношении федеральных бюджетников. Муниципальные учреждения утверждают собственные нормативы.

Заграничные однодневные выезды положено оплачивать в 50 % размере от нормы суточных при поездке за границу.

Порядок выплаты

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.

Выдать новый аванс на командировку можно, даже если сотрудник еще не отчитался по старым подотчетным долгам. Например, когда работник направляется из одной поездки в другую по производственной необходимости.

Порядок передачи денежных средств специалисту должен быть закреплен локальным нормативным актом. Допустимо перечислить деньги на банковскую карту или сберегательный счет работника. Выдать денежные средства можно наличными из кассы учреждения. Также для расчетов можно использовать корпоративную карту или казначейскую карту для бюджетников.

Бухгалтерский учет

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Выплачен аванс на затраты по командированию

0 208 12 560 — суточные

0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)

0 201 11 610 — с расчетного счета

0 201 34 610 — из кассы

1. Приказ на командирование работника.
2. Приказ на выплату аванса.
3. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения.
4. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.

Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных

Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем.

Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:

• билеты;
• квитанции по оплате гостиницы;
• договоры, накладные, чеки.

Иная подтверждающая документация.

Отражены иные затраты на командировку

Если оплата транспортных издержек проводится через стороннюю организацию (например, заключается договор между работодателем и перевозчиком), то деньги перечисляются в пользу компании-перевозчика. В таком случае используется проводка Дт 0 302 22 830 Кт 0 201 11 610 — отражена оплата услуг перевозчика. При этом счет 0 208 00 000 для отражения выдачи денег подотчет не используется.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Командировки в 2022 году: шпаргалка для бухгалтера

Содержание

• Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку
• Шаг 2. Оформить приказ о командировке
• Шаг 3. Оплатите командировку
• Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
• Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника
• Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе

Отправляя сотрудника в командировку в 2022 году, важно правильно заполнить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.

Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку

Нельзя отправлять в командировку:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. д., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление их в командировку с их письменного согласия и при условии, что их медицинские рекомендации не запрещают этого ( ст. 259 ТК РФ ):

• женщины с детьми до 3 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи на основании медицинского заключения;
• матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), опекуны детей этого возраста;
• родитель с ребенком до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим ребенком 14 лет.

Эти работники должны быть проинформированы в письменной форме о своем праве на отказ от командировки.

Отдельно выделим работников-инвалидов. Также разрешается направлять их в командировки только с их письменного согласия и до тех пор, пока они не запрещают это по состоянию здоровья. Это установлено частью 2 статьи 167 ТК РФ (эта часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ ).

Шаг 2. Оформить приказ о командировке

Чтобы отправить сотрудника в командировку, издайте приказ. В приказе должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество работника;
• ваша профессия (должность);
• структурное подразделение;
• причина, время и место поездки.

Вы можете оформить приказ в утвержденной форме или оформить его в самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

Шаг 3. Оплатите командировку

Командировочные расходы в 2022 году:

• для командировок по России — 700 руб в сутки,
• для командировок за границу — 2500 руб в сутки.

Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).

Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:

• стоимость аренды жилья;
• командировочные расходы в командировку и обратно;
• иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.

Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.

Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени

Отметить день выезда в командировку в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06». Количество отработанных часов не требуется.

Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника

Отчет о поездке содержит:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие командировочные расходы;
• документы, подтверждающие прочие расходы.

Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе

На основании подтверждающих документов, полученных от работника после его возвращения из командировки, работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с командировкой. То есть, если работник обоснованно израсходовал деньги в сумме, превышающей сумму, полученную по отчету, то ему возмещается сумма перерасхода. Подчиненный обязан вернуть неизрасходованные суммы на счет работодателя.

Командировка сотрудника: как оформить

Командировка работника – это поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку в 2022 году возможно, если работодатель выполнил четыре основных условия:

• проверил, относится ли сотрудник к льготникам, которых отправлять в командировку нельзя;
• при необходимости получил на нее от работника согласие;
• издал приказ на командировку, отразив в нем распоряжение о выплате аванса и суточных (при необходимости);
• провел последующий учет фактически понесенных сотрудником расходов.

Оформлять командировочное удостоверение (направление работников в служебную командировку), служебное задание и отчет – необязательно (ПП РФ от 29.12.2014 №1595 ). Однако, признает ли документы, подтверждающие командировку, и расходы по ним налоговая инспекция, зависит от того, насколько правильно и обоснованно они оформлены. Поэтому закрепите все необходимые по вашему усмотрению процедуры и документы для командировки в локальном акте компании, колдоговоре (ст.

8 , 22 , 168 ТК РФ).

Командировка: 2022 – какие документы обязательно оформить, и какие действия для этого совершить, рассмотрим в статье.

Совет

Установите алгоритм оформления командировки в локальном акте. При этом можно использовать необязательные формы Госкомстата России №1 (Т-9, Т-9а (приказы), Т-10 (командировочное удостоверение – бланк), Т-10а (служебное задание и отчет о его выполнении), Т-12 и Т-13 (табель). Кроме того, вы вправе утвердить собственные формы с другими названиями, содержанием и обозначениями (Закон №402-ФЗ ).

В чем отличия командировки от разъездной работы, а также – в каких случаях и как ее оформить, вы узнаете здесь .

СПРАВКА

Основные характеристики служебной командировки

(Письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ):

• применима для работников по трудовому договору (не по договору ГПХ);
• не является служебной поездкой сотрудников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;
• разовая (временная);
• ограничена сроком, при этом предельно возможный ее срок законом не определен;
• выполняется по поручению работодателя с целью и задачей, которую он поставил (в приказе, реже и по решению компании – в заявке, в служебном задании, в командировочном удостоверении и др.);
• производится по требованиям Положения, утвержденного ПП РФ от 13.10.2008 № 749 – далее Положение;
• есть категории сотрудников, которых направлять в командировки ни при каких условиях нельзя, а также работники, которых отправляют только с их согласия (ст. 167 , 203 , 259 ТК РФ);
• у сотрудников есть постоянное место работы вне периодов командировок;
• на время командировки за сотрудниками сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 167 ТК РФ);
• порядок направления в командировки и предоставления отчетности указывают в локальном акте, колдоговоре (например, в специальном положении (ст. 168 ТК РФ). Возможность командировок может быть отмечена в трудовом договоре;
• командировочные расходы работникам компенсируют при наличии подтверждающих документов (ст. 167 ТК РФ);
• работа в выходной и праздничный день в командировке оплачивается по общим требованиям закона для такого труда (п. 5 Положения);
• в случае болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности, командированному полагается пособие по временной нетрудоспособности, компенсация командировочных расходов и оплата суточных (п. 25 Положения);
• указанные гарантии распространяются в том числе и на совместителей в командировках.

Скачайте образцы документов для работы:

Пакет документов по служебным командировкам

Гарантии при направлении в командировку

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, убедитесь, что на него не распространяются два основных запрета о командировке:

Обратите внимание! Сотрудников, которым командировка запрещена по закону, нельзя в нее направить даже при их согласии. В противном случае работодателю грозит ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Также убедитесь, что у работника нет ограничений для направления в служебные командировки:

• медицинского характера, в том числе по ИПРА (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• из-за наличия ученического договора (когда командировка не связана с ученичеством, ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• в связи с особым статусом: в частности, запрещена для зарегистрированного кандидата (ч. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2022 № 67-ФЗ).

Какими способами составить уведомление о направлении в командировку с правом на отказ от нее, вам подскажут наши опытные консультанты .

Обратите внимание, что некоторых сотрудников можно отправлять в командировки только с их согласия и при уведомлении о праве на отказ. Их перечень к 2022 году был расширен. Теперь среди них (ст. 259 ТК РФ):

• сотрудницы с детьми до трех лет;
• одинокие родители (опекуны), воспитывающие ребенка младше 14 лет;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения;
• сотрудник, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, если второй его родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
• инвалиды, когда командировка не запрещена им по медицинскому заключению (ст. 167 ТК РФ).

Оперативно и подробно о всех изменения в трудовом законодательстве вы узнаете благодаря нашему сервису .

Важно! Командировка в выходной день несет риски для работодателя. Особенно если в выходные дни сотрудник будет трудиться, таким образом вы лишаете работка права на отдых. Рекомендуем избегать таких ситуаций, так как по оценке Роструда такое нарушение относится к высокому риску – 8 баллов.

Аванс и авансовый отчет по командировке

Работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд (и другие нужды с ведома или разрешения работодателя) и суточные (п. 10, 11 Положения).

Важно! Оплата командировки: информацию, как оплатить дни отъезда, приезда и нахождения в пути во время командировки, смотрите в Письме Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415.

Выдача средств в командировках производится в России по Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. При этом основание — расходный кассовый ордер 0310002 (форма № КО-2). Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

В частности, согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. Основанием для нее служат: стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных и др. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

За пределами России аванс выплачивают в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 №173-ФЗ (далее – Закон № 173-ФЗ, п. 16 Положения ).

Это возможно, если работодатель – юрлицо разрешает проводить денежные операции в наличной форме (ст. 9, 15 Закона № 173-ФЗ с учетом ограничений по Указам Президента России от 18.03.2022 № 126, от 31.03.2022 № 172, от 04.05.2022 № 254).

Оптимизируйте кадровые процедуры и документы в вашей компании по нашим рекомендациям, алгоритмам и образцам.

По окончании командировки работник обязан в трехдневный срок отчитаться о средствах, выданных ему в качестве аванса (п. 26 Положения). Для отчета может быть использована унифицированная форма № АО-1 либо иная форма, разработанная и утвержденная работодателем самостоятельно (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ ).

Документы, подтверждающие командировку, прикладывают к отчету. Их перечень можно закрепить в локальном акте компании, колдоговоре (ст. 168 ТК РФ). Среди них (п. 7 Положения):

• авиа-, железнодорожные и другие билеты;
• путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта;
• подтверждение найма жилья: гостиничные чеки, документы, оформленные на бланках строгой отчетности (абз. 3 п. 28 Правил, утвержденных ПП РФ 09.10.2015 № 1085);
• счета за иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя.

Неизрасходованные средства работник возвращает в кассу организации. В случае перерасхода работодатель возмещает дополнительные затраты сотрудника, которые подтверждены документально (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе вычесть из зарплаты работника остаток неиспользованных средств, если тот не вернул их добровольно (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ).

Командировка в табеле

Данные о рабочем времени сотрудника в командировке отражают в табеле согласно распоряжению о направлении в командировку. Вести этот документ можно по форме Т-12 (Т-13) Постановления Госкомстата № 1. В этом случае отработанные часы не указывают, командировочные дни отмечают буквенным (К) или цифровым (06) кодом.

При работе в командировке в праздничный или выходной день в табеле дополнительно отражают как «РВ» либо «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель дал указание о продолжительности этой работы (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).

Также компания вправе разработать и применять собственную форму табеля и обозначения для него (ст. 9 Закона №402-ФЗ ).

Если в организации ведут журнал командировок, в него вносят данные об убытии и прибытии сотрудника. Ведение такого журнала предусматривается локальным актом, но не является для работодателя обязательным (ст. 8 , 22 ТК РФ).

СПРАВКА

Определение сроков командировки (п. 4 и 7 Положения):

1. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
2. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. День приезда из командировки – это дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
3. При отправлении до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
4. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
5. Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.
6. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем.
7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
8. В случае отсутствия проездных документов этот срок работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования.
9. При отсутствии всех перечисленных документов в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник может представить служебную записку и (или) иной документ, который содержит подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).

Проведите в вашей компании кадровый аудит своими силами благодаря пошаговому алгоритму нашего мини-курса .

Срок отчета по командировке 2022

Начнем с понятия — что такое служебная командировка.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Т.е. в командировку можно направить только работника — должны быть в обязательном порядке оформлены трудовые отношения.

Нормативные акты: регулируют порядок оформления командировок:

• Гл. 24 ТК РФ ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
• Постановление ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
• Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Не являются командировками

1) Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).

Например, это водители. Однако, если водитель выезжает в населенный пункт, который не является местом его постоянной работы, это тоже будет являться командировкой (к примеру, водитель постоянно работает в Москве, а надо поехать в Петербург).

2) Выполнение работ (услуг) по договору ГПХ.

К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят:

• договор подряда (гл. 37 ГК РФ);
• договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).

Однако, в договоре с работником можно предусмотреть (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст.

709, ст. 783, п. п.

1, 4 ст. 421 ГК РФ). Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д.

Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены. В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ

Компенсация затрат, связанных с выполнением работ по ГПХ, облагается НДФЛ, т.к. иное не предусмотрено законодательством:

• ст. 217 НК РФ: содержит перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц;
• подтверждается письмом Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695:

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Обратная ситуация со страховыми взносами во внебюджетные фонды. На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, которые осуществлялись им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п.

1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п.

1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Кого нельзя направить в служебную командировку

Трудовой кодекс РФ устанавливает запрет в отношении:

• беременных женщин;
• работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий) (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключения связаны, например, с театрально-концертной деятельностью, спортивной (соревнования в другой местности) деятельностью и т.п.

Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся:

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники-инвалиды;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Унифицированных форм здесь нет.

Документальное оформление командировки

1. Издается приказ, и работник в обязательном порядке с ним знакомится. Причем сроки ознакомления нигде не оговорены. По факту вы можете с сегодняшнего дня издать приказ, что завтра работник направляется в командировку.
2. До начала командировки выдается аванс (на зарплатную карту или наличными). Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов работника в командировке (п. 10 Положения о командировках).
3. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
4. В табеле учета рабочего времени нужно проставить коды «К» или «06» (за все дни: и рабочие, и выходные, и дни в пути). Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Определение срока служебной командировки при наличии проездных документов

Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день его приезда из командировки в место постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (п.7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в указанное место (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

Почему важно отличать командировку от поездок и разъездной работы

Командировка, или служебная командировка — это поездка работника для выполнения поручения работодателя. Командировка проходит вне места постоянной работы, длится определенный срок и оформляется приказом (ч. 1 ст. 166, ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Поэтому когда работник ездит в командировку на 1 месяц, неделю в отпуск и потом опять на 1 месяц в командировку, то, скорее, у него работа вахтовым методом, а не командирование. А значит, по заявлению работника суд может взыскать с работодателя надбавку за вахту, оплату за фактически отработанное время. Вахтой считается работа, отвечающая критериям ст.

297 ТК РФ, даже если работодатель вахтовый метод не вводил, поясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014.

В командировке работник получает:

Среднюю зарплату, а не оклад.

Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы — суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Чтобы фирмы просто так не уклонялись от уплаты взносов и НДФЛ, не ущемляли работников, налоговые органы и инспекции труда проверяют работодателей. Поэтому важно отличать командировку от просто поездки.

Не являются командировкой:

• Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это служебная поездка работника, чья работа осуществляется в пути.
• Поездка курьера, водителя. Это служебная поездка работника, чья работа имеет разъездной характер.
• Работа на вахте.
• Поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
• Поездки сотрудника, оформленного по договору на оказание услуг, договору ГПХ, самозанятого.

Признаются командировкой:

• Однодневные поездки в другой город, если они не являются регулярными. Иначе Минтруд считает это не командировкой, а работой с разъездным характером. Например, для электромонтеров, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
• Поездки в обособленное подразделение головной организации, если по трудовому договору местом работы указано «обособленное подразделение». (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
• Поездка дистанционного работника в офис работодателя, если он расположен в другом городе (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Топ-5 ошибок при оформлении командировок и авансовых

Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки

Работник купил в интернете и принес бухгалтеру поддельный бензиновый чек. Бухгалтер включил чек в авансовый отчет, принял сумму в налоговом учете. При проверке налоговая выявит недействительность чека, не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.

Как избежать: сравнить суммы и название товара в чеке работника с данными налоговой. Для этого на сайте налоговой укажите данные вашего чека.

Проверку чеков можно автоматизировать в СБИС. Программа по фотографии чека проверяет его достоверность на сайте налоговой, вносит данные в авансовый отчет и отправляет бухгалтеру на согласование.

Ошибка № 2. Кадровик неверно определяет срок командировки

Работник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровик оформил приказ о командировании со 2 марта. Расходы на оплату билета налоговая не признает командировочными.

Как избежать: Оформлять командировку со дня вылета. В примере это 1 марта.

Ошибка № 3. Руководитель не описал в документах цель командировки

Начальник устно поручил работнику посетить 10 клиентов, а тот был только у 2. Работнику объявили выговор. Суд отменил дисциплинарное взыскание, поскольку цель командировки нигде не зафиксирована.

Как избежать: Устанавливать и четко описывать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.

Ошибка № 4. Не учитывают «льготы» на отказ от командировки

Работница отказывается ехать в командировку. Ей объявляют выговор, а она только потом сообщает о праве на отказ от командировки, приносит справку о беременности и пишет жалобу в инспекцию труда.

Как избежать: Прописать в ЛНА компании, что работник может принести документы о праве на льготы при направлении в командировки.

Ошибка № 5. Документы о командировках оформляют на бумаге и ксерокопируют чеки

Бухгалтер, работник, его начальник оформляют до 9 видов бумажных документов: служебное задание, план командировки, приказ о командировке, командировочное удостоверение, авансовый отчет, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, приказ о продлении командировки и т.д.

Что такое командировка, чек-лист по оформлению командировок и как перейти на электронное оформление командировок

1. Выберите сотрудника

В командировку нельзя отправить беременную. У многодетного папы надо спросить согласие на командирование и предупредить о праве отказаться от командировки. Если эти правила нарушить, тогда по жалобе работника инспекция труда может наказать. Штрафы для компании 30–50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Некоторые кадровики включают в положение о командировании фразу об обязанности работника письменно сообщить о наличии льгот при направлении в командировку, чтобы не упустить наличие льготы и не забыть спросить согласие. Кто-то из работодателей спрашивает согласие у всех работников подряд, чтобы не тратить время на выяснение права на льготу.

Пример формулировки ЛНА для снижения ответственности 

Работники, имеющие право на отказ от направления в служебную командировку и те, кого законами РФ запрещено направлять в служебные командировки, предоставляют в отдел кадров работодателя документы, подтверждающие это право.

Каких работников нельзя отправлять 

Категория	Основание
Беременные	Ст. 259 ТК РФ
Лица до 18 лет	Ст. 268 ТК, исключение — артисты, художники, творческие работники
Работающие по ученическому договору	Ст. 203 ТК РФ

У каких сотрудников надо получать согласие 

Категория	Основание
Женщины с детьми до 3 лет	Ст. 259, 264 ТК РФ
Родители с детьми-инвалидами
Родитель, единолично воспитывающий ребенка до 14 лет
Опекун ребенка до 14 лет
Родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель вахтовик
Многодетные родители с детьми до 18 лет
Осуществляющие уход за больным членом семьи
Инвалиды	Ст. 167 ТК РФ
Работник в отпуске. Нужно согласие на вызов из отпуска	Ч. 2 ст. 125 ТК РФ

2. Согласуйте условия командировки и размер аванса

Работнику надо выдать аванс в любой день до начала командировки. Размер аванса зависит от цены билетов, жилья и сроков командировки. Работник может поехать на своей машине или общественном транспорте. На день или месяц. Жить в гостинице 5 звезд или ограничиться хостелом.

Для описания условий командировки работодатели применяют служебные записки, сметы, путевые листы. Их можно оформлять по любой форме, потому что они не обязательные. Часто служебную записку составляет сам работник, визирует его руководитель и директор компании. После согласования документы направляют в бухгалтерию для выплаты аванса.

Согласовывать параметры командировки удобнее всего электронно, потому что не появляется лишних бумаг, сохраняется переписка, в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится заявка на командировку.

Согласовывать можно и на бумаге, и устно, но такой способ не подойдет крупной компании. Потому что чем больше в компании работников, тем больше людей участвует в процессе согласования командировки и тем больше времени он отнимает.

Если в компании электронный документооборот, сумму аванса согласуете за пару кликов. В СБИС сможете настроить любой путь согласования. Например, чтобы менеджеры согласовывали факт командирования со своим руководителем и главбухом, а юрист еще и с генеральным директором.

3. Издайте приказ о командировании и ознакомьте с ним работника

Издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись. Если категория сотрудника льготная, получите у него согласие на командирование и предупредите о праве отказаться от командировки.

Приказ — это единственный обязательный документ о направлении в командировку. Служебное задание, командировочное удостоверение не требуется оформлять с 2015 года (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Приказ оформляйте по собственной форме или Т-9. Если отправляете в командировку несколько человек, подойдет форма Т-9а. В приказе укажите основные параметры поездки:

Это может быть: установка и наладка оборудования, производство гарантийного ремонта, участие в судебном заседании, участие в переговорах, презентация продукта компании, инвентаризация, установление наличия всех материальных ценностей.

Даты отъезда — возврата.

Некоторые работодатели издают приказ с открытой датой завершения командирования. Это неправильно, поскольку противоречит понятию командировки из ст. 166 ТК РФ. Недавно Роструд напомнил, что за такое нарушение работодатель может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как считать срок командировки

Срок служебной командировки — это период со дня выезда до дня приезда из нее, согласно абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Но есть нюансы.

Представьте, самолет вылетает 2 марта в 00:05. Чтобы попасть на самолет, работник выезжает в аэропорт 1 марта в 21:00. Какой день будет днем начала командировки — 1 или 2 марта?

Тут все зависит от места расположения аэропорта. Днем начала командировки будет 2 марта, если аэропорт расположен в черте города. И 1 марта, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Это правило установлено в абз. 3 п. 4 вышеупомянутого Положения о служебных командировках и касается станций, пристаней.

Как учитывать рабочее время

Если работник выезжает в командировку в воскресенье, нужно оформлять привлечение к работе в выходной. Так считает Верховный суд РФ в решении ГКПИ2002-663 от 20.06.2002 и Роструд в письме № ПГ/37602-6-1 от 24.01.2020.

Зарплата

В командировке работник получает среднюю зарплату, а не оклад. Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.