Срок хранения отпусков без сохранения заработной платы

Срок хранения заявлений работников на отпуск — 5 лет для очередного, 50 или 75 лет — для остальных.

Где прописаны сроки хранения кадровых документов

Работа кадровой службы сопряжена с большим потоком документооборота. Чтобы соблюдать порядок в кадровой документации, важно вовремя производить ревизию деловых бумаг и сдавать в архив те, что отработаны. Сроки и порядок архивации кадровых документов регулируются законодательно:

• законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Ежегодный отпуск

Ежегодный очередной отдых сотрудников обычно организовывается по графику, и дополнительных ходатайств писать не нужно. Но если возникла такая необходимость, и работник ушел не по графику, то заявление является основанием распоряжения о ежегодном отдыхе. Следуя п.

434 пр. Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения приказов на отпуск ежегодный составляет 5 лет. Такой же период сохранности — для оснований на освобождение от работы, связанное с обучением.

За собственный счет

Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов.

» от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

Дополнительный

Дополнительные дни отдыха предоставляются за работу с вредными условиями труда. В п. 434 пр. Росархива прописано, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску за вредные условия труда. Он составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования.

Сколько сохранять уведомления и приказы

Приказ на ежегодный очередной отпуск составляется на основании графика. Аналогично с графиком, срок хранения уведомлений о начале отпуска составляет 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Период хранения оснований распоряжений соответствует сроку сохранности распорядительных документов. Целесообразно поместить заявления туда же, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, как приложение.

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

Обязанность организации беречь документы о трудовой деятельности сотрудников закреплена законодательно. Пренебрежение своими обязанностями грозит административным наказанием в виде штрафов (ст. 13.20 КоАП РФ).

За несоблюдение правил комплектования, сбережения, использования и учета архивных документов предусмотрен штраф:

Какой срок хранения приказов на отпуск?

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

• работник пишет заявление;
• заявление согласовывается руководителем;
• кадровая служба готовит соответствующий приказ;
• приказ передается в бухгалтерию;
• работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Учебный отпуск

Организация хранения приказов об учебных отпусках осуществляется по тому же принципу, что и организация хранения приказов об обычных отпусках, предоставляемых ежегодно. Никаких особых требований к срокам хранения в этих случаях законодатель не предъявляет.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без содержания, предоставляемые работникам, хранятся от 50 до 75 лет (в зависимости от даты издания – временные границы, определяющие срок хранения, такие же, как и для оплачиваемых отпусков). При этом неважно, где именно хранится приказ – в личном деле работника, или вне его, в отдельной архивной папке: уничтожать их спустя 5 лет с момента издания недопустимо ( пп. «а» п.

434 Приказа № 236 ).

Отпуска особых видов

Существуют отпуска, которые оформляются кадровиками реже, чем оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска – тем не менее, любой кадровый работник должен знать, как и по каким правилам нужно организовывать их хранение.

В соответствии с пп. «а» п. 434 Приказа № 236 , срок хранения приказов на отпуск по уходу за ребенком, отпуск работников-вредников (тех, кто трудится в условиях, оказывающих негативное влияние на их здоровье) также составляет 50-75 лет – в зависимости от того, когда именно был издан определенный приказ.

Избавляться от таких приказов спустя 5 лет нельзя, независимо от того, где именно они хранятся.

Вам также будет интересно:

Как хранить приказы?

Даже 5 лет – довольно большой срок для того, чтобы сохранить бумагу с напечатанным на ней приказом в первозданном виде: что говорить о тех документах, которые, в соответствии с требованиями законодательства, нужно хранить в течение 50 или 75 лет.

Чтобы сохранить официальные бумаги, необходимо разместить их в местах, защищенных от воздействия света, влаги и пыли. Приказы на отпуск проще всего распределить по отдельным папкам, сгруппировав их по году издания и по типу предоставляемого отпуска.

Чтобы облегчить дальнейшую работу с документами, папки, в которых они хранятся, стоит промаркировать. Способ маркировки зависит от критерия, по которому была произведена сортировка – например, на корешке папки можно указать:

• регистрационные номера приказов, помещенных в папку – от первого до последнего;
• дату издания первого и последнего приказов.

В том случае, если в организации бумажный документооборот не ведется по причине перехода на электронную документацию, работникам отдела кадров потребуется организовать электронный архив. Все документы, подлежащие хранению, должны быть оцифрованы и размещены на сервере или в облачном хранилище.

Периодически стоит создавать резервные копии файла с электронными приказами – это обеспечит их сохранность в случае, если с основным цифровым хранилищем что-то случится.

Вам также будет интересно:

Нарушение установленных законодателем правил хранения приказов на отпуск в организации влечет за собой административную ответственность (она предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ) – размер штрафа может достигать 10 тыс. рублей.

Какие сроки хранения документов-оснований к приказам, отпускам без сохранения и к ежегодным отпускам?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

У нас возник вопрос по срокам хранения некоторых документов:

• основания к приказам по личному составу,
• основания к отпускам без сохранения;
• основания к ежегодным отпускам кроме графика отпусков (заявления о переносах, предоставлении отпуска).

Ответ

В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы — 50/75 лет ЭПК.

Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет ЭПК.

Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Обоснование

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

• если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
• если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).