Справка сзв стаж при увольнении образец заполнения

В новой форме СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника требуется указывать сводную информацию о страховом стаже. Как правильно это сделать, какой бланк использовать расскажет данная статья. Читайте также статью ⇒Записка-расчет при увольнении форма Т-61.

Форма отчета СЗВ-СТАЖ – в каких случаях формируется

Сводная отчетность СЗВ-СТАЖ содержит полные изменения о страховом стаже сотрудников: больничные периоды, отпуска, увольнение, выход на пенсию. Отчет формируется по всем наемным работникам в случаях:

• Сотрудникам начислялся и выплачивался доход по договорам гражданско-правового и трудового содержания;
• Физическим лицам выплачивалось авторское вознаграждение;
• С ФЛ велись расчеты по лицензионным соглашениям;
• В компании числится единственный учредитель, и он же генеральный директор;
• Сотрудники (прочие лица) застрахованы по программе ФСС, ПФР, ФОМС (т.е. фирма осуществляла отчисления со всех доходов).

Сведения относятся к части персонифицированной отчетности, которая применяется в будущем для расчета страховой пенсии потенциального пенсионера.

Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ

На смену отчету РСВ-1 пришла альтернативная форма СЗВ-СТАЖ, которую требуется сдавать организациям всех правовых форм, индивидуальных предпринимателей, в случае привлечения наемных сотрудников. Действующая отчетность утверждена постановлением ПФР 11.01.17 №3н, где также закреплен порядок ее составления.

Отчет подается ежегодно, впервые за 2017 год и далее за последующие отчетные периоды:

• не позже 01марта года, наступающего за отчетным годом;
• в течение 3 дней при условии, что сотрудник передает в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию;
• в течение 1 календарного месяца при ликвидации работодателя.

Передавать подготовленные сведения по форме СЗВ-СТАЖ можно сразу же, как только вся информация собрана и проверена бухгалтером, не дожидаясь истечения установленного срока. В процессе проверки инспектором ПФР компания получит подтверждение об успешном прохождении отчета, либо извещение о необходимой корректировке страховых данных сотрудника.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

В качестве стандартных рекомендаций законом отмечено, что заполняется отчет двумя способами:

• шариковой ручкой, печатным шрифтом, без помарок и исправлений;
• с помощью ПК.

Заполняется отчет в двух экземплярах и каждый заверяется подписью и печатью должностных лиц фирмы. В службу ПФР отчет передается лично, либо с помощью телекоммуникационной связи.

Сроки подачи СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Значительное изменение привнесено и новое правило для СЗВ-СТАЖ. В связи с введением в действие новой формы требуется предоставлять экземпляр сотрудникам фирмы при условии:

• сотрудник уволился;
• обратился письменно с запросом о выдаче ему на руки сведений по форме СЗВ-СТАЖ.

Первое условие зафиксировано в обновленном трудовом законодательстве о предоставляемых сотрудникам документов в обязательном порядке. Список документов передается в руки лично сотруднику, либо пересылкой с обязательным подтверждением о получении почтового отправления.

Для тех работников, которые не уволены и письменно передали запрос, срок формирования бланка СЗВ-СТАЖ требуется подготовить и передать не позже, чем через 5 дней после получения заявки.

Важно! В заполненном отчете должны содержаться только индивидуальные сведения сотрудника, от имени которого получен запрос или на увольняемого. Данных о прочих сотрудниках в бланке быть не должно.

Образец отчета СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В отчете для уволенного сотрудника по форме СЗВ-СТАЖ содержатся сведения:

• фамилия, имя и отчество;
• снилс сотрудника;
• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• ИНН/КПП фирмы.

Примерные сведения, указанные в образце:

Сотрудник: Курилов Я.С.

Периоды страхового стажа:

• Находился в административном (за свой счет) отпуске с 01 по 20 января;
• Трудовые обязанности исполнялись с 21.01 по 01.06;
• Имелись дни временной нетрудоспособности с 02 по 09 июня;
• Продолжал выполнять трудовые функции до дня увольнения с 10.06 по 14.11.

Пакет документов для уволенного сотрудника и СЗВ-СТАЖ

Реестр документов, которые передаются сотруднику при увольнении, пополнен новой формой СЗВ-СТАЖ. Забрать сотрудник все должен в день прекращения официальных трудовых отношений. Приводим полный список документации:

• Трудовая книжка на основании п. 4 ст. 84ТК РФ;
• Справка о среднем заработке за два календарных периода, которые предшествуют увольнению по правилам закона 212ФЗ;
• Сведения о страховом стаже: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, ДСВ-3;
• Копии трудовых фактов работы — приказы (прием, перемещение или переводы, увольнение);
• Сведения о доходах за период по форме 2-НДФЛ.

Копии всех документов подтверждаются подписью должностного лица, печатью фирмы, визой о том, что данный документ является копией (рукописным способом или фирменным штампом). Работодатель в свою очередь получает расписку от сотрудника с подтверждением того что все документы (или копии) были получены в полном объеме. Читайте также статью ⇒Приказ об увольнении по форме Т-8.

Штрафы при нарушениях отчетности по СЗВ-СТАЖ

Если по каким-либо причинам отчет СЗВ-СТАЖ не предоставлен сотруднику в положенный законом срок, то это является нарушением, за которое предусмотрен денежный штраф от 30 000 до 50 000 рублей в отношении фирмы, от 1000 до 5000 рублей в отношении ИП.

Для страхователей, которые представляют отчет позже установленного срока, штрафуют на сумму от 500 рублей за каждого сотрудника. Такая же сумма взыскивается за указание в отчете ошибочных сведений в личных данных о сотрудниках.

Следует помнить об ограничении по количеству сотрудников для фирм, которые отчитываются по системе телекомуникационной связи. За предоставленные сведения на бумаге, где список сотрудников превысит 25 человек, компанию оштрафуют на 1000 рублей.

Резюмируя вышесказанное, отметим что, страхователю требуется внести изменения в кадровый документооборот. Передавать своевременно уволенным сотрудникам сведения по новой форме СЗВ-СТАЖ. Отслеживать различия в составлении отчета по работающим сотрудникам, а также уволенным т.к. ошибки в форме приведут к денежным взысканиям.

Когда и зачем заполняется СЗВ-стаж при увольнении?

СЗВ-стаж – унифицированная форма учета времени, которая показывает какое время отработал увольняющийся или выходящий на пенсию сотрудник у конкретного работодателя.

Данная форма введена в связи с реформой начисления пенсий. В настоящее время при начислении пенсии учитывается только фактически отработанные периоды и произведенные в течение них выплаты в ПФ РФ.

Данная форма документа, при выдаче сотруднику, не является универсальной, но помогает работодателю объединить все сведения о периодах трудовых и страховых пенсионных выплатах в одном документе. Он только указывает на необходимость письменного предоставления данных сведений бывшему сотруднику. Однако, если организация при увольнении не предоставила письменные сведения, административного наказание она не понесет.

Внимание! Новая форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» от 06.12.2018 № 507п действует и в 2022 году.

Справка по форме СВЗ-стаж должна, в обязательном порядке, быть предоставлена в конце отчетного периода в Пенсионный Фонд РФ.

В пенсионный фонд одновременно с СВЗ-стаж подается форма ОВД-1, оба документа следует формировать в одном файле.

Все предприятия должны предоставлять унифицированную форму ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным периодом. Например, до 01.03.2022 год необходимо предоставить СВЗ-стаж и ОВД- 1 по всем сотрудникам, работавшим в компании в течение 2019 года.

Однако существует 7 случаев, когда форму необходимо заполнять ранее отчетного периода:

• выход сотрудника на пенсию – форма выдается не позднее третьего дня с момента подачи заявления;
• увольнение работника – в день последнего рабочего дня сотрудника;
• по требованию действующего работника – течение пяти дней с момента запроса;
• ликвидация компании — в течение месяца после принятия постановления о ликвидации;
• реорганизация — в течение 1 месяца с момента передачи правоустанавливающих документов;
• прекращение работы ИП – в течение 1 месяца с момента официального принятия решения;
• снятие полномочий нотариуса – единовременно с заявлением о снятии полномочий.

Образец заполнения СВЗ-стаж в 2022 году

Заполнение справки «СВЗ-стаж» при увольнении сотрудника несколько отличается от отчетной формы, предоставляемой в ПФ РФ.

Основное различие заключается в том, что в данной справке необходимо прописать все отчетные периоды работы сотрудника с соответствующими кодами.

Сведения в форме могут быть заполнены рукописно или с использованием средств печатной техники. При наличии в организации печати, ее необходимо проставить на экземпляре, который будет передан увольняющемуся работнику.

Особенности, на которые следует обратить внимание, при заполнении формы следующие:

Раздел 1

В разделе один заполняется пять позиций:

• регистрационный номер ПФР – указывается СНИЛС работника;
• ИНН. В случаях если ИНН имеет вместо двеннадцать десять цифр, строка заполняется с первой клетки, в двух последних ставятся прочерки;
• КПП – необходимо указать КПП компании, из которой увольняется сотрудник;
• Наименование – прописывается сокращенное наименование предприятия;
• Тип сведений – отметиь «исходная».

Существует три типа:

• при предоставлении первичной информации за отчетный период нужно проставить крест на необходимой форме «исходная». При постановке отметки в данном пункте, при заполнении СВЗ-стаж заполняется 1,2 и 3 раздел;
• при предоставлении информации, которая не была учтена в исходных формах в результате ошибок на «дополняющая»;
• «Назначение пенсии». В данном случае отметка ставится, в случае если сотрудник ушел на пенсию раньше окончания отчетного периода. В данном случае необходимо заполнить, кроме основных разделов 4 и 5.

Отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении: правила выдачи

Алгоритм подготовки отчета СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника детально описан в постановлении Правления ПФР № 507п от 06.12.2018 . Особенности заполнения и сдачи этой формы зависят от времени и основания прекращения трудовых отношений.

Что такое СЗВ-СТАЖ?

Каждый работодатель ежегодно до 01 марта должен сдать в управление ПФР отчетность в соответствии с установленной формой СЗВ-СТАЖ. Сдача подобного документа стала обязательной в России с 2017 года после аннуляции расчета РСВ-1.

Ежегодный отчет заполняется по всем нанятым лицам, с которых отчисляются страховые взносы. Документ включает информацию:

• о страхователе;
• о застрахованных субъектах, в том числе их стаж работы, сумму начисленных и уплаченных страховых взносов.

СЗВ-СТАЖ нужно сдавать по месту регистрации индивидуального предпринимателя либо по месту нахождения организации.

Подготовка отчетности при увольнении работника

В некоторых ситуациях срок подготовки формы СЗВ-СТАЖ по конкретному лицу определяется не стандартной датой 1 марта, а связан с наступлением определенных событий. К таковым случаям относятся:

нанятого субъекта; либо реорганизация компании;
• уход с организации по причине выхода работника на пенсию.

При прекращении трудовых отношений с работником бухгалтерия обязана подготовить для последнего справку относительно наработанного страхового пенсионного стажа. Этот документ – не что иное, как заполненная отчетность СЗВ-СТАЖ по одному конкретному человеку. Справка сотруднику выдается на руки в последний день работы.

Отдельно нести копию в управление ПФР не нужно, данные об уволенном просто следует включить в годовой отчет организации.

Одно из оснований для расторжения трудового договора – это ликвидация компании или прекращение работодателем предпринимательской деятельности. Если сотрудника увольняют в связи с тем, что фирма прекращает свое существование, человеку также должны выдать справку о стаже. В месячный срок после того, как будет утвержден первый ликвидационный баланс, отчетность по всем уволенным сотрудникам необходимо сдать в ПФР.

Если человек выходит на пенсию, отчет выдается не только самому работнику, но и обязательно направляется в ПФР. Срок для этого – 3 календарных дня с даты подачи будущим пенсионером соответствующего заявления о предоставлении сведений.

Порядок формирования отчета

При увольнении сотрудника работодатель обязан подготовить и передать увольняемому перечень документов, среди которых и форма СЗВ-СТАЖ. Данные из этой справки в дальнейшем также должны быть направлены в управление ПФР. Форма документа закреплена нормативно, поэтому при подготовке отчета необходимо правильно занести информацию в графы предложенного образца.

При составлении отчетности по форме СЗВ-СТАЖ при увольнении работника необходимо соблюдать следующие правила:

В разделе I отображаются данные страхователя – номер его регистрации в ПФР, ИНН, КПП, наименование компании. Напротив проставляется отметка, определяющая тип формы – исходная, дополняющая или назначение пенсии.

В раздел III включается информацию относительно периодов работы застрахованного лица и имеет форму таблицы.

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графы 2, 3, 4 – ФИО работника.
• В графу 5 необходимо внести СНИЛС уволенного.
• Графы 6 и 7 отображают информацию о периоде работы сотрудника. В графу 6 заносится дата принятия на работу (если лицо принято на работу в текущем году) или первый день отчетного года (если лицо трудится в компании несколько лет). В графе 7 прописывается дата увольнения. Если человек продолжает работать в организации, в графе 7 указывается дата 31 декабря соответствующего года.
• Факт работы в особых условиях отражается в столбцах 8, 9.
• В графу 10 вносится код основания, при наличии которого существует право на досрочное пенсионное содержание.
• В столбцы 12, 13 записываются коды условий досрочного назначения пенсии.
• В графу 11 включается информация о неотработанных периодах, например, ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск в связи с беременностью и родами или период временной нетрудоспособности.
• Графа 14 заполняется только по лицам, уволенным 31 декабря.

При подготовке отчета СЗВ-СТАЖ у бухгалтеров нередко возникает вопрос о том, за какой период выдавать справку сотруднику. Ответ однозначный – с 1 января текущего года и до дня официального ухода из компании. При этом основание увольнения для определения отчетного периода не важно.

Уволенному работнику нельзя просто дать копию общего годового отчета по форме СЗВ-СТАЖ, поскольку в таком документе содержатся персональные данные других сотрудников. Разглашение такой информации – это правонарушение, за которое согласно п.1 и п. 6 ст.

13.11 КоАП бухгалтера могут оштрафовать на 10000 рублей, а организацию – на 50000 рублей. Поэтому работодатель должен выдать только выписку из отчетности по уволенному лицу.

Заполнение СЗВ-СТАЖ при выходе на пенсию

Если лицо увольняется в связи с выходом на заслуженный отдых, по нему обязательно готовится отдельный СЗВ-СТАЖ. В отчетности по будущему пенсионеру в первую очередь необходимо проставить отметку о типе сведений – назначение пенсии (правый верхний угол бланка). Разделы I, II, III заполняются по общим правилам.

В графе 7 раздела III обязательно проставляется дата последнего рабочего дня, которым считается последний день перед выходом на пенсию.

Вам также будет интересно:

Далее нужно заполнить раздел IV – сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах. Для этого проставляется отметка X в соответствующем поле об уплате или неуплате страховых взносов за период работы, записанный в разделе III.

Раздел V заполняется при наличии заключенного договора с НПФ относительно досрочного пенсионного обеспечения лица, занятого на вредном производстве. В этом разделе нужно проставить отметку X об уплате или неуплате страховых взносов и указать периоды, за которые были проведены отчисления.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации компании

При ликвидации компании СЗВ-СТАЖ заполняется с 1 января по день внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. Тип сведений в данном случае – исходная.

Разделы I, II, III заполняются по стандартному алгоритму. Разделы IV и V не заполняются.

Отчетность при увольнении сотрудника, работающего по ГПХ

Если лицо трудится в организации по договору ГПХ, оно также вправе получить справку СЗВ-СТАЖ. В такой ситуации работодатель обязан предоставить документ на запрос работника в течение 5 календарных дней с момента получения соответствующего обращения.

Отчетность не составляется только в отношении субъектов, с выплат которых не перечисляют взносы в ПФР. Все остальные лица, работающие по срочным или постоянным контрактам, по договорам ГПХ, договорам авторского вознаграждения или лицензионным соглашениям, подлежат обязательному включению в форму.