Служебка об отсутствии на рабочем месте образец

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте — это документ, в котором руководитель фиксирует факт неявки сотрудника на работу. Является основанием для дисциплинарного взыскания.

В каких случаях пишется докладная записка

Работники обязаны соблюдать трудовую дисциплину и в рабочее время находиться на работе, выполнять трудовую функцию. Если сотрудник без уважительных причин отсутствует на работе, факт неявки фиксируют в рапорте об отсутствии на работе, который составляет непосредственный руководитель и передает директору организации.

Документ является основанием для применения дисциплинарного взыскания — выговора, замечания или увольнения (ст. 192 ТК РФ). Его составляет руководитель отдела. При отсутствии работника на смене более четырех часов подряд и отражении в служебной записке прогула без уважительной причины работодатель вправе уволить сотрудника по ст. 81 ТК РФ.

В служебках отражают любой факт нарушения дисциплины: нарушение техники безопасности, опоздание, уход с работы раньше положенного времени и пр. На основании докладной записки о сне на рабочем месте, об опоздании и пр. руководитель вправе затребовать объяснительную.

В случае применения дисциплинарного взыскания и обжалования его работником проверяющие органы и суд затребуют докладную записку на сотрудника за покидание рабочего места, за иные оспариваемые нарушения и объяснительную.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уволить за невыход на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить докладную записку

Закон не закрепляет требований, как написать докладную на сотрудника за невыход на работу, документ составляют в свободной форме. При наличии в организации утвержденного образца используйте его. Документ составляют на фирменном бланке или на чистом листе А4. Допустимо рукописное написание или с использованием компьютера.

Вот пошаговая инструкция, как пишется в случае невыхода сотрудника работу докладная:

Шаг 1. Заполните шапку: укажите Ф.И.О. и должность составителя и кому адресована.

Шаг 2. По тексту укажите дату события, время и место.

Шаг 3. Напишите Ф.И.О. и должность виновного работника.

Шаг 4. Опишите произошедшее событие с указанием времени начала его совершения и окончания.

Шаг 5. Поставьте дату составления и подпись. Передайте документ директору организации.

Рекомендуем к служебке об отсутствии работника на рабочем месте приложить комиссионный акт об отсутствии.

Предлагаем стандартный шаблон:

Директору ООО «______________»

От руководителя отдела _________

Довожу до вашего сведения, что «_____» ______________ 2022 г. в ____ ч. сотрудник _________________________________ нарушил трудовую дисциплину: __________________________.

В связи с изложенным прошу применить взыскание: _____________________.

«______» __________________ 2022 г.

________________________ (Ф.И.О., подпись)

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте позволяет довести информацию об отсутствии работника на работе до руководства подразделения или организации.

Докладная или служебная

В некоторых интернет-источниках можно прочитать о том, что докладная записка составляется подчиненным в адрес начальства, а служебная — только когда начальники подразделений переписываются между собой.

Отметим, что четко установленного законом наименования документа, посредством которого необходимо сообщать руководству об отсутствии работника на рабочем месте, не существует. Поэтому вне зависимости от того, как назвать документ: служебной ли запиской или докладной, его значение и юридическая сила не изменятся.

Нужен ли акт

Акт об отсутствии работника на рабочем месте может как заменять записку, так и составляться вместе с ней. О том, в каких случаях лучше составить акт и как его правильно оформить, мы рассказали в материале по ссылке.

Отсутствие на рабочем месте и прогул

В соответствии со ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае прогула, то есть:

• невыхода работника на работу без уважительной причины. При этом продолжительность смены значения не имеет;
• отсутствия на работе в течение 4 часов подряд;
• несоблюдение уведомительных сроков, установленных для предупреждения работодателя при увольнении и расторжении как срочного, так и бесссрочного трудового договора;
• увольнение без предупреждения об этом работодателя в случае бессрочного трудового договора;
• самовольный уход в отпуск или использование отгула.

Однако отсутствие работника на рабочем месте не может автоматически считаться прогулом. Работник мог неожиданно заболеть, получить травму, у него могли быть другие уважительные причины невыхода на работу.

Именно поэтому только лишь отсутствие работника на рабочем месте не может быть основанием для издания приказа об увольнении за прогул (как и соответствующая служебная записка).

Кроме того, даже за доказанный факт прогула не всегда следует увольнение. Закон предоставляет работодателю право расторжения договора с прогульщиком, но решение в любом случае остается за руководителем организации.

Как составляется записка

Донести информацию о том, что работник отсутствует на своем рабочем месте, до руководителя может любой сотрудник.

Записка может быть составлена в свободной форме, написана от руки или набрана на компьютере — это не имеет значения. Главное, чтобы ее содержание ясно давало понять:

• кто отсутствует;
• где отсутствует;
• в течение какого периода отсутствует.

На нашем сайте имеются бланк и образец записки, которыми можно воспользоваться в работе. В строки бланка потребуется внести следующие данные:

1. ФИО, должность руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
2. данные автора записки: ФИО, должность, подразделение;
3. дату составления записки;
4. данные работника, который отсутствует, время его отсутствия. Формулировка может быть следующей: «Довожу до вашего сведения, что повар отдела готовой продукции Татьяна Сергеевна Шорникова сегодня, 12 мая 2024 года, отсутствовала на рабочем месте с 08 00 до 12 00 часов»;
5. подпись составившего записку лица.

Если свидетелем отсутствия работника были и другие лица, их можно включить в текст записки путем внесения в нее следующей фразы: «Отсутствие Т.С. Шорниковой на работе могут подтвердить…». Также потребуется указать должности упомянутых работников.

Составление служебной записки должно иметь место в тот же день, когда работник отсутствовал или (если, например, не явился на работу вовсе) на следующий.

Связано это с тем, что на применение мер дисциплинарного воздействия в отношении прогульщика отводится месяц с момента, как факт прогула был обнаружен. За это время руководитель должен отобрать у работника объяснение и провести, в случае необходимости, служебное расследование для решения вопроса о виде наказания.

Что дальше

Служебная записка передается руководителю, на чье имя она написана. В дальнейшем, если работник все-таки будет наказан, она становится частью приложений к приказу о дисциплинарном взыскании.

Порядок отражения факта отсутствия работника на рабочем месте

В первую очередь прогул работника оформляется Актом об отсутствии работника на рабочем месте, который должен быть подтвержден подписями не менее двух незаинтересованных лиц. Если работник отсутствует на рабочем месте более одного дня, то акт составляется ежедневно.

Далее оформляется докладная записка, где доводится до сведения вышестоящего руководства о нарушении трудовой дисциплины. Докладная записка не является унифицированным документом, составляется в произвольной форме и носит информативный характер, где отражаются определенные сведения и отражает предложение по решению изложенной проблемы.

Типичные ошибки

Ошибка №1: В результате прогула работника было принято решение вынести выговор в соответствии с ТК РФ и замечание в соответствии с коллективным договором. Работник считает, что предоставил объяснительную с указанием уважительной причины отсутствия и отказывается поставить подпись в приказе.

Комментарий: В соответствии со статьей 193 ТК РФ к работнику может быть применено за один проступок только одно дисциплинарное взыскание. А в случае отказа зафиксировать факт ознакомления с приказом в виде подписи в приказе необходимо составить акт, подписанный двумя свидетелями.

Ошибка №2: Работнику зафиксирован прогул, на следующий день оказался в больнице. Акт и докладная записка составлены. Как получить объяснительную?

Комментарий: Объяснительную записку можно запросить письменным уведомлением работника о предоставлении объяснительной записки. Но если будет оформлен больничный лист, то ее можно затребовать в день выхода работника на рабочее место, так как болезнь является уважительной причиной.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли уволить работника в случае его отсутствия на рабочем месте?

Ответ: Необходимо рассмотреть объяснительную работника, является ли его причина уважительной. При этом отсутствие работника должно быть более 4 часов и зафиксировано актом, с которым обязательно должна быть подпись отсутствующего работника как факт ознакомления с актом. За прогул по неуважительной причине можно вынести выговор.

Вопрос №2: Какая запись вносится в трудовую книжку при увольнении за прогул?

Ответ: В этом случае в трудовой книжке пишется следующая формулировка: «Уволен в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом), подпункт «а», пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Вопрос №3: Как поступить в ситуации, если работник отказывается написать объяснительную об отсутствии на рабочем месте?

Ответ: Необходимо в письменном виде затребовать объяснительную, которую он должен предоставить в течение двух дней, по истечении которых составляется акт об отказе предоставить объяснительную.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

Важно! Докладная — это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Инструкция по увольнению за прогул

Любой работодатель рано или поздно сталкивается с прогульщиками. Если ущерба нанесено не было, прогул работнику «прощается». Однако если его отсутствие повлияло на нормальное функционирование компании, то она прибегает к крайней мере – увольнению за прогул.

Но, несмотря на очевидность прогула, суд часто восстанавливает прогульщика на работе. Посмотрим, как исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным.

С ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу по неуважительным причинам, сталкивается каждый работодатель. Но не все могут правильно за это уволить. Судебная практика свидетельствует, что основанием для признания увольнения за прогул незаконным чаще всего становится нарушение ­процедуры увольнения. Разработаем инструкцию для этой процедуры.

Прогул – это однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, за которое работодатель может уволить такого сотрудника (подп. «а» п. 6 ч.

1 ст. 81 ТК РФ). Уволенный имеет право оспорить расторжение трудового договора по этому основанию в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч.

1 ст. 392 ТК РФ). Чтобы исключить вероятность признания судом увольнения за прогул незаконным, работодателю необходимо соблюсти установленную процедуру на всех этапах ­увольнения по данному основанию.

Этап 1. Обнаружение отсутствия работника

Как быть с работником, который ни разу не вышел на работу, но трудовой договор с ним подписан, читайте в статье «Несуществующие работники: что с ними ­делать?»

Законом не регламентирован порядок обнаружения отсутствия сотрудника на рабочем месте. Это может сделать табельщик, непосредственный начальник или даже коллега отсутствующего работника. На практике отсутствие работника в начале рабочего дня практически никогда не означает начала прогула.

Он может опаздывать, либо согласовать свое отсутствие с руководителем, о котором не знает коллега, либо заболеть, либо быть срочно отправленным в командировку. В большинстве случаев довольно быстро удается установить (с помощью телефонного звонка, переписки по электронной почте и т.д.), что он отсутствует на работе по уважительной причине. При установлении данного факта и отсутствии оснований для недоверия никаких последующих действий работодателю предпринимать не требуется.

По выходе на работу сотрудник, как правило, представляет оправдательный документ своего ­отсутствия ­(например, листок нетрудоспособности).

См. статью «Проверяем листок нетрудоспособности работника»

Если же сведений о месте нахождения работника и причинах его отсутствия нет или есть информация о том, что причина невыхода на работу неуважительная, любой из обнаруживших факт отсутствия его на работе должен поставить в известность руководство организации. Это можно сделать как устно, так и письменно. Например, в виде докладной записки, как показано в Примере 1.

Пример 1. Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте

При наличии в организации журнала регистрации служебных / докладных записок подобную записку желательно зарегистрировать.

Этап 2. Составление акта об отсутствии на рабочем месте

Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп. «а» п. 6 ч.

1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд. Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника. Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте.

Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника. Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается ­судом ­недостоверным доказательством.

Обратите внимание на важный момент: работник, обращаясь в суд в целях признания незаконным увольнения за прогул, часто оспаривает сам период отсутствия. Как правило, в акте фиксируется конкретное время составления документа и указывается период отсутствия сотрудника. Однако рабочий день разделяет обеденный перерыв, в который сотрудник вправе не находиться на рабочем месте.

Оспаривание часто строится на том, что на работе он был в начале дня, ушел незадолго перед обедом, а потом и пораньше с работы. Причем на работе его не было в определенные периоды, но все они составили менее четырех часов. Следовательно, работодателем безосновательно применено основание для увольнения, т.к.

отсутствие на работе менее четырех часов в соответствии с ТК РФ прогулом не является.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня. В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время ­составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц.

По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт. В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек. Должности значения не имеют.

Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом. Тогда в случае спора документированный факт прогула не вызовет у суда сомнений в достоверности, в отличие, например, от ситуации, когда факт прогула работника цеха № 3 фиксируют работники цеха № 14.

Неправильно составленный акт – без подписей или без дат, без указания зафиксированного периода отсутствия работника – является основанием для признания увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным (апелляционное ­определение Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более ­суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2).

Пример 2. Акт об отсутствии на рабочем месте

Этап 3. Требование объяснения от работника

Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, ­затребовать от ­работника объяснение по факту прогула.

Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную ­подпись (Пример 3).

В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д.

Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.

Пример 3. Требование о предоставлении письменного объяснения

Если же работник отказывается получать уведомление на руки или расписываться в его получении, необходимо составить об этом акт (Пример 4).

При составлении акта желательно, чтобы все, кто его составлял, проставляли не только подписи, но и собственноручно писали свои инициалы и фамилии, а также дату. Это исключит сомнения в формализме и ­составлении документа «задним» числом в случае спора с работником.

Отсутствие у работодателя объяснения работника по факту прогула, равно как и отсутствие требования предоставить объяснения, а также не фиксация факта отказа от получения требования, могут в случае спора привести к решению суда о незаконности увольнения и ­восстановлении работника.

Пример 4. Акт об отказе в получении требования о предоставлении объяснения

Этап 4. Получение объяснения / фиксация факта не предоставления

Работнику даются два полных рабочих дня для дачи объяснения по факту своего отсутствия (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Он может в это время принести листок нетрудоспособности, написать объяснительную записку, в которой изложит уважительные причины отсутствия, или просто признаться в прогуле (Пример 5). Кстати, указывать содержание объяснения работнику нельзя, ­единственное требование – оно должно быть оформлено в письменном виде.

Имейте в виду: отсчет двух рабочих дней не включает дату вручения требования и насчитывает два полных рабочих дня. Нельзя составить акт о не предоставлении объяснения в конце второго рабочего дня, отведенного на объяснение, поскольку он будет считаться составленным ранее отведенной даты. Правильным будет его датировать следующим рабочим днем после истечения срока (см.

Пример 6).

См. статью «Определяем дату увольнения в сложных ­ситуациях»

Суд признал увольнение незаконным по причине нарушения работодателем процедуры фиксации отказа работника в предоставлении объяснения, а именно – в составлении акта ранее истечения двух рабочих дней с даты требования о предоставлении работником объяснения (определение Свердловского областного суда от 19.07.2012 по делу № 33-8566/2012).

Пример 5. Пример объяснения по факту прогула

Если же два рабочих дня прошли, а работник так и не предоставил объяснения, то работодателю придется составить акт об их не предоставлении.

Пример 6. Акт о не предоставлении объяснения. 1

Этап 5. Служебное расследование

Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч.

1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения.

Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также ­последующие события и выводы о виновности работника в проступке).

Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Этап 6. Принятие решения о мере ответственности

Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.

Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ­ответственности производится служебным документом (Пример 7).

Пример 7. Представление о привлечении к ответственности. 2

Чаще всего усложнения документооборота не требуется, и руководство принимает решение об увольнении без представления (докладной записки).