Регламент закупок — это документ, который регулирует закупочную деятельность. Чаще всего его используют как аналог положения о контрактной службе, но есть и не менее важные ситуации, когда его составляют.
Как используют по 44-ФЗ
Госзаказчики по 44-ФЗ разрабатывают их, чтобы урегулировать работу контрактной службы, закупочную деятельность, порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц при проведении закупок товаров, работ, услуг. По приказу Минэкономразвития №631 от 29.10.2013, который утверждает типовое положение о контрактной службе, указано, что допустимо использовать название для этого документа — регламент. Подробнее: «Образец положения о контрактной службе с учетом изменений 2020 года».
Эти документы регулируют закупки как отдельных товаров, так и всех госзакупок. Например, по приказу об утверждении регламента осуществления закупок Росрыболовства №832 от 05.12.2017 закупают только машины, оборудование и другие материально-технические средства в рамках реализации российско-японских соглашений.
А Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация) приказом №374 от 15.12.2017 утвердила порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц Росаккредитации при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд этого ведомства.
Еще по контрактному законодательству эти документы регулируют работу единого агрегатора торговли для закупок «Березка» по п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Подробнее: «Инструкция для заказчика по работе на ЕАТ «Березка».
Эта форма документа используется и для регулирования работы электронных площадок. Например, порядок проведения электронных процедур на платформе Сбербанк-АСТ утвержден 01.10.2018.
Как используют по 223-ФЗ
Применение по закону о закупках отдельными видами юридических лиц по 223-ФЗ отличается тем, что не допускается использовать название «регламент» в качестве альтернативы положению о закупках. Подробнее: «Как оформить положение о закупках по 223-ФЗ».
Есть заказчики, которые утверждают отдельно регламент закупок по 223-ФЗ наряду с положением. Например, Институт энергетических исследований Российской академии наук.
В остальном применение этого документа аналогично контрактному законодательству. Есть заказчики, которые утверждают одновременно порядок взаимодействия структурных подразделений по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Например, Ивановский государственный химико-технологический университет.
Как используют в коммерческих закупках
Для снабжения и обеспечения внутренних нужд компании и предприниматели вправе утверждать внутренние документы (приказы, регламенты, положения и др.). Например, ОАО «Башкирская содовая компания» утвердила требования к порядку подготовки и проведения закупочной деятельности, порядку заключения и исполнения договоров и иные положения, которые связаны с обеспечением наиболее полного удовлетворения потребностей ОАО «БСК» в материально-технических ресурсах (далее – МТР), услугах, работах (за исключением услуг, работ выполняемых подрядным способом), и оптимального расходования денежных средств.
Примерный образец
И бюджетные организации утверждают внутренние правила получения товарно-материальных ценностей. Вот для примера образец регламента закупок канцелярских товаров, демонстрационного оборудования, хозяйственных товаров, бытовой химии, мебели и др. в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.
приказом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
от ___________ № ___________
1. Настоящий Регламент определяет форму заявок и порядок их подачи структурными подразделениями НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в отдел материально-технического обеспечения НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (далее — ОМТО) на получение товарных материальных ценностей (канцелярские товары, демонстрационное оборудование, хозяйственные товары, бытовая химия, мебель и предметы интерьера, бытовая техника, мягкий инвентарь, строительный инструмент и др.) (далее – ТМЦ) и заявок на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий (уборка помещений, вывоз мусора, дезинфекция (дератизация, дезинсекция), ремонт бытовой техники и др.).
2. Заявки заполняются сотрудниками структурных подразделений по установленной форме согласно Приложениям №1 — 7 к настоящему Регламенту и подлежат согласованию с руководителем структурного подразделения.
3. Заявки направляются сотрудниками структурных подразделений посредством корпоративной электронной почты ОМТО по адресу [email protected]. Заявки в устной форме или по телефону не принимаются.
4. Заявки на канцелярские товары (Приложение №1 к настоящему Регламенту) и на хозяйственные товары (Приложение №2к настоящему Регламенту) заполняются в соответствии с перечнем товаров, размещенным на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, и подаются в ОМТО с 1-го по 15-е число каждого месяца.
5. При невозможности выполнить заявку частично или в полном объеме сотрудник ОМТО информирует об этом структурное подразделение, направившее заявку, посредством корпоративной электронной почты.
6. Выдача ТМЦ согласно поданным заявкам осуществляется заведующим хозяйством административно-хозяйственного отдела корпуса с 25-го по последнее число каждого месяца.
7. Заявки на ТМЦ, помимо заявок, указанных в п. 3 настоящего Регламента, поступающие в ОМТО (на предоставление предметов интерьера, демонстрационного оборудования, бытовой техники, мягкого инвентаря, строительного инструмента и др.), должны содержать следующую информацию: наименование товара или его аналог, технические характеристики, количество или объем.
При невозможности указать вышеперечисленные данные предоставляется образец. В этом случае к данной заявке прилагается служебная записка руководителя структурного подразделения на имя начальника ОМТО.
8. Все заявки, направленные в ОМТО, выполняются в соответствии с годовым планом закупок в зависимости от наличия текущего финансового обеспечения и сроков поставки товара с учетом осуществления процедур закупок.
8.1. Заявки, не включенные в годовой план закупок, и заявки вне предложенного перечня, размещенного на интернет-странице ОМТО корпоративного портала НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, после поступления в ОМТО подлежат согласованию с заместителем директора, координирующим деятельность ОМТО. Срок рассмотрения заявок составляет 5 (пять) рабочих дней.
Ответ на заявку направляется по корпоративной электронной почте на адрес руководителя структурного подразделения, направившего заявку.
9. После получения ТМЦ отчетные документы (товарная накладная, счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки Товара) передаются в ОМТО с подписью материально-ответственного сотрудника структурного подразделения, принимающего ТМЦ, и печатью (при наличии).
10. Заявки на оказание услуг по комплексному обслуживанию зданий заполняются по установленным формам (Приложения №3 — 7 к настоящему Регламенту).
11. После оказания услуг по комплексному обслуживанию зданий отчетные документы (счет, счет-фактура, акт сдачи-приемки услуг/акт сдачи-приемки работ) передаются в ОМТО с подписью ответственного сотрудника административно-хозяйственного отдела корпуса и отметкой на акте сдачи-приемки услуг/акте сдачи-приемки работ об оказании услуг/выполнении работ в полном объеме.
Как составить регламент осуществления закупок по 44-ФЗ
Регламент осуществления закупок — это документ, регулирующий порядок проведения госзаказа на предприятии. Его разрабатывают и для 44-ФЗ, и для Федерального закона №223, и для коммерческой деятельности.
| Скачать образец регламента осуществления закупок по 44-ФЗ малого объема по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 |
| Скачать образец регламента закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ в части взаимодействия структурных подразделений |
| Скачать образец регламентирующего документа для торговой площадки РТС-тендер |
| Скачать форму регламента планирования закупок в организации из КонсультантПлюс |
| Скачать образец регламента по закупкам ТМЦ на предприятии в части взаимодействия подразделений с административно-хозяйственным отделом |
| Скачать форму регламента закупочной деятельности организации из КонсультантПлюс |
Как составить по нормам 44-ФЗ
Формировать положение о закупках по 44-ФЗ необязательно. Закупочная деятельность заказчиков в рамках Федеральной контрактной системы на внешнем уровне регулируется 44-ФЗ и подзаконными нормативами, а на внутреннем — регламентом осуществления закупок.
В таком локальном акте устанавливают правила проведения торгов, порядок координации структурных подразделений, определяют функции контрактного управляющего или закупочного отдела. Некоторые заказчики разрабатывают специальное положение о контрактной службе на основе типового положения и называют его регламентом (приказ Минэкономразвития №631 от 29.10.2013).
Чтобы документ начал действовать, потребуется издать специальный приказ.
В регламенте по 44-ФЗ определяют:
- порядок госзаказа отдельных товарных групп;
- процесс госзакупок на предприятии в целом;
- участников закупочного процесса и уровень их взаимодействия;
- формат подачи и обработки заявок на проведение закупок;
- правила заключения контрактов с единственным поставщиком и др.
Помимо работы конкретных заказчиков, такой акт регулирует работу торговых площадок и агрегаторов торговли. Вот пример регламента для корпоративных закупок на РТС.
А это образцы регламентов закупок в компании, работающей с закупками малого объема на портале поставщиков департамента г. Москвы по конкурентной политике (п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).
Как подготовить по 223-ФЗ
Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.
Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.
Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.