Приказ об инвентаризации при увольнении материально ответственного лица

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Трудовые споры » Как правильно провести инвентаризацию и передачу ТМЦ при увольнении материально ответственного лица в магазине, когда прежний работник еще не уволен, а новый еще не принят?

Как правильно провести инвентаризацию и передачу ТМЦ при увольнении материально ответственного лица в магазине, когда прежний работник еще не уволен, а новый еще не принят?

При увольнении материально ответственного лица (заведующий магазином) проводится инвентаризация, однако вновь принимаемый работник еще не принят на работу, т.к. на одной штатной единице не могут быть два сотрудника.

Вопрос:

Как правильно провести инвентаризацию и передачу ТМЦ при увольнении материально ответственного лица в магазине, когда прежний работник еще не уволен, а новый еще не принят?

Ответ юриста

Материально ответственными лицами могут являться заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, в трудовой договор с которыми включено соответствующее условие, а также работники, непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество, с которыми заключены письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и включенные в перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (ч. 2 ст. 243, ст.

244 ТК РФ).

Такие работники обязаны возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере, размер которого и причины его возникновения устанавливаются по результатам проверки, проводимой работодателем. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Кроме того, обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст. ст. 242, 247 ТК РФ).

При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Материально ответственные лица освобождаются от занимаемых должностей после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту.

В ситуации, когда на место работника еще не принят новый работник, товарно-материальные ценности может принять по акту приема-передачи работник, временно исполняющий его обязанности, его заместитель и другие материально ответственные лица. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения) (п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49)). Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний).

Руководитель организации издает приказ (распоряжение), которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Форма данного приказа произвольная. При издании приказа можно воспользоваться формой, приведенной в Приложении 1 к Методическим указаниям.

Подборка документов:

Вопрос: . Могут ли в период инвентаризации при смене материально ответственных лиц два работника (новый и увольняющийся) занимать одну позицию в штатном расписании? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2016)

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей? (Консультация эксперта, 2019)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, июль 2019 г.

Инструкция: увольняем материально ответственного работника

Увольнение материально ответственного лица по собственному желанию в бюджетном учреждении — это особый случай, который осложняется тем, что, кроме трудового договора с сотрудником, заключено соглашение о матответственности, по которому он отвечает за сохранность ценностей работодателя.

В чем особенности увольнения матответственного

Трудовой кодекс разбирает вопрос о матответственности при увольнении, устанавливает закрытый перечень оснований для освобождения сотрудника от должности и описывает порядок оформления расторжения трудового договора. Расторгнуть договор по основанию, не указанному в ТК РФ, либо пренебречь установленной процедурой работодатель не вправе.

Работник вправе в любой момент принять решение о расторжении трудового договора и подать заявление, не объясняя причин своего решения. Удерживать работника компания не вправе.

Но если речь идет о материально ответственном лице, его уход осложняется тем, что за ним официально закреплена обязанность хранить имущество работодателя. Прежде чем расторгнуть трудовой договор, работодатель обязан это имущество у него принять. У вольнение МОЛ сопровождается дополнительными процедурами инвентаризации и передачи ответственности за материальные ценности другому сотруднику и оформлением дополнительных документов — акта приема-передачи.

Общий порядок увольнения материально ответственного

Основания для расторжения трудового договора делятся на группы:

• по инициативе работника;
• увольнение материально-ответственного работника по инициативе работодателя. В отличие от работника, работодателю для принятия решения о расторжении договора нужны четкие основания;
• по соглашению сторон, когда работник и работодатель заключают соглашение о расторжении договора и оговаривают в нем все важные для них условия прекращения отношений;
• по обстоятельствам, которые не зависят ни от работника, ни от работодателя.

По какой бы причине ни увольнялся работник, инструкция о порядке увольнения материально ответственного лица по ст. 84.1 ТК РФ:

Шаг 1. Получить заявление.

Шаг 2. Издать приказ об увольнении.

Шаг 3. Ознакомить с ним под подпись работника.

Шаг 4. Оформить передачу ценностей.

Шаг 5. В последний день работы выдать трудовую книжку с внесенной в нее записью, другие документы, касающиеся работы, по запросу работника и произвести денежный расчет.

Особенности увольнения из-за ухода на пенсию

Особенность увольнения работника в связи с выходом на пенсию заключается в том, что выход на пенсию ст. 80 ТК РФ признает уважительной причиной для установления работником своего срока отработки. То есть сотрудник, который увольняется по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, в своем заявлении вправе указать комфортную ему дату расторжения отношений с организацией, в том числе без отработки двух недель, и работодатель обязан подчиниться воле сотрудника.

Нужна ли инвентаризация

Перечень случаев, когда проведение проверки необходимо, установлен п. 22 приказа Минфина России от 28.12.2001 № 119н. Сказано, что инвентаризация при увольнении материально ответственного лица нужна и обязательна.

Пункт 258 того же документа устанавливает, что материально ответственное лицо освобождается от должности только после сплошной инвентаризации всех материальных ценностей.

Обязанность по организации проведения инвентаризации лежит на работодателе, он обязан успеть провести ее в течение периода отработки увольняющегося лица.

Что делать, если инвентаризация затягивается

Не всегда у работодателя есть возможность закончить инвентаризацию до увольнения сотрудника: не хватает периода двухнедельной отработки либо работник уходит раньше, что возможно, если он увольняется в связи с выходом на пенсию.

Если момент увольнения наступил раньше окончания инвентаризации, компания не вправе силой удерживать гражданина на должности. В такой ситуации есть два варианта действий:

• уволить сотрудника до окончания инвентаризация, а в случае последующего выявления недостачи взыскивать ее через суд;
• договориться с увольняющимся об увольнении по соглашению сторон и определить в соглашении дату, которая наступит после окончания инвентаризации.

Передача материальных ценностей при увольнении по собственному желанию — важная и обязательная часть процедуры увольнения матответственного. Организация этого процесса — сфера ответственности работодателя.

Как передать материальные ценности

Ценности передаются по акту приема-передачи, который утверждается руководителем организации или иным сотрудником, который уполномочен руководителем на утверждение такого рода документов.

После того как по акту ценности приняты от увольняющегося сотрудника, они передаются новому материально ответственному. Как расторжение трудового договора, так и назначение материально ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации.

Что делать, если обнаружилась недостача

Недостача — это выявленная в результате разница между фактическим объемом материальных ценностей и планируемыми остатками.

1. Создать специальную комиссию, которая призвана установить причины недостачи.
2. Затребовать от сотрудника письменные объяснения. Если он игнорирует просьбу или отказывается что-либо объяснять, об этом составляется специальный акт.
3. После проведения комиссионного расследования ознакомить сотрудника под подпись с его результатами.
4. Определить стоимость недостачи и сумму, которая подлежит возмещению.

Как правильно взыскать недостачу

Трудовой кодекс допускает три вариант погашения недостачи:

1. Добровольная. По соглашению компании и гражданина допускается выплата погашения несколькими платежами, гражданин вправе по соглашению предоставить эквивалентное по стоимости имущество.
2. По распоряжению работодателя, что допустимо при соблюдении следующих условий:
   • сумма недостачи не превышает среднего заработка сотрудника;
   • распоряжение издано в течение месяца с момента выявления недостачи;
   • гражданин все еще остается сотрудником организации.
3. В судебном порядке, если условия для внесудебного взыскания не соблюдаются. Такой порядок часто наиболее вероятен: поскольку гражданин покидает компанию, взыскание по распоряжению становится невозможным.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Пошаговая процедура смены материально-ответственного лица – проведение инвентаризации, оформление документов, передача ТМЦ

Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно.

Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

• Производится инвентаризация.
• Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

• дополнительном соглашении к договору;
• должностной инструкции;
• локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

• работников административного органа;
• сотрудников – бухгалтеров;
• иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

• Приказ о смене материально-ответственного лица.
• Приказ о том, что проводится инвентаризация.
• Инвентаризационные описи.
• Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм. между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

• Наименование учреждения.
• Наименование документа.
• Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
• После руководителем вставляется слово «приказываю».
• Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

• название документа;
• день заполнения бланка;
• название фирмы, составившей данный документ;
• наименование бланка;
• ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
• перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
• персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.