- Официальные документы
- Техническая документация
- Параметры страницы
- Общие требования к шрифтам в документации компании
- Перечень рекомендаций по ГОСТ по использованию шрифтов
- ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил
- Что описано в ГОСТе
- Детально о ГОСТе для оформления документов
- Шрифт
- Интервалы и отступы
- Выравнивание
- Реквизиты
- Правила обращения к адресату
- Как составить документ для нескольких адресатов
- Если документ содержит коммерческую тайну
- Суть заголовка документа
- Отсылка к другим документам
- От какого лица
- Некоторые нюансы
Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben — «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.
Официальные документы
Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier).
Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.
Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri.
С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты.
Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.
Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер.
При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма.
Часто применяется и 14-й шрифт.
Техническая документация
Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.
Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001. Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.
Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.
Параметры страницы
В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:
- Тип бумаги: печатная белая.
- Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
- Ориентация: книжная.
- Положение переплета: слева.
- Поля: левое — не менее 30 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.
- Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.
Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:
- Красная строка (абзац) — 15−17 мм (с абзацного отступа, помимо собственно абзацев, записывают все разделы с подразделами и пункты с подпунктами).
- Отступы слева и справа — отсутствуют.
- Интервалы перед и после абзацев — отсутствуют.
- Межстрочный интервал — полуторный.
- Выравнивание — по ширине, т. е. текст равномерно распределяется между левым и правым краем за счет дополнительных интервалов внутри строки, если это необходимо.
Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.
Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое — не менее 20 см, правое — не менее 10 мм.
Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.
Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman. Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного.
Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота. Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.
Общие требования к шрифтам в документации компании
Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.
Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.
Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.
Перечень рекомендаций по ГОСТ по использованию шрифтов
Особенности делопроизводства регулируют несколько ГОСТами — 2.105-95, 7.32-2001 , а также 6.30 – 2003 , рекомендации которого заменены 7.0.97-2016 . Последний регулирует оформление организационно-распорядительных документов большинства ныне существующих предприятий. Цель «гостирования» шрифтов в документации – унификация сферы делопроизводства, приведение её к единым образцам, что не только упростит документооборот, но и сделает создаваемые таким образом документы максимально удобными для работы.
В соответствии с изложенными в данных ГОСТах требованиями (в частности, стандарт 7.0.97-2016), шрифт в документе подбирается исходя из области применения. Выбранный фонт не должен быть слишком вычурным или декоративным (не соответствует деловой переписке). Вы можете использовать различные гарнитуры (совокупность близких шрифтов, объединённых единым стилем), учитывая особенности выбранного вами делового стиля.
На конец 2018 года по ГОСТу рекомендуется:
Схема расположения реквизитов документа согласно ГОСТа 7.0.97-2016
Учтите, что использование шрифта по регламентированному ГОСТу носит рекомендательный характер. Госстандарт не обязует каждое предприятие создавать документацию с предложенными нормативами. Но при этом применение изложенных рекомендаций позволит создать действительно качественные документы, с которыми будет удобно работать.
ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил
ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.
Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.
Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:
- Единство документооборота;
- Корректность и ясность изложения информации;
- Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
- Отделение главного от второстепенного;
- Возможность быстрого поиска ключа в документе.
Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.
Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:
- Отсутствуют корпоративные стандарты;
- Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
- Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
- Априори предпочтительно единство документооборота;
- Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
- Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.
Что описано в ГОСТе
Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:
- Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
- Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
- Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
- Подпись и печать на документе не должны сливаться;
- В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
- По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
- Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
- Юридические лица – именительный (кто);
- Физические лица – дательный (кому);
- Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
- Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
- Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.
Детально о ГОСТе для оформления документов
Шрифт
Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:
- Arial;
- Calibri;
- Times New Roman;
- Verdana.
Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.
Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.
Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.
Полужирный шрифт следует использовать для выделения:
- Заголовка;
- Реквизитов;
- Данных адресата.
Интервалы и отступы
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
Выравнивание
При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.
В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.
Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).
Реквизиты
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:
- Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
- Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
- Название документа – вверху по середине листа;
- Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
- Наименование компании;
- Адрес регистрации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Электронная почта, факс;
- Иные контактные данные;
- Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.
Расположение реквизитов на титульном листе документа:
Правила обращения к адресату
В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:
- На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
- При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
- К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
- К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).
Министерство здравоохранения Российской Федерации;
- Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.
ООО Агрокомплекс Николаевский
Начальнику упаковочного цеха
- По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.
Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;
Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.
Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
- Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
- Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
- Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
- Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
- Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
Если документ содержит коммерческую тайну
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
Суть заголовка документа
Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.
Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.
В отношении заголовка действует следующий регламент:
- Выравнивание – по центру или левому краю;
- Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).
Отсылка к другим документам
Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:
- Наименование;
- Номер правового акта;
- Дата его принятия;
- Составитель.
Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.
От какого лица
При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:
Наименование документа
Обращение
Пример
Деловое письмо, служебная записка
От первого лица или третье лицо, единственное число
Отдел закупок направляет предложение;
Прошу принять меры;
От первого лица в единственном числе
Документ от имени коллегиального органа управления
От третьего лица (единственное число)
Собрание акционеров приняло решение
Третье лицо, множественное число
Выслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах
Третье лицо, любое число
Комиссия оценила, отдел закупок утвердил
Некоторые нюансы
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.