Правила заполнения трудовых книжек

Автор
Елена Карсетская
Юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Приём и увольнение работников»; «Локальные акты организации» и других

С 1 сентября 2021 года изменится не только порядок ведения трудовых книжек, но и поменяется сам бланк документа. Глобальных изменений, разумеется, ждать не стоит. Но на нововведения необходимо обратить внимание.

Новый бланк трудовой книжки

Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ № 320н) утверждены:

1. новый бланк трудовой книжки (форма);

2. новая форма вкладыша;

3. порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – новый порядок).

Приказ № 320н вступит в силу 1 сентября 2021 года.

В целом новая форма трудовой книжки сохраняет свой прежний вид. Главное отличие от действующего образца будет заключаться в количестве разворотов для разделов «сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Сейчас их одинаковое количество, по 10 разворотов на каждый раздел.

В новом бланке будет 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 разворотов для раздела «Сведения о награждениях».

Данное перераспределение количества разворотов крайне целесообразно. В настоящее время записи о награждениях работодатели делают уже не так часто, как ранее, а работу сотрудники меняют довольно регулярно. И страницы в разделе «Сведения о работе» заканчиваются быстро и часто неожиданно.

В результате работодателю для внесения записи приходится оформлять вкладыш, в то время как раздел «Сведения о работе» остаётся незаполненным.

Также изменяется количество разворотов для каждого раздела и во вкладыше. Будет 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 5 – для раздела «Сведения о награждениях». Сейчас, соответственно, 9 и 8 разворотов.

В остальном сохраняется прежний формат трудовой книжки. При этом на титульной странице трудовой книжки и вкладыша добавляется информация о том, что печать проставляется при её наличии.

Новые правила заполнения трудовых книжек

Здесь насколько важных моментов, которые надо учесть в работе кадровикам.

1. Разрешили проставлять штамп

В настоящее время кадровики при внесении записей в трудовые книжки руководствуются:

– инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

– правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эти документы не предусматривают возможность внесения записи в трудовую книжку с помощью штампа.

С сентября процесс внесения записи будет проще. Будет допустимым проставлять штамп с типовой записью и использовать комбинированный способ внесения записи: часть записи может быть сделана вручную, часть — в виде штампа. Это предусмотрено п. 3 нового порядка ведения и хранения трудовых книжек.

2. Определили формат внесения записи при переходе на электронную трудовую книжку

При выборе работником электронной трудовой книжки бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки. При этом регламентации этого процесса не было. В 2020 году Минтруд России в письме предложил формулировки, которые работодателю надо внести в документ при выдаче его на руки работнику (письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Теперь данный вопрос урегулирован (п.35 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Порядок заполнения трудовой книжки следующий:

– в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

– в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки

– в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Обращаем внимание, что новая формулировка записи несколько отличается от той, что ранее предлагал Минтруд. Новая запись короче, в ней содержится ссылка на Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.

Также не надо указывать фамилию, имя и отчество самого работника. Отметим, что изначально было очевидно, что данная информация в «закрывающей» записи излишня.

3. Упростили правила внесения записи о совместительстве

Здесь два важных нововведения.

Во-первых, в том случае, если сотрудник не работает, но ему необходимо отразить в трудовой книжке запись о работе по совместительству, такую запись может внести работодатель, где сотрудник трудился по совместительству (п. 11 нового порядка).

Иными словами, в отдельных случаях работодатели по совместительству получили право вносить записи в трудовые книжки. Но ещё раз обращаем внимание, что это возможно только в том случае, если на момент внесения записи сотрудник не работает.

Во-вторых, запись о работе по совместительству можно будет вносить блоком, то есть одновременно и о приёме, и об увольнении (п.11 нового порядка).

Основание для внесения записи – документ, в котором содержатся сведения о приёме и увольнении работника (по совместительству). Но можно продолжать руководствоваться действующим порядком, и вносить записи хронологически.

Учёт трудовых книжек

Организации могут самостоятельно разрабатывать форму книг:

– по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;

– учёта движения трудовых книжек (п. 40 нового порядка).

Имейте в виду, что переходить на самостоятельно разработанную форму с 1 сентября 2021 года нет необходимости. Вести книги по действующим формам работодатели вправе до тех пор, пока книга не закончится. Такие рекомендации дают представители Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно.

То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.

Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш.

Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.