Правила оформления делового письма

Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Виды и примеры деловой переписки

Деловую переписку можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Признак деловой корреспонденции

Особенности классификации

Переписка внутри страны и международные письма.

Письма могут быть информационными, распорядительными, содержать информацию по договорным, правовым, финансовым и материально-техническим вопросам.

Статус отправителя и получателя

Физлицо или организация.

Переписка может быть управленческой, коммерческой, производственной или личной.

Роль в информационном обмене

Письмо может быть инициативным или написанным в ответ на инициативное обращение.

Письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций.

Характер воздействия на адресата

Деловая и этикетная переписка.

Электронная почта, почтовая связь, курьерская и фельдъегерская доставка, факс, телетайп.

Также деловую переписку можно классифицировать по назначению (таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Вид переписки

Особенности

Содержит сведения официального характера.

Разъяснения положений законодательных актов, рекомендации по их практическому применению.

Содержит информацию о проведении различных публичных мероприятий и условия участия в них.

Приглашение на пресс-конференцию.

Содержит информацию, содержащую, по мнению автора, интерес для адресата.

Сообщения о возможности приёма на стажировку, об удовлетворении просьбы, о временной приостановке деятельности компании.

Содержит повторно отправляемую информацию.

Напоминание о предстоящем платеже, истечении срока договора.

Сдержат информацию, приуроченную к случаю.

Поздравительные, благодарственные письма, письмо с выражением извинений, соболезнований.

Содержит рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Информация о новых тарифах сотовых операторов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.

Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения, предоставляющие гарантии обязательства.

Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется

При составлении делового письма придерживайтесь ряда правил — требований к бланкам, оформлению, подписи и печати.

Оформлять деловые документы следует в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки должны содержать набор обязательных реквизитов:

• логотип и полное наименование компании;
• справочную информацию о компании, включая юридический адрес организации, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления
• краткое содержание, включая заголовок письма, обращение к адресату, текстовую часть, подпись руководителя;
• сведения об исполнителе;
• отметки о прикреплённых копиях (приложениях) и об их количестве.

Если письмо составляется на деловом бланке, на нём может отсутствовать печать, заверяющая подпись руководителя.

Обратите внимание! Стандартные словесные обороты, канцеляризмы и штампы — не отсутствие фантазии и словарного запаса, а правила деловой переписки. В данном случае, повторение единообразных речевых средств позволяет чётче передать смысл и избежать двойственных толкований.

Особое внимание нужно уделить фактам. Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтвердить достоверными примерами и ссылками.

Из чего состоит деловое письмо: структура

По структуре деловое письмо делится на обращение и текстовую часть.

Если письмо адресовано конкретному человеку, в обращении нужно указать его имя и отчество. Начать обращение можно со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.п. Если имя адресата неизвестно или их несколько, обращение нужно написать во множественном числе. Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Текстовую часть делового письма нужно разделить на три логических блока Таблица 3.

Таблица 3. Структура текстовой части делового письма

Даются все необходимые начальные сведения, обозначается причина и цели написания документа.

Отражается суть вопроса и требования (задачи) к адресату. Излагать суть вопроса следует последовательно и логически-обоснованно.

Приводятся рассуждения, объяснения и доказательства.

Резюме вышесказанного в письме. Излагаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.

7 принципов делового письма

1. Предложения в письме не должны быть длинными, а текст должен соответствовать установленным языковым нормам в отношении изложения мысли, лексики, грамматики и синтаксиса.
2. Слова в тексте ставятся согласно прямому порядку:
   • подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым,
   • определение — перед определяемым словом,
   • приложение — после управляющего слова.
3. Если письмо не является распоряжением, глаголам в активной форме следует предпочесть глаголы в форме пассивной. Например, вместо «Правительство утверждает форму», нужно написать: «Форма утверждается Правительством».
4. Слов и словосочетаний с ярко выраженной эмоциональной окраской следует избегать. Даже если документ относится к этикетным письмам, такие моменты лучше изложить «канцелярским» языком.
5. Недопустимо употреблять уменьшительно-ласкательные суффиксы и междометия, способствующие выражению личностного отношения к написанному, использовать сленг, просторечные и образные выражения.
6. Аббревиатуры и сокращения в тексте допускаются, но только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.
7. Если в письме необходимо применить узкоспециализированную терминологию, следует дать её толкование.

Правила оформления делового письма

С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.

Что собой представляет

Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.

Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.

Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.

• Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
• Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
• Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.

Информационное

Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:

• Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
• Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.

Гарантийное письмо

Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.

Оферта

По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.

Требование

Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).

Сопроводительное

В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.

Подтверждение

Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.

Обратная связь

Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.

Просьба

Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.

Документ для фиксации важной информации

Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.

Отзыв

Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.

Приглашение

Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил.

Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.

Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.

Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:

• Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
• При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
• Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
• В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
• Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
• Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
• Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
• Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
• Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».

Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.

Составление деловой корреспонденции

Ниже представим примеры деловых писем.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

• коммерческие (запросы, претензии) и некоммерческие (просьба, рассылка );
• с ответом (требования, обращения) и без ответа (подтверждение заказа, инструкции, приглашения);
• для единственного адресата, для нескольких лиц и коллективное (от группы людей одному получателю).

Бизнес

Кто такая Алиса от Яндекс и что может голосовой помощник

Кто такая Алиса от Яндекс и что может голосовой помощник

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.

Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM.

Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

• Коллтрекинг точно определяет
  источник звонка с сайта
• Прослушивайте звонки в удобном журнале

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские формулировки вроде «Привет» не подходят. Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

• Уважаемый(-ая) [имя, отчество];
• Здравствуйте, [имя, отчество];
• Добрый день, [имя, отчество].

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты. Получатель сразу увидит отправителя по названию почтового ящика. Если вы пишите с личной почты, убедитесь, что адресат поймет, кто прислал ему сообщение. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: так легче читать большое письмо. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема — это первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте цель письма. Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач , созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Телефонный звонок», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Соблюдайте краткость

Не тратьте время собеседника на прочтение лишних подробностей в письме. Из-за загруженности на работе адресат не сможет прочитать большое сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким в прочтении. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

• Спасибо за уделенное время;
• С уважением;
• Благодарю за ответ;
• Хорошего дня;
• До встречи.

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, приглашении принять участие в конференции.

Разработайте подпись

В электронной подписи указывают:

• ФИО, должность, название компании;
• контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес организации;
• логотип;
• ссылки на соцсети сотрудника.

Не перегружайте подпись лишними данными и разделите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении, как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
• заключение — пожелания и благодарность;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Бизнес

Как купить интернет-магазин: инструкция и рекомендации

Как купить интернет-магазин: инструкция и рекомендации

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.

• Увеличьте конверсию сайта на 30%
• Обратный звонок, промо-лендинги, формы захвата, мультикнопка, автопрозвон форм

Главные отличия:

1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
5. Соблюдение субординации.
6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Основные правила:

1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
5. Будьте вежливы даже онлайн.
6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.