Отказ кандидату на вакансию образец

30 ноя 2017

Процесс поиска и найма соответствующего работника по сути своей конкурс, где победить может лишь один соискатель. Тот, который соответствует больше остальных кандидатов вакантному месту. На одно вакантное место, особенно в крупных организациях, претендуют десятки человек.

Отказ потенциальному кандидату в работе процедура неприятная. Однако, не стоит забывать, что человек потратил свое время, прошел возможно несколько этапов встреч и ожидает вашего ответа. Поэтому каждый рекрутер должен знать, как вежливо отказать претенденту.

Обратная связь, пусть и в форме отрицательного ответа важна. Желание избежать неприятного разговора нормальная реакция. Однако из таких мелочей складывается впечатление об организации.

Ответ соискателю это проявление уважения и воспитанности. Важно оставит положительные воспоминания у человека, даже если те не получили приглашения на работу. Деловой подход организации обязательно будет оценен.

Когда и как дать отказ?

Чтобы избежать неопределенности стоит заранее обговорить сроки ответа в ходе финальных встреч. HR -специалист должен показать всю надежность и серьёзность организации, поэтому оговоренные сроки не стоит игнорировать. Если решение не принято, оповестите об этом кандидата и обговорите другие сроки.

Дайте понять человеку, что вы не забываете о нем. Процесс трудоустройства для любого соискателя это стресс, а неопределённость придают процессу еще больше нервозности. HR -специалисту стоит вспомнить, как он сам занимался вопросами трудоустройства когда-то.

Поэтому необходимо знать, как правильно отказать кандидату.

В ходе поиска подходящей кандидатуры случается, что уже в ходе интервью HR -специалист понимает, что соискатель не соответствует заявленной должности. В этом случае стоит сообщить соискателю, что в случае положительного заключения ответ поступит в течение двух дней. Таким образом, не получив звонка, он продолжит рассматривать иные варианты трудоустройства.

А HR -специалист сосредоточится на более перспективных потенциальных работниках.

Очень часто человек не получает даже отказов во встрече и резюме просто остаются просмотренными. Случается это потому, что у HR -специалиста не так много времени на первичный отбор. Кандидатам стоит не забывать об этом. Если вас не пригласили на встречу, не отчаивайтесь и сосредоточьтесь на других работодателях.

Как отказать по результатам собеседования?

Вежливый отказ по телефону легкий и быстрый способ. Стоит заранее подготовить слова для кандидата и причины отрицательного решения.

Текст отказа можно подготовить заранее и направлять тем, кто не прошел отбор. Это значительно сэкономит время.

Образцы написания отрицательного решения:

Уважаемый Андрей Анатольевич!

Благодарим Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личные качества. К сожалению, выбор был сделан в пользу другого специалиста. Мы сохранили Ваше резюме и вернемся к нему, когда в организации появятся соответствующие вакансии.

Добрый день, Елена,

Вы проходили в нашей компании организации на вакансию ведущего логиста. Мы высоко оценили Ваши личные качества и опыт. Но мы вынуждены сообщить, что результат по Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный. Спасибо за потраченное время.

24 января Вы проходили собеседование на вакансию Продавец-консультант. Благодарим Вас за проявленный интерес. Вы создали приятное впечатление. Но руководство решило выбрать другого специалиста с большим опытом в области прямых продаж. Желаем удачи и успехов в трудоустройстве.

С уважением, Иванова И.И.

Уважаемая Анна Андреевна!

Благодарим Вас за проявленный интерес к позиции менеджер по логистике. В ходе интервью у нас сложилось впечатление о Вас как о добросовестном работнике опытном и ответственном.

Но наша организация работает в области международных перевозок, поэтому специалист, который займет эту позицию, должен свободно владеть иностранным языком. Ваш уровень знания языка, оказался недостаточным. Поэтому руководство сделало выбор в пользу другого соискателя.

Спасибо, что откликнулись на наше приглашение и желаем вам успехов в дальнейшем трудоустройстве.

С уважением, руководитель HR отдела

Добрый день, Светлана

Благодарим вас уделенное время. В ходе интервью мы отметили ваши профессиональные качества и опыт. Но, к сожалению, ваше тестирование показало, что пока вам не хватает навыков для данной работы. Нам нужен более подготовленный к предстоящим сложностям специалист.

Мы сохранили ваше резюме, на случай если у нас появятся вакансии, которые могли быть вам интересны.

Как отказать соискателю после собеседования, примеры

• Мы решили сделать выбор в пользу человека, работавшего на аналогичной должности.

• Мы выбрали работника, рекомендованного нам партнерами.

• Руководство решило продвигать по карьерной лестнице уже работающего сотрудника.

• На сегодня вы не соответствуете заявленным требованиям вакансии.

Не допускайте дискриминацию

Отрицательные отклики, которые могут привести к судебным разбирательствам и штрафам — по причине беременности, наличие детей, возраста, пола, национальности, социального положения. Данные обоснования дискредитирующие и необоснованные. Обязательно стоит обратить на это внимание.

Помните, что отказывать лучше вежливо, четко донеся причины. В таком случае, у человека появится возможность подтянуть слабые навыки и снова претендовать на должность в компании. Или наоборот он решит, что не стоит больше претендовать на вакансию, но и не создаст вам антирекламу.

Rejection Letter Samples to Job Candidates

Use These Sample Rejection Letters to Politely Reject a Job Candidate

Susan Heathfield is an HR and management consultant with an MS degree. She has decades of experience writing about human resources.

Do you need a sample rejection letter? Here are samples that you can use for the applicants who did not get the job. Use these sample letters to develop your own letters to politely and kindly turn candidates down. They deserve your best feedback so they know their status in the job search process.

Sending a rejection letter following a first interview is polite, kind, and professional. You do not want to leave your job candidates in the dark about the fact that you will not invite them to further participate in your selection process.

Employers owe candidates, who have invested a lot of time in the job application process with your company, a professional rejection letter. This letter tells him or her exactly where they stand in your selection process. Most job candidates will tell you that bad news is preferable to receiving no news at all.

Use these sample rejection letters as guides when you need to professionally, kindly, and clearly, end your applicant’s candidacy for your open position.

Sample Rejection Letter

This sample rejection letter is for an applicant whom you’d like to hire in your company. His or her qualifications fell short of those of several other candidates for the current job opening. However, you’ve decided he or she is a good potential employee, the person interviewed well, and they seemed compatible with your organization’s culture.

Consequently, while you will not currently hire them, you want to remain on their radar as a potential employee.

Download the rejection letter template (compatible with Google Docs and Word Online) or see below for more examples.

Conclusion

In any rejection letter, you have the option of conveying different messages to different candidates. Don’t make the mistake of using a one-size, cookie-cutter letter that conveys identical sentiments to each candidate. Sometimes, you want to encourage the desired candidate to maintain a relationship with you.

Sometimes, you believe the candidate is not a good fit for your organization.

You also do not owe the candidates an explanation about why they are no longer candidates. In many cases, the less you say, the better. Candidates easily misconstrue any communication from the potential employer. Don’t give them something to push against.

Standard Application Acknowledgement Letter

More About Sample Candidate Rejection Letters

• See a standard applicant rejection letter that you use to respond to applicants who are not as qualified as the applicants you decide to interview.
• Find out more about how to write job candidate rejection letters.

Please note that the information provided, while authoritative, is not guaranteed for accuracy and legality. The site is read by a world-wide audience and ​employment laws and regulations vary from state to state and country to country. Please seek legal assistance, or assistance from State, Federal, or International governmental resources, to make certain your legal interpretation and decisions are correct for your location.

This information is for guidance, ideas, and assistance.

Как составить письмо с отказом кандидату: основные правила и шаблоны

После завершения этапа собеседований рекрутеры должны рассмотреть сильные стороны и навыки каждого кандидата и определить, кто перейдет на следующий этап. Однако, прежде чем приступить к подбору лучших кандидатов, важно сообщить другим, что вы решили больше не рассматривать их как потенциальных сотрудников.

При составлении шаблона письма с отказом кандидату очень важно тщательно подбирать слова. Хотя получателя может разочаровать новость о том, что он не был выбран на вакансию, честность и внимательность обеспечат ему положительное впечатление от вашей компании.

Мы собрали для вас основные моменты, которые помогут правильно составить письмо с отказом кандидату.

Зачем отправлять кандидату письмо с отказом?

Согласно одному из наших опросов, больше 50% кандидатов не получают обратной связи от работодателей после собеседований. Для соискателя, который расчитывает на вашу вакансию, отсутствие ответа может создать негативное впечатление о процессе найма в вашей компании.

Конечно, если у вас есть десятки кандидатов, подавших резюме на вакансию, отправка персонализированных сообщений об отказе каждому человеку, не прошедшему отбор, может показаться утомительной и трудоемкой задачей. Однако крайне важно не пропускать и не откладывать этот шаг. Вот почему:

• Письмо с отказом показывает кандидату, что вы осознаете усилия, которые он приложил для отклика и прохождения собеседования, и помогает ограничить любые негативные впечатления о вашей компании.
• Письмо с отказом кандидату говорит, что ему не нужно ждать ответа. Соответственно, он не будет больше звонить и писать с вопросом, как обстоит процесс найма.
• Если кандидат впечатлил вас своими навыками, и вы чувствуете, что он может стать отличным сотрудником, несмотря на то, что он не подходит для вакансии, которую вы закрываете прямо сейчас, вы можете поощрить его подать резюме на другие должности в компании.

Создав шаблон письма с отказом, вы сократите время, которое вы тратите на эту задачу, при этом предоставив кандидатам необходимую информацию.

Что нужно указать в письме с отказом?

Письмо с отказом должно включать следующие моменты.

Благодарность
Всегда благодарите соискателя за интерес к компании и за время, потраченное на заполнение заявки или собеседование. Ваше письмо должно быть не только вежливым, но и показывать кандидатам, что ваша компания ценит время других людей.

Персонализация
Используйте имя кандидата и название должности. Если возможно, включите примечание из разговора или упомяните конкретный положительный момент, который вам понравился.

Обратная связь
Соискатели ценят вклад работодателей, с которыми они проходили собеседование. Такое взаимодействие дает представление об областях, которые можно улучшить, а еще обратная связь может помочь им обдумать следующие шаги в поиске работы. Например, если вы отказываетесь от кандидата в пользу кого-то с большим опытом, кандидат может подать резюме на должности, которые больше соответствуют его карьерному уровню.

Приглашение подавать резюме еще раз
Если вы считаете, что кандидат хорошо подходит для компании в другом качестве, сообщите ему, что вы хотели бы, чтобы он подал резюме на другие должности в будущем. Однако, если вы считаете, что кандидат не соответствует корпоративной культуре или нужным навыкам, нет необходимости включать это приглашение в свое сообщение.

Шаблоны писем с отказами кандидату

Пример письма с отказом для подходящих кандидатов

Тема: Ваша заявка на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]! Большое спасибо за ваш интерес к должности [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Благодарим вас за то, что вы нашли время посетить наш офис и пройти собеседование с нашей командой. В настоящее время мы решили продолжить работу с другим кандидатом, у которого больше опыта в [НАВЫК/СФЕРА].

Тем не менее, мы были впечатлены вашим опытом и знаниями в отрасли и считаем, что вы внесете большой вклад в нашу компанию.

В ближайшие недели мы опубликуем несколько вакансий и надеемся, что вы подумаете о повторной подаче резюме. Если нет, то мы желаем вам удачи в вашей карьере.

Спасибо!
[ВАШЕ ИМЯ]

Пример письма для кандидатов, которые не проходят на этап собеседования

Тема: Ваша заявка на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]! Благодарим вас за резюме на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Как вы понимаете, к нам поступило большое количество заявок. С сожалением сообщаю вам, что вы не были отобраны для прохождения собеседования на эту должность.

Команда [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] благодарит вас за время, потраченное на подачу резюме на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Мы рекомендуем вам подавать резюме на вакансии, которые откроются в нашей компании в ближайшее время.

Желаем вам успешного поиска работы. Еще раз благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

Письмо с отказом — это необязательная опция, но отправка такого сообщения может гарантировать, что кандидаты не останутся в неведении, и поможет обеспечить сохранение положительной репутации вашей компании. А создав шаблон, вы можете ускорить и упростить процесс уведомления соискателей.

Как отказать кандидату и никого не расстроить

Отказы — один из самых неприятных моментов в работе любого HR-специалиста. Это эмоционально тяжелая и во многом механическая работа, которую многие откладывают на потом, а в итоге совсем про нее забывают.

⏱ Время прочтения — 4 минуты

Что нужно помнить

1. Лучше отправить шаблонный ответ, чем не ответить ничего. 63% соискателей негативно относятся к компаниям, которые «так и не ответили».
2. Отвечайте сразу же, как только приняли решение, — так вы точно об этом не забудете. Не придется вспоминать всё, собираться с силами, перезванивать.
3. Если во время интервью вы поняли, что кандидат вам точно не подходит, можно облегчить себе участь: попросить кандидата самому перезвонить через пару дней и узнать результат. Так задача не забудется и не повиснет тяжким грузом.
4. При массовом подборе вполне допустимо предупреждать соискателей прямо во время собеседования: «Если мы не перезвонили вам через два дня, значит, выбрали другого. Извините, что не сообщим вам лично — у нас очень большой поток соискателей на эту вакансию». Лучше предупредить, чем промолчать.
5. Если человек прошел интервью в несколько этапов, отправьте ему развернутый ответ. Упростите себе работу: попросите обосновать отказ руководителя, который принимал участие в собеседовании.
6. Не переходите на личности, даже если человек начал ругаться. Вы — представитель компании. После того как сообщили причину отказа, просто закончите разговор с грубияном.

Как отказывать по закону

ТК РФ регламентирует правомерность отказов соискателям в статье 64 — «Гарантии при заключении трудового договора». По этой статье, отказ должен быть обоснован и связан исключительно с деловыми качествами работников. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» объясняет, что можно считать деловыми качествами.

«Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)».

Если соискатель после отказа написал письмо с просьбой обосновать это решение, вы обязаны это сделать по закону. Если ответ соискателя не устроит, он может обратиться в суд. Поэтому в тексте вакансии надо указывать как можно более четкие требования, а в письменном отказе указывать конкретную причину, ссылаясь только на профессиональные качества кандидата.

Вывод из требований ТК РФ простой: лучшие короткие причины для отказа — «Мы приняли на работу кандидата с большим опытом» или «Мы приняли на работу кандидата с профильным образованием».

Письмо или звонок?

Сообщать радостную новость приятнее по телефону. А вот отказывать лучше письмом.

Во-первых, кандидату так проще справиться с эмоциями. Он спокойно обдумает отказ и, возможно, отправит уточняющие вопросы, которые не придут в голову за минуту разговора.

Во-вторых, вы не вырвете человека из рабочего процесса: он откроет письмо ровно тогда, когда поймет, что готов это сделать.

Простой способ ответить всем и сразу — разослать шаблонные письма. В личном кабинете работодателя на hh.ru можно разослать отказы одним кликом, не заходя в резюме, и менять шаблон ответа для каждой новой вакансии.

Как составить письмо с отказом кандидату: основные правила и шаблоны

После завершения этапа собеседований рекрутеры должны рассмотреть сильные стороны и навыки каждого кандидата и определить, кто перейдет на следующий этап. Однако, прежде чем приступить к подбору лучших кандидатов, важно сообщить другим, что вы решили больше не рассматривать их как потенциальных сотрудников.

При составлении шаблона письма с отказом кандидату очень важно тщательно подбирать слова. Хотя получателя может разочаровать новость о том, что он не был выбран на вакансию, честность и внимательность обеспечат ему положительное впечатление от вашей компании.

Мы собрали для вас основные моменты, которые помогут правильно составить письмо с отказом кандидату.

Просто сделайте это!

Самый плохой вариант отказа: пообещать кандидату: «Мы вам перезвоним!» — и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но озвучивать отказ важно по трем причинам:

• отказы — одна из составных частей имиджа компании на HR-рынке;
• это ваш имидж как рекрутера;
• наконец, это просто ваша работа.

Внесите отказы в должностную инструкцию, сообщите руководителю, что каждую пятницу вы два часа будете заняты ответами кандидатам. Помогайте другим развиваться: по-настоящему хороший отказ объясняет человеку, над чем поработать, и мотивирует на дальнейший рост. Количество людей трудоспособного возраста небезгранично, и, если он получит недостающие навыки, через пару лет станет желанным кандидатом.

Поэтому, если только вы не проводите массовый набор на вакансии, рекомендуйте при отказах тренинги, курсы, профессиональную литературу. Пусть кандидаты возвращаются к вам!

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

• Switch to English

Сегодня на сайте 979037 вакансии , 61449589 резюме , 1846025 компаний и за неделю 2854465 приглашения

Как грамотно отказать кандидату, который настойчиво звонит и хочет устроиться, но нам он не подходит?

Был случай, когда кандидат требовал объяснить причину отказа отклика на сайте HH.
Не смогла грамотно ответить на его вопрос и сказала, что ваше резюме передаю на рассмотрение руководителю, а после моего ответа кандидат начал угрожать и писать отзывы на сайтах, что я нацистка.

Впредь хотелось бы уметь отказывать кандидатам грамотно, чтоб они не обижались.

Коллеги, поделитесь своим опытом, пожалуйста. Мне бы хотелось получить обратную связь, чтобы впредь такие ситуации не возникали. Если есть какие-то конкретные скрипты на определенные случаи, особенно включая агрессию кандидата — буду очень признательна.

А также описания по дальнейшим шагам. Как обезопасить себя от неадекватных кандидатов. Возможно, есть конкретный хороший пример скрипта, который позволил на практике неадекватного кандидата успокоить.

Станьте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!