Объяснительная в налоговую по чеку коррекции образец

В процессе работы могут возникать нестандартные моменты. Для того чтобы оперативно исправить ситуацию и не получить штраф, персонал должен четко знать, как исправить ошибку или действовать в случае технического сбоя.

1. при продаже чек был выбит, но с ошибкой;
2. чек не создавался вообще.

Ситуация 1

Действия кассира по исправлению ошибки в чеке зависят от версии ФФД кассы. Узнать версию ФФД кассы можно в отчете об открытии смены либо в личном кабинете на сайте ОФД.

Версия ФФД 1.05

Для исправления ошибки кассир создает чек с признаком расчета «возврат прихода» на 990 рублей и новый чек с признаком расчета «приход» на 900 рублей, который и выдается покупателю, если ошибка обнаружена в его присутствии.

После этого кассир составляет служебную записку с объяснением ситуации и прикладывает два чека: неверно оформленный (в нашем примере на 990 рублей) и чек на возврат (также на 990 рублей).

Аналогично вносятся исправления, если в чеке неверно указана ставка или сумма НДС, способ оплаты (наличными или безналичными/электронными) или другая информация.

Если кассир пробил в чеке сумму большую, чем была им получена на самом деле, и заметил это только после закрытия смены, то исправления вносятся иначе.

В этом случае чек с признаком «возврат прихода» выбивается на разницу между верной и ошибочной суммами, в нашем примере это 810 рублей, и оформляется служебная записка.

Порядок действий

Налоговая служба не считает нарушением излишне отбитые суммы (когда есть недостача по кассе). Однако советуем сохранить оригиналы некорректных чеков и объяснительную записку работника вместе с кассовым отчетом, их может запросить налоговая служба при проверке.

Наказание предусмотрено для случаев невыдачи чека, либо его выдачи на меньшую сумму, чем заплатил покупатель.

Если налоговая служба обнаружит такие факты при проверке, то может применить санкции, предусмотренные ч.2 ст.14.5 КоАП.

В примечании к этой статье кодекса об административных правонарушениях указаны условия, позволяющие избежать штрафа за непробитый чек онлайн-кассы.

О штрафах и способах их снижения читайте в нашей статье

1. Создайте чек коррекции. Закон не обязывает делать корректировку именно на том кассовом аппарате, на котором был выбит ошибочный чек. Оформить правильные фискальные документы можно на любой кассе, принадлежащей организации или индивидуальному предпринимателю.
2. Возьмите у работника объяснительную записку с описанием ситуации, приложите к ней оригиналы чеков.
3. В личном кабинете на сайте ФНС сообщите о ситуации в налоговую инспекцию. Сделайте это как можно быстрее. Одно из условий освобождения от штрафа – налоговая не должна знать о нарушении до заявления компании-нарушителя. Если покупатель, которому не выдали чек, сообщит об этом раньше, избежать штрафа будет сложно. Еще одно условие — представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.

В чем разница между чеками возврата и коррекции

Чтобы в ситуации с корректировкой расчетов было легко разобраться, какой документ применить, запомните общий принцип: чек возврата выбивается, если ранее был неправильно пробит чек по онлайн-кассе, а чек коррекции используется, если суммы ранее не пробивались.

Если оформляется возврат прихода, то общая сумма, пробитая по кассе, уменьшается, а если чек коррекции, то — увеличивается.

Как сделать чек коррекции на онлайн-кассе Инитпро мы подробно описали в инструкции.

Самые последние новости об онлайн-кассах, изменения законодательства, актуальная информация об акциях и скидках в нашей группе ВК. Присоединяйтесь к нам!

Чек коррекции (требования, порядок оформления)

Кассовый чек коррекции формируется в целях исполнения обязанности по применению ККТ в случае выявления неучтенных чеков или ошибочных операций.

Когда оформлять чек коррекции?

Чек коррекции оформляется в двух случаях:

К техническому сбою можно отнести отсутствие электричества или поломку кассы.

К ошибочным действиям кассира можно отнести проведение чека с неверной итоговой суммой, ошибочной ставкой НДС или неправильным типом оплаты.

При этом чек коррекции рекомендуется оформлять, если корректировка нужна для операций, которые протекали не в рамках текущей смены. В случае, если необходимо скорректировать данные по текущей смене, можно предпринять следующие действия:

При техническом сбое можно продолжать работу, если при покупке выдаются товарные чеки.

При рабочем кассовом ПО отключите использование ККМ в настройках и ведите учет продаж;

Оформите товарные чеки на покупку с помощью кассового ПО и подключенного принтера или вручную;

Обращаем внимание, что если возможность применять ККТ появится в следующей смене, можно откладывать чеки и провести их после устранения сбоя в работе ККТ.

Оформите возврат товара с нарушениями (верните товар, используя ту же итоговую сумму, ставку НДС или тип оплаты);

Проведите правильную продажу.

Обратите внимание, что реквизиты чека коррекции такие же, как и у обычного. Например, ИНН, номер ККТ, адрес расчета, система налогообложения, фискальный признак.

Коррекционный чек нужен только ОФД и ФНС для проверок, покупателю его не предоставляют. Содержание чека коррекции зависит от формата фискальных данных (ФФД), с которым работает касса.

Пример чека коррекции ФФД 1.05

Пример чека коррекции ФФД 1.2

Для правильного оформления корректировки выполните следующие действия:

Оформите и распечатайте чек коррекции.

Составьте в произвольной форме акт/служебную записку для ФНС с указанием причины коррекции и номеров неучтенных/непроведенных чеков. Также перечислите каждый расчет, произведенный без ККТ, дату, наименование товара, его цену, стоимость и количество.

Укажите номер сформированного чека коррекции, дату акта/служебной записки и дату корректировки.

Поставьте подпись и печать (при наличии) на акте/служебной записке.

Прикрепите копию чека коррекции к акту/служебной записке. Оригинал чека коррекции предоставляется в налоговую службу по запросу.

Согласно письму от 06 августа 2018 г. № ЕД-4-20-/1524@ при обращении в ФНС с вопросом о том, что касса оформила некорректный кассовый чек «прихода», необходимо уточнить в каком формате фискальных данных работает ККТ, и действовать в следующем порядке:

1) При использовании форматов фискальных документов версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека КАССОВЫЙ ЧЕК КОРРЕКЦИИ НЕ ПРИМЕНЯЕТСЯ, в связи с чем (например, при корректировке кассового чека с признаком расчета «приход») необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода», в котором отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека , а затем сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета «приход». Аналогичным способом корректируется ошибочный кассовый чек с признаком расчета «расход». В случае, необходимо обратиться в местное управление ФНС для уточнения информации какие действия необходимо ему предпринять.

При необходимости корректировки расчета, ранее произведенного без применения ККТ, при использовании форматов фискальных документов версии 1.05 формируется кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход» или «расход» и иными реквизитами, предусмотренными для указанной версии форматов фискальных документов.

2) При использовании форматов фискальных документов версии 1.1 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека ФНС допускает применение КАССОВОГО ЧЕКА КОРРЕКЦИИ.

Акт/служебную записку и копию чека коррекции необходимо предоставить в ближайший налоговый орган максимально оперативно от даты проведения коррекции.

3) Приведены пояснения от 04.06.2021 г.№ АБ-4-20/7806@ о том, как формировать кассовый чек коррекции в отношении маркированных товаров. Кассовый чек коррекции формируется в случае осуществления ранее расчета без применения ККТ, либо в случае применения контрольно-кассовой техники с нарушением законодательства. При формировании чека коррекции в отношении маркированных товаров необходимо одновременно передать в систему маркировки реквизиты сформированного кассового чека коррекции.

При этом в сформированном кассовом чеке коррекции нужно указать всю известную информацию о товаре, в том числе наименование предмета расчета, информацию о количестве предмета расчета и другие обязательные реквизиты кассового чека коррекции. В случае печати чека коррекции из-за нарушений законодательства в дополнительном реквизите нужно указать фискальный признак документа корректируемого кассового чека. Также необходимо направить в налоговый орган акт/служебную записку и копию чека коррекции о допущенном нарушении и его исправлении максимально оперативно от даты проведения коррекции.

4) При использовании форматов фискальных документов версии 1.2, для исправления ситуации, когда расчет был осуществлен без применения ККТ или ввиду некорректно сформированного кассового чека, ФНС допускает применение КАССОВОГО ЧЕКА КОРРЕКЦИИ. Для корректировки расчета, ранее произведенного без применения ККТ, формируется кассовый чек коррекции с признаком расчета «Коррекция прихода»/Коррекция расхода» или «Коррекция возврата прихода»/Коррекция возврата расхода» и иными реквизитами, предусмотренными для указанной версии форматов фискальных документов. Если в чеке, проведенном с признаком расчета «Приход», была допущена ошибка, то необходимо сначала сформировать идентичный некорректному чек коррекции с признаком расчета «Коррекция возврата прихода» где указываются все реквизиты из ошибочного чека, а затем сформировать чек коррекции с корректными данными и признаком расчета «Коррекция прихода».

Если в чеке, проведенном с признаком расчета «Расход», была допущена ошибка, то необходимо сначала сформировать идентичный некорректному чек коррекции с признаком расчета «Коррекция возврата расхода» где указываются все реквизиты из ошибочного чека, а затем сформировать чек коррекции с корректными данными и признаком расчета «Коррекция расхода». Перед оформлением чека коррекции рекомендуем обратиться в местное управление ФНС для уточнения информации по порядку действий для исправления ситуации. Акт/служебную записку и копию чека коррекции необходимо предоставить в ближайший налоговый орган максимально оперативно от даты проведения коррекции.

Как избежать штрафа за неучтенную на ККТ выручку: пошаговая инструкция с примерами

Как действовать в случае, когда допущено принятие выручки без применения ККТ? Такое случается вследствие поломки техники, глобального сбоя, отключения электроэнергии, человеческого фактора. Другими словами, произойти это может с каждым. Главное — правильно выйти из этой ситуации, чтобы не последовало штрафа.

Сегодня разберем на примере, что для этого нужно сделать.

Что делать, если касса вышла из строя?

Ниже представлена схема действий продавца в ситуации, когда что-то не так с кассовым аппаратом. Также рекомендуем ознакомиться с материалом Сломалась касса: что делать?, в котором рассмотрены разные сценарии поломки ККТ.

Схема действий при поломке ККТ

Далее разберем ситуацию, когда выручка не отразилась в фискальном накопителе.

Продажа мимо кассы: пример исправления

Процесс отражения неучтенной выручки рассмотрим на примере фермерского хозяйства. Вводные данные — в следующей таблице.

Таблица 1. Информация об обстоятельствах неприменения ККТ

Организация	КФХ «Ферма»
Период неприменения ККТ	1-2 февраля 2018 года
Причина	Технический сбой
Сумма неучтенной выручки	100 000 рублей
В том числе:
наличными	70 000 рублей
электронными	30 000 рублей
Реализация продукции с НДС 18%	60 000 рублей
в том числе НДС	9152,54 рубля
Реализация продукции с НДС 10%	40 000 рублей
в том числе НДС	3636,36 рублей

Далее распишем алгоритм исправления ситуации.

Шаг 1. Составление акта

Первое, что следует сделать, — составить акт, в котором описать произошедшую ситуацию. В нем рекомендуется указать:

• дату и время совершения правонарушения;
• причины, которые к этому привели;
• параметры кассового аппарата, который вышел из строя либо по какой-то иной причине не выбил чек;
• сумму выручки, неучтенной ККТ, а также тип оплаты — наличными или электронными деньгами (картой);
• ставку НДС и размер налога в сумме выручки (если применимо).

Акт составляется в произвольной форме. Вот такой акт следует составить организации из нашего примера:

Шаг 3. Заявление в ФНС о неприменении ККТ

По действующему сегодня порядку продавец должен самостоятельно сообщить в налоговую о том, что сначала не применил кассу, но затем исправил свою ошибку. Сейчас рассматриваются поправки об отмене обязательного информирования ФНС, так что, возможно, вскоре порядок изменится.

Сообщить в налоговую о неприменении ККТ целесообразно сразу же после проведения корректировки. Необходимо все сделать как можно раньше, то есть до того, как налоговики узнают о допущенном нарушении. В этом случае штрафа можно будет избежать.

Ниже представлен образец заявления в налоговый орган применительно к нашему примеру.

Чек коррекции и оправдательные документы для избежания штрафа за неприменение ККТ

Что нужно сделать для того чтобы избежать административную ответственность за неприменение ККТ мы уже писали в нашей статье.

Как именно пробить чек коррекции достаточно подробно расписано в Письме ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции».

В нашей сегодняшней статье мы хотели бы сделать упор на документы, которые должны вместе с чеком коррекции обязательно быть отправлены в ФНС.

Ведь согласно Примечанию статьи 14.5 КоАП РФ юридическое лицо или ИП будут освобождены от ответственности за неприменение ККТ если:

1. во-первых, обратятся в налоговый орган раньше, чем сам налоговый орган обнаружит правонарушение и,
2. во-вторых, по представленным документам можно будет точно установить событие правонарушения.

Итак, если при поступлении денежных средств от покупателя наличными или безналичным путем не был пробит своевременно кассовый чек, то формируем чек коррекции и составляем к нему следующие документы:

1. Акт или служебная записка, в которой кассир подробно поясняет причину непробития чека. Пример служебной записки приведен ниже;
2. Заявление, в котором организация или ИП добровольно сообщает о неприменении ККТ. Такое заявление, согласно Приказу ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/483@ должно быть предоставлено в срок не позднее трех рабочих дней с момента составления чека коррекции до момента вынесения постановление об административном правонарушении со стороны налоговой инспекции. Пример заявление также приведен ниже.

Пример служебной записки о неприменении ККТ

Генеральному директору
ООО «Василек»
Гречишному П. Г.
от кассира Володиной Наталии
Андреевны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №1

02 июля 2018 года на расчетный счет организации ООО «Василек» поступили денежные средства от покупателя (клиента) в безналичном порядке:
ФИО покупателя: Рассомахин Николай Андреевич
Сумма: 5 000,00 руб.
Назначение платежа: ЗА КОНСУЛЬТАЦИОННЫЕ УСЛУГИ; ФИО: Рассомахин Николай Андреевич; АДРЕС: г. Пермь, ул.

Садовая, д.5, кв.30; ДОП_ИНФ: Оплата по счету 34 от 02.07.2018;
Номер документа: 744124
Дата документа: 02.07.2018

02 июля 2018 года, а также в течение следующего рабочего дня не был пробит кассовый чек на контрольно-кассовом аппарате ________, заводской номер __________, регистрационный номер _________________ в режиме передачи фискальных данных (формат 1.05). Это обусловлено технической невозможностью кассового аппарата и незнанием внесенных изменений в законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

07 ноября 2018 года на указанном контрольно-кассовом аппарате был сформирован чек коррекции (с признаком «приход») на сумму 5 000,00 руб.

Копию распечатанного чека коррекции прилагаю к настоящей служебной записке.

07.11.2018 г. __________________ Володина Наталия Андреевна

Пример Заявления в ИФНС о неприменении ККТ

Фирменный бланк организации

В ИФНС № 7 по г. Москве
От ООО «Василек»
ИНН 77000000
КПП 770000

Исх. № 7 от 06.11.2018 г.

о допущенном нарушении применения ККТ и его исправлении

Общество с ограниченной ответственностью «Василек» использует контрольно-кассовую технику ___________ с регистрационным номером ККТ _______________ и заводским номером экземпляра фискального накопителя ______________________ в режиме передачи фискальных данных (формат 1.05).

Для освобождения от административной ответственности за административное правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 статьи 14.5 КоАП РФ, добровольно заявляем о неприменении нами контрольно-кассовой техники при поступлении денежных средств от покупателя в безналичном порядке на расчетный счет организации и ненаправлении этому покупателю кассового чека в электронной форме или на бумажном носителе.

02 июля 2018 г. было поступления от покупателя на расчетный счет организации в сумме 5 000 руб.

При поступлении денежных средств от покупателя в безналичном порядке на расчетный счет организации не был сформирован и выдан этому покупателю кассовый чек по причине технической невозможности кассового аппарата и незнания внесенных изменений в законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

При обнаружении ошибки кассиром 07.11.2018 г. была составлена соответствующая служебная записка и сформирован кассовый чек коррекции (с признаком «приход»).

Одновременно был направлен кассовый чек на электронный адрес покупателя.

В случае необходимости готовы предоставить дополнительные пояснения.

Генеральный директор _____________ /Гречишный П. Г./

Звоните по тел. (495) 661-35-70, рассчитаем стоимость бухгалтерского обслуживания вашей компании, окажем бухгалтерские услуги.

Ввод номенклатуры в ККТ

Обучение работе на ККТ

Техническое сопровождение

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Пошаговый алгоритм оформления чека коррекции на онлайн-кассе

Вы должны передать в налоговую 3 документа:

• сам чек коррекции;
• акт об обнаружении лишних средств;
• объяснительную записку от кассира об ошибке.

Снимите копию с акта, чека и объяснительной и передайте их в ФНС. Оригиналы оставьте у себя.

Шаг 1. С чеком коррекции нужно составить акт об обнаружении лишних денег.

Пример акта о выявлении излишка средств в кассе

Шаг 2. Попросить кассира написать подробную объяснительную, раскрывающую причину ошибки или нарушения. Обязательно прикрепите ее к акту.

Пример объяснительной от кассира

Шаг 3. В письменном виде сообщите в ФНС о проведении чека коррекции.

Отправьте письмо раньше чем налоговая заметит нарушение. В противном случае компания может получить штраф в 30 тыс. руб. согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Если исправите ошибку до того, как ее нашла ФНС — штрафа не будет.

Храните акт и объяснительную записку кассира на случай, если налоговая попросит пояснить причины корректировки.

Что делать, если на кассе недостача?

Если обнаружили недостачу средств в ККТ в конце смены, чек коррекции не пробиваете. Потому что чеками недостачу не оформляют. Чек коррекции пробивайте, только если на кассе лишние деньги.