Нужно ли хранить трудовые договора после увольнения

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.

Как правильно заполнять

Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы.

Трудовая книжка содержит:

• информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
• сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
• сведения о награждениях.

С 2015 года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печати не обязательны, в связи с чем 31.10.2016 Минтруд выпустил приказ № 589н, в котором разъяснил вопрос проставления печатей в кадровых бумагах. Печать необходима, если она в организации имеется и утверждена учредительными документами. Если печати нет, бумаги заполняются без нее.

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ.

Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.

Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:

• компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
• вычитается из зарплаты сотрудника.

Как назначить ответственного за хранение трудовых книжек

Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо. Ответственное лицо назначается приказом по организации. Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников.

Сколько хранить в организации

Кадровые документы выдаются в момент увольнения. Если документ не востребован после увольнения либо если сотрудник умер и его родственники не забрали документ, работодатель обязан хранить его у себя, срок хранения трудовых книжек установлен п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 75 лет, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003.

И 50 лет — если после этой даты.

Как хранятся трудовые договоры?

Где хранится трудовой договор работника — такой вопрос волнует и работодателя, и самого сотрудника. Мы расскажем, как хранятся трудовые договоры и как правильно этот процесс должен быть организован.

Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.

Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке.

Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Где хранится трудовой договор работника?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен».

Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранить трудовые договора уволенных?

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.

Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?

Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся.

В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.