Нужен ли полис для больничного листа

Сотрудники любой организации время от времени болеют. В подобном случае особое значение приобретает оформление больничного листа. Рассмотрим, чем важен этот документ и как его правильно заполнить.

Больничный лист и возмещение средств из ФСС

Все работодатели производят различные виды социальных выплат. Одним из самых распространенных подобных платежей является оплата за период болезни.

Если заболевших сотрудников много, то выплаты могут превысить сумму взносов на социальное страхование. В этом случае компания имеет право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Однако любой возврат денег из бюджета или «смежных» фондов связан с серьезными трудностями для бизнесмена. Обычно чиновники, используя все законные (а иногда и не совсем честные) методы, затягивают и усложняют процесс.

Часто эта процедура связана с такими затратами времени, сил и нервов, что бухгалтеры просто не хотят с ней связываться. При этом в фонде могут зависнуть весьма существенные суммы. А если внутренний контроль в компании не налажен должным образом, то руководство организации может в течение длительного времени и не догадываться о такой заморозке оборотных средств.

Одной из распространенных придирок чиновников являются нарушения в оформлении документов (реальные или мнимые). Если речь идет о выплатах по временной нетрудоспособности, то частой причиной отказа является неправильно оформленный больничный лист.

Рассмотрим, как оформить больничный лист, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с возвратом средств.

Какие нужны документы для оформления больничного

Правила оформления больничного листа (БЛ) установлены приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н (далее — приказ № 624)

Лист нетрудоспособности — это документ «совместного» заполнения. Когда человек заболевает, он, естественно, обращается к врачу. Именно работник медицинского учреждения начинает процедуру оформления БЛ. Для этого больному достаточно предъявить паспорт или заменяющий его документ (п. 4 приказа № 624).

Важно!

Страховой медицинский полис необходим для определения порядка оплаты за услуги и непосредственно к оформлению больничного отношения не имеет.

Выдавать БЛ имеет право только сотрудник лицензированного медицинского учреждения (п. 2 приказа № 624).

Когда больной выздоравливает, врач выдает ему на руки «закрытый» БЛ. Далее, выйдя на работу, сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию. Теперь «эстафета» в заполнении БЛ переходит к организации.

Оформление больничного в бухгалтерии предприятия производится на основании информации, которая уже есть у работодателя. Это персональные данные сотрудника и сведения о его доходе.

Важно!

Дополнительные документы могут потребоваться только, если работник трудится на текущем месте сравнительно недавно. Дело в том, что средний заработок для расчета больничных нужно брать за два предыдущих года.

Поэтому недавно принятому сотруднику понадобится справка для оформления больничного по форме 182н с предыдущего места работы.

Общие правила заполнения БЛ

Действующий на сегодня бланк БЛ утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н.

Документ имеет формат А4 и защищен от подделки с помощью водяных знаков и штрих-кода.

Порядок оформления больничного листа (п. 56 приказа № 624) не зависит от того, о каком разделе идет речь, и кто его заполняет:

1. Заполнять документ нужно печатными заглавными буквами.
2. Необходимо использовать печатающее устройство или авторучку (кроме шариковой). Если используется ручка, то чернила должны быть только черными.
3. Все информационные поля заполняются с первой ячейки, выход за границы полей не допускается.
4. Печати не должны «касаться» информационных полей.

«Медицинский» раздел БЛ

Информация, которую заполняет врач, состоит из следующих блоков:

• общие сведения о самом документе (кроме номера, который напечатан на бланке изначально);
• информация о медицинском учреждении и враче;
• персональные данные больного;
• сведения о болезни и ее длительности.

Названия лечебных организаций (даже краткие) часто бывают весьма длинными. Если название не помещается в соответствующие ячейки, то его можно сократить в пределах выделенного поля. Это же относится к наименованию работодателя, а также к ФИО и должности врача (письмо ФСС РФ от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545).

Важно!

Идентифицировать медучреждение и компанию, где трудится больной, можно по кодам. Для лечебной организации это будет ОГРН, а для работодателя — регистрационный номер в ФСС РФ.

Если в медицинском учреждении используется специальная программа для заполнения БЛ, то все перечисленные сведения дублируются в виде бинарного кода в левом верхнем углу бланка.

Если же такой программы в поликлинике нет, и врач заполнил документ с помощью авторучки, то бинарного кода не будет. Это не является нарушением.

С 01.07.2017 года БЛ возможно оформить и в электронном виде (с письменного согласия работника). Для работы с электронными БЛ медицинское учреждение и работодатель должны быть участниками системы информационного обмена.

Использование электронных БЛ позволяет повысить прозрачность работы с данными, а также исключает возможность подделки или утраты документа.

Заполнение БЛ работодателем

Оформление больничного на работе производится, чтобы рассчитать положенную сумму выплаты. Поэтому все данные, которые вносит работодатель (п. 66 приказа № 624), в итоге ведут к этой цели:

1. Сведения об организации: наименование и данные о регистрации в ФСС РФ.
2. Вид работы: основная или по совместительству.
3. Индивидуальные коды работника — ИНН и СНИЛС.
4. Коды для особых случаев расчета выплат (например, инвалидность или «северный» стаж). Эти коды имеют двухзначный формат, но в бланке для них отведено шесть ячеек на случай, если работник имеет «особый» статус по нескольким основаниям одновременно.
5. Реквизиты акта формы Н-1 заполняются только при несчастных случаях на производстве.
6. Поле «Дата начала работы» заполняется в особых случаях. Речь идет о ситуации, когда договор был заключен заранее, но сотрудник заболел, не успев приступить к работе.
7. Страховой стаж (с учетом включаемых нестраховых периодов), который нужен для того, чтобы определить коэффициент, применяемый при начислении пособия.
8. Период болезни.
9. Средний заработок, который рассчитывается за два предыдущих года.
10. Сумма к выплате работнику в общем случае разбивается на две части. Первые три дня оплачивает работодатель, а далее — фонд. Но в некоторых ситуациях вся сумма должна быть компенсирована за счет ФСС РФ (например, при уходе за членом семьи или при карантине).
11. Все сведения, заполненные работодателем, нужно заверить подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью. Если работодатель — физическое лицо, а главбуха у него нет, то он должен подписать документ дважды.

Полностью оформленный БЛ выглядит следующим образом:

Частые ошибки при оформлении больничного

Получив от работника БЛ, не нужно торопиться приступать к расчету. Сначала необходимо проверить, нет ли ошибок в его разделе, заполненном в медицинском учреждении.

Важно!

Исправления в «медицинской» части БЛ не допускаются. Если, например, неверно указана фамилия работника или должность врача, то такой БЛ нужно заменить.

Однако небольшие технические недочеты могут иметь место (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). К таким незначительным погрешностям относятся, например:

• заполнение прописными буквами;
• если буквы или печать задевают границы полей;
• пробелы между инициалами врача.

Также не нужно переоформлять БЛ, если медработник неверно указал работодателя со слов больного. Если при заполнении своей части документа работодатель укажет верное название и регистрационный номер, то это позволит идентифицировать его.

Ошибиться при заполнении БЛ может и работодатель. Наиболее распространенными видами ошибок являются:

1. Неверный расчет среднего заработка и, как следствие, суммы пособия.
2. В строку «в т.ч. нестраховые периоды» следует включать только время военной и приравненной к ней службы (закон РФ от 12.02.1993 № 4468-1). Длительность больничных, декретных отпусков и другие подобных периодов, исключаемых из расчета среднего заработка, в эту строку вносить не нужно.
3. В строку «дата начала работы» часто ошибочно вносят день, когда сотрудник должен начать работать после болезни. На самом деле это поле нужно использовать только в «специфических» случаях. Речь идет о ситуации, когда работник заболел, не выходя на работу, в период между заключением трудового договора и его аннулированием. Тогда в эту ячейку заносят день, в который сотрудник должен был приступить к своим обязанностям.

Важно!

В отличие от «медицинских», свои ошибки при заполнении БЛ работодатель может исправить, не переоформляя документ (п. 65 приказа № 624).

Для этого неверную строку нужно зачеркнуть, а правильный вариант записи внести на оборотную сторону бланка, с указанием «исправленному верить». Верный вариант нужно заверить подписью работодателя, а также печатью (при ее наличии).

Использование корректоров, ластиков и иных подобных средств не допускается.

Сроки оформления исправленной версии документа законом не установлены, но лучше сделать это максимально быстро.

Однако нужно отметить, что отдельные подразделения ФСС РФ могут разрабатывать и «внутренние» инструкции, которые не всегда совпадают с официальными комментариями. Чиновники рекомендуют работодателям в сомнительных случаях обращаться за разъяснением в отделения фонда (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).

Мы много лет занимаемся возвратом денег из ФСС и знаем не только официальные, но и практически все негласные требования московских и региональных подразделений фонда. Поэтому можем гарантировать положительный результат даже в спорных ситуациях.

Если на местном уровне чиновники будут затягивать с возмещением средств, мы обратимся в региональное управление фонда, а в случае необходимости — дойдем и до суда.

«Больничный для самозанятых: как получить компенсацию»

Одно из главных преимуществ официального трудоустройства — компенсация временной нетрудоспособности. Самозанятые, работающие по ГПХ-соглашениям, такой возможности лишены. Поможет ли в случае болезни государство?

В этой статье мы ответим на этот вопрос и расскажем о добровольном медицинском страховании в ФСС и коммерческих организациях.

Может ли самозанятый получить больничный лист

В общем случае плательщики « Налога на профессиональный доход» не получают пособие по беременности или временной нетрудоспособности из-за освобождения от уплаты обязательных страховых взносов. Так говорит официальный сайт налоговой службы.

Больничный лист для самозанятых граждан оплачивают только в двух случаях, о которых поговорим далее.

Совмещение самозанятости с трудовой деятельностью

Под трудовой деятельностью понимают официальное трудоустройство у индивидуального предпринимателя или юридического лица. Как вы знаете, самозанятым разрешено совмещать профессиональную деятельность с трудовой, если они не пересекаются (самозанятый не может поставлять продукцию, оказывать услуги и выполнять работы по заказу работодателя).

Так как ИП или ООО с зарплаты сотрудников делает страховые взносы, они получают пособие по временной нетрудоспособности или беременности.

Но в этом случае учитывают только заработную плату. Каким бы ни был доход от деятельности в рамках «Налога на профессиональный доход», сумма страховой выплаты останется неизменной.

Добровольное страхование

Индивидуальным предпринимателям разрешено заключать договор с ФСС о добровольном медицинском страховании. А вот с физическими лицами без статуса ИП ведомство не сотрудничает .

Чтобы ИП на НПД получать пособие по временной нетрудоспособности или беременности, необходимо подать в территориальное отделение Фонда социального страхования РФ:

;
• копию паспорта (лицевую сторону и прописку);
• копию ИНН, ОГРНИП и листа записи ЕГРИП.

Если вы давно зарегистрировали ИП и платили обязательные страховые взносы, можете предоставить только копию паспорта и заявление, так как у ведомства уже есть ваши данные.

Заявление рассмотрят в течение трех рабочий дней и поставят на учет. Чтобы получать выплаты по больничным листам, нужно ежегодно делать взносы на медицинское страхование.

Кто оплачивает больничный самозанятому

Больничный оплачивает Фонд социального страхования, если самозанятый ИП делает взносы. Размер платежа нефиксированный, зависит от минимального размера оплаты труда (МРОТ):

МРОТ х 2,9% (тариф страховых взносов) х 12 месяцев. С 1 января 2021 года МРОТ может увеличиваться на размер районных коэффициентов.

Но есть нюанс: страховые выплаты делают только со следующего после регистрации года. Если заключить договор и сделать взнос в этом году, больничные листы начнут оплачивать только в 2022 году.

Месяц постановки на учет значения не имеет. Зарегистрировавшись в декабре 2021 года, все равно придется уплатить полную сумму. Если внести не всю сумму, Фонд социального страхования расторгнет соглашение, направит уведомление и вернет средства.

Строгого графика платежей нет. Взнос можно платить частями на протяжении года или делать разовый платеж всей суммы. Главное — успеть до 31 декабря.

Если в прошлом году платили обязательные взносы на медицинское страхование как индивидуальный предприниматель, в этом можете получать пособия по временной нетрудоспособности и беременности.