Можно ли использовать факсимиле при подписании трудового договора

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Факсимиле представляет собой точную копию рукописной подписи. Изображение подписи наносится на носитель (штамп, печать), и с помощью чернил воспроизводится на бумаге.

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст.

160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.

Иных законодательных норм, помимо п. 2 ст. 160 ГК РФ, которые допускают возможность заверения документов с помощью факсимиле — нет.

Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?

В настоящее время заверить трудовой договор с помощью факсимиле нельзя. Он будет признан недействительным, со всеми вытекающими последствиями.

Разберемся, почему нельзя? Порядок подписания трудового соглашения установлен ст. 67 ТК РФ. В статье указано, что договор обязательно должен быть письменным, и подписать его должны обе стороны соглашения. Сразу понятно, что «подписать» и «заверить факсимиле» — это абсолютно разные вещи.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

Ответ отрицательный. В ст. 5 ТК РФ прямо указано, что трудовые отношения не регулируются ГК РФ, даже по аналогии. Они регулируются только Конституцией, трудовым законодательством, иными актами, которые содержат нормы трудового права.

Итак, заверить трудовой договор факсимиле нельзя. Но можно ли заверять данным способом трудовую книжку? Разберемся далее.

Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Аналогичные правила действуют и в отношении подписей сотрудника и ответственного кадровика, которые заверяют сведения об увольнении, отраженные в трудовой книжке.

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

Таким образом, не допускается ставить в трудовой книжке факсимиле вместо живой подписи, поскольку, во-первых, это не оговорено нормами трудового права, а во-вторых, противоречит Инструкции № 69.

Возможно ли использование факсимиле в кадровых документах?

Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.

Возможно в будущем в трудовое законодательство будут внесены соответствующие поправки, но в данный момент факсимиле не применяется.

Если в судах оцениваются в качестве доказательств любые кадровые документы, заверенные факсимиле, они однозначно будут признаны недопустимыми доказательствами, поскольку не подписаны надлежащим образом, а значит юридической силы не имеют.

Таким образом использование факсимиле на кадровых документах не правомерно. Даже если отразить в локальном акте организации такую возможность, заверенные документы будут признаваться не подписанными.

Факсимиле: использовать в кадровых документах или нет?

Энциклопедии и словари трактуют «факсимиле» как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное).

Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятия «факсимиле» и не предусматривает возможность его применения при подписании каких-либо кадровых документов.

Вместе с тем «факсимиле» встречаются в различных инструкциях, положениях, регламентах, принимаемых на уровне ведомств и организаций.

Какой правовой статус факсимильной подписи? Чем вызвано использование «факсимиле»?

В настоящей статье попробуем разобраться, насколько правомерно проставлять факсимиле на кадровых документах, и какие риски при этом существуют?

Факсимиле в трудовом договоре

Согласно ст. 67 ТК РФ «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами».

Ни эта статья, ни в целом трудовое законодательство РФ не предусматривает возможность применения факсимиле при оформлении трудовых отношений.

Большинство специалистов придерживаются мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, так как требуется именно подписание сторонами договора (проставление собственноручной подписи).

Сторонники противоположного мнения полагают, что, поскольку нет прямого запрета на использование «факсимиле» при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО «Метаком» в качестве помощника бухгалтера.

По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор.

Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г. Пензы от 08.06.2015 по делу №12–309/2015).

В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.

Таким образом, факт ненадлежащего оформления трудового договора не влияет на возникновение трудовых отношений между работником и работодателем.

Указанный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, суд обоснованно отклонил довод ответчика об отсутствии трудовых отношений с истцом, представившего трудовой договор, подписанный с использованием факсимиле. Несмотря на отсутствие в штатном расписании должности истца и сведений о начислении и выплате заработной платы, суд установил факт наличия трудовых отношений по другим документам.

Судом исследовались доверенности, выданные на имя истца, определения судов, в которых истец поименован в качестве юрисконсульта организации, приказы о привлечении истца к дисциплинарной ответственности, сертификат о прохождении курса обучения, а также показания свидетелей (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2012 по делу №11–15083).

Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным или незаключённым.

Вместе с тем, применение «факсимиле» вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.