Как правильно заверить паспорт копия верна образец

На практике для заверения документов применяют разные способы (рукописные или оттиски) и разные формулировки — «копия верна» или «верно». Но чтобы документ приобрел юридическую силу, ориентируйтесь на рекомендации ГОСТа.

Зачем нужно заверять копии

Дубликаты и ксерокопии, заверенные по всем нормам, обладают одинаковой юридической значимостью с первоначальным вариантом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013). В процессе работы организациям требуется удостоверять дубликаты в разных целях:

• для отправки учредительных актов, распоряжений, контрактов, накладных и т. д. частным фирмам, ведомствам и госструктурам (ПФР, ФСС, ФНС, Трудовую инспекцию, Роспотребнадзору и др.);
• для подготовки доказательств в судебных разбирательствах;
• для выдачи актов о трудовой деятельности сотрудников по их запросу (на основании ст. 62 ТК РФ);
• для документооборота между отделами или филиалами организации.

Кто вправе заверять документы

По закону, любое юридическое лицо вправе самостоятельно удостоверять копии принадлежащей ему документации. Обычно этим занимается генеральный директор фирмы (или ИП) или иное ответственное лицо, например, начальник кадровой службы, главный бухгалтер или делопроизводитель.

Полномочия необходимо возложить на должностное лицо при помощи дополнительного акта, например, распоряжения руководителя, доверенности, отметки в договоре, должностной инструкции.

Без специальных распоряжений удостоверять скопированные бумаги вправе только директор (индивидуальный предприниматель).

Иногда приходится удостоверять их нотариально. Но это касается только той документации, которую законодательство обязывает заверять у нотариуса. Например, доверенность для международных операций, акты для регистрации ООО, договоры ренты, свидетельства о собственности, внесение корректировок в учредительные акты и т. д.

Какими НПА руководствоваться

Законодательство не содержит единого акта, который регламентирует процедуру копирования документации. Обычно следуют рекомендациям национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дополнительно учитывают рекомендации госведомств (при работе с ними), практику судебных инстанций и следующие НПА:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.1983 — этот НПА действует с изменениями от 08.12.2003;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• нормы специальных законодательных актов (например НК РФ, АПК РФ, ГК РФ).

Процедура заверения в организации

Вот основные этапы удостоверения дубликатов по ГОСТу Р 7.0.97-2016:

1. Точно воспроизвести подлинник при помощи копирования или сканирования.
2. Внизу, после всех автографов, поставить отметку «Верно» (собственноручно или при помощи оттиска), удостоверяющую подлинность бумаги.
3. Затем указать должность и Ф.И.О. уполномоченного лица, его подпись и расшифровку.
4. Поставить дату.
5. Печать фирмы или ИП (если используется).
6. Если дубликат выдается в другую компанию, то указать место нахождения подлинника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое надлежащее заверение копий документов. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы использовать штамп, его заранее изготавливают с надписью «Верно».

Иногда на практике используют оттиск «Копия верна». Но ГОСТ рекомендует надпись «Верно». Разрешено сделать два типа оттиска: «Копия» (для отметки, что это дублирующий акт) и «Верно» (чтобы удостоверить его).

Основные правила, как удостоверить при помощи штампа:

• его проставляют после текста, подписей и любых других отметок в скопированном акте;
• размещают в свободном месте, обычно внизу страницы с правой стороны;
• проставляют так, чтобы оттиск не перекрывал текст;
• если планируется отправить бумагу в государственное ведомство, уточните возможность его использования (не все ведомства это допускают).

Вот образец, как правильно заверить при помощи оттиска:

Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

Подлинник находится в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в деле № 55-123 за 2022 год.

Вот как заверить скопированную страницу в трудовой книжке:

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законом не запрещено удостоверять надпись собственноручно, это чаще всего используется на практике. А вот штампы применять не обязательно. Их используют для оперативности и удобства в крупных организациях, где приходится заверять одновременно большое количество документации.

Вот как удостоверить дубликат при помощи надписи, сделанной от руки:

Как заверить электронный документ

Для этого используют разные виды цифровой подписи, указанные в ФЗ № 63 от 06.04.2011 (простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная). В зависимости от ситуаций или ведомства, в которое предстоит отправить дубликат, выбирают, какой вид подписи использовать.

Формируют ЭЦП специализированные организации. В штамп для заверения электронных актов включают основные сведения:

• фразу о подписании акта при помощи ЭЦП;
• номер сертификата ключа ЭЦП;
• Ф.И.О. владельца сертификата;
• период действия сертификата.

Иногда штамп дополняют эмблемой или товарным знаком фирмы.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Как заверить копию паспорта

Копия паспорта, необходима жителю Российской Федерации при любых действиях гражданско-правового характера. Например, при заключении сделок, оформлении прав. Как правильно заверить ксерокопию и сколько она действует, расскажем в этой статье.

В каких случаях надо заверять копию паспорта

Копия может быть заверена у нотариуса при желании владельца. Но существуют ситуации, когда без заверения невозможно получить услугу.

• при регистрации ИП;
• при взятии крупной суммы займа;
• при оформлении ипотечного кредита;
• при приватизации недвижимости или земельного участка;
• при регистрации права владения, распоряжения и пользования на объект недвижимости;
• для иных действий.

Так организация хочет получить гарантию подлинности оригинала. Одновременно проверяется личность обратившегося.

Если заверенная копия неподлинна, гражданин понесет административную ответственность, а если будет доказан мошеннический характер действий — уголовную.

Где и как заверить

Российским законодательством нотариус уполномочен заверить паспорт РФ. Ксерокопия будет подтверждена только после тщательного изучения оригинала. Чтобы документ был принят соответствующим учреждением, важно соблюдать все правила.

Какие страницы нужно копировать

Количество страниц определяет сам клиент. Зависит от того, какая информация необходима организации, в которую будут предоставлены бумаги.

Обычно копированию подлежит разворот с фотографией и пропиской. Иногда добавляется страница с отметкой о семейном положении.

Некоторые граждане просят заверить им ксерокопию всех страниц-разворотов документа, даже если там нет никакой информации. Но требование государственных учреждений — закон.

Срок действия копии

Заверенный бланк имеет срок действия, приравненный к оригиналу, то есть пока гражданин не поменял паспорт и не внес в его страницы дополнительных данных (например, информация о вступлении в брак или о разводе), полученная копия будет действительна.

Однако не стоит пытаться обмануть государственные учреждения. Например, если ксерокс был сделан несколько лет назад, за это время в паспорт были внесены дополнительные данные, а лицо все равно хочет предоставить недействительную копию, его может ждать ответственность.

Образец нотариально заверенной копии паспорта

На распечатанном варианте страница документа должна находиться по центру бумаги в раскрытом состоянии. На ней не должно быть посторонних предметов или засветов, которые мешали бы прочитать информацию.

Печать должна быть четкой. Копия отличается от паспорта тем, что она не цветная.

Заменяет ли оригинал

Нотариально заверенный документ имеет юридическую силу. При получении государственных и иных услуг достаточно по всем правилам составленной ксерокопии.

Но сотрудники госучреждений оставляют за собой право требовать оригинал. Особенно когда речь идет о признании в правах, получении крупных займов Естественно, весомость подлинного документа намного больше.

Сколько стоит

В зависимости от города и региона, стоимость услуги сильно варьируется. Если в городах областного значения и провинциях можно заверить документ за 1- 1,5 тыс. рублей, то в городах федерального значения, в том числе столице, получить подобную услугу можно за сумму от 3 тыс. рублей и выше.

Все зависит от опыта, популярности нотариуса и престижа его конторы. Но даже в Москве можно найти услуги подешевле. Нотариусы конкурируют между собой, чтобы получить больше клиентов, и могут снижать цены.

Возможно ли заверение через МФЦ

Многофункциональный центр уполномочен предоставлять гражданам услуги государственных учреждений. Однако заверять паспорт он не имеет права по нескольким причинам.

1. Государство не дало ему таких полномочий.
2. МФЦ не может предоставить специалиста, чья подпись бы обладала такой же юридической силой, как у нотариуса.

Как правильно сделать копию

Ксерокопия должна отвечать необходимым требованиям. Иначе документ не примут, сославшись на его посредственное качество.

Как сфотографировать паспорт без бликов

Рекомендуем обращаться только в специализированные точки, если у вас нет дома скана с хорошим качеством печати.

Снимать паспорт на фотоаппарат, даже с хорошим качеством снимков, не стоит. Велик риск засветов, много мороки с фоном.

Чтобы сделать хорошее фото, нужно:

1. Отключить вспышку.
2. Документ положить в светлой комнате, подальше от источников яркого излучения.
3. Навести камеру.
4. Посмотреть, чтобы ламинированная поверхность не бликовала.
5. Если паспорт закрывается, положить по бокам маленькие утяжелители, которые бы не были заметны на фото.
6. Сделать несколько пробных снимков с разных сторон и внимательно рассмотреть.

Так можно выбрать выгодную позицию.

При обращении в салон, получив скан, не стоит сразу расплачиваться за услугу. Нужно проверить, чтобы надписи и шрифты были читаемыми, не было засвеченных мест, а фотография была четкой.

Как на скан паспорта нанести слово «копия»

Если заверяют в нотариальной конторе, слово «верно» ставится нотариусом оттиском печати.

Если же оформление делается самостоятельно или в организации, «верно» пишется от руки человеком или руководителем организации, представителем отдела кадров. Слово должно располагаться напротив печати, располагаться в самом низу ксерокопии, частично ее захватывая, рядом с подписью.

Как сделать копию 2 страниц паспорта на одном листе на принтере

Для удобства рассмотрения документа, аккуратности подачи и экономии места лучше печатать по 2 страницы паспорта на каждом листе.

Соразмерно на нем уместятся 2 разворота. Можно сделать это в профессиональных салонах, а если дома есть сканер, то самому.

1. Расположить нужный разворот паспорта в крайней левой части стеклянной поверхности сканера.
2. Положить лист для печати в специальный отсек.
3. Закрыть крышку и нажать на «печать».
4. После того как лист появится с одним разворотом, положите его обратно в отсек точно в таком же положении, как и первый раз.
5. Теперь откройте следующий разворот документа и расположите его, не переворачивая и не меняя траектории, в крайней правой части стеклянной поверхности. Не стоит класть паспорт горизонтально.
6. Нажать на «печать».
7. Получить лист, на странице которого рядом друг с другом расположены 2 разворота паспорта.

Так можно распечатать весь документ, сэкономив листы. Делать копии нужно в том порядке, в котором идут страницы самого паспорта. Все получившиеся листы сшить между собой и пронумеровать.

Законно ли требовать копию паспорта и кто имеет право это делать

Многие государственные учреждения требуют от граждан предоставления паспорта. Но из-за того, что документ может понадобиться, одобряют и заверенные копии. Это частая практика.

Можно ли отдавать ксерокопию паспорта в центр занятости

Ксерокопия паспорта подается в центр занятости вместе с другими бумагами для оформления пособий и присутствия на бирже труда. В требовании предоставить копию нет ничего незаконного.

Можно ли брать копию паспорта у клиента

Без согласия клиента снимать копию его паспорта строго запрещено. Если гражданин не хочет оставлять личные сведения, его нельзя на это вынудить.

Мошенники могут легко использовать эти данные и взять микрокредит. Каждый здравомыслящий человек это понимает, поэтому не оставляет копии.

Копии каких страниц паспорта нужны для страховой

Страховая требует с клиентов:

• разворот с фото;
• прописку;
• информацию о браке;
• гражданство.

Что могут сделать мошенники с копией паспорта и как защититься от этого

Если копия паспорта попала в руки мошенникам, они смогут оформить микрозайм на сумму до 30 тысяч рублей онлайн. При неуплате по месту прописки будут приходить извещения, а затем и вызовут в суд.

Нужно будет доказать, что данные паспорта были переданы третьим лицам. Для этого можно попросить микрофинансовую организацию вычислить IP-адрес их «клиента».

Опасно ли отправлять скан паспорта по электронной почте. Что с ним могут сделать

Он содержит личную информацию, которой могут распорядиться в незаконных целях, поэтому отправлять такие сведения нужно только надежным лицам, убедившись, что скан не попадет в третьи руки.

Бывали случаи, когда мошенники получали заверенную копию документа и начинали шантажировать ее обладателя, чтобы получить выкуп. Лицо, которое не знало о последствиях, соглашалось на крупную сумму в обмен на ксерокопию.

На самом деле злоумышленники не смогут получить крупную сумму займа, предоставив только заверенную копию. У банка есть несколько уровней защиты и требований, которым должен соответствовать клиент, поэтому последствия не такие страшные.

Что можно сделать с незаверенной копией

Незаверенная копия паспорта подается в различные инстанции вместе с основным пакетом документов. Юридической силы у распечатки нет, но она позволяет сотрудникам госучреждений получить доступ к личным сведениям.

Мошенники с ней могут оформить микрозаймы.

Что, если копия размытая

Когда копия получилась неудачной, сотрудники государственных учреждений имеют полное право попросить оригинал или иную заверенную копию. Отказать им нельзя. Основное условие подачи такого документа — отсутствие бликов и четкость.

Расскажите в комментариях, приходилось ли вам сталкиваться с проблемами при заверении документов?

Как правильно заверять копии документов в 2022 году

Содержание

• «Копия верна» — как правильно заверить документы
• Кто имеет право заверять документы
• Какими правовыми актами следует руководствоваться
• Процедура сертификации организации
• Как заверить документ штампом «Копия верна»
• Образец
• Можно ли заверять вручную
• Как заверить электронный документ

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было четко в соответствии с тем, что было в оригинале, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен (заверение может производиться в виде оттиска печати или от руки).

Какими правовыми актами следует руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года . Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

, акт действует как закон; ; ;
• положения специальных законодательных актов (например, Налогового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации).

Образец нотариально заверенной копии паспорта

На распечатанном варианте страница документа должна находиться по центру бумаги в раскрытом состоянии. На ней не должно быть посторонних предметов или засветов, которые мешали бы прочитать информацию.

Печать должна быть четкой. Копия отличается от паспорта тем, что она не цветная.

Можно ли заверять вручную

Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.

Вот пример того, как вручную заверить фотокопию приказа: