Как подписать договор электронной подписью

Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?

На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.

Что требуется для подписания

Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.

Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.

Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи.

Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.

Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.

Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.

Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.

• В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
• Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
• В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
• С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Программа КриптоЛайн

Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.

Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню.

При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.

Все контракты, заключаемые по итогам торгов, начинают действовать только после отметки цифровой подписью. Когда еще нужна электронная подпись:

1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Какие бывают ЭЦП

Электронная подпись — это своего рода «штамп», позволяющий не только определять подписанта, но и убедиться в целостности подписанного документа. Три типа криптоподписей и порядок их выдачи утверждены в законе № 63-ФЗ от 06.04.2011:

1. Простая. Применяется для отметки писем и различных спецификаций. В качестве подтверждения выступают пароли, коды и иные средства. Чаще всего ее используют в системах электронного ДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Для ее создания необходим процесс криптографической обработки данных, применяется закрытый ключ. Эта электронная подпись дает возможность выяснить, кто подписал файл, а также вносились ли изменения после первоначального визирования.
3. Усиленная квалифицированная. Схожа с предыдущим видом, но при ее создании и проверке должны использоваться сертифицированные ФСБ методы криптозащиты информации. ЭЦП такого вида могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры.

Есть несколько способов, как подписать файл электронной подписью. Разберем те, которые встречаются наиболее часто.

Что понадобится

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

1. Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
2. Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

Как подписать документ ЭЦП комплексом «КриптоАРМ»

Такой способ дает возможность использовать все современные форматы шифрования, в том числе шифрование архивов. Рассмотрим инструкцию, как подписать файл, используя систему «КриптоАРМ». Шаг 1. Откройте программный комплекс «КриптоАРМ» и выберите первый из пунктов меню — «Подписать».

Шаг 2. Ознакомьтесь с инструкцией Мастера созданий ЭЦП. После этого нажмите «Далее».

Шаг 3. По кнопке «Выбор файла» перейдите к нужному, щелкните по нему и нажмите «Далее».

На экране появится окошко «Выходной формат». При отсутствии обязательных требований кодировку оставьте в том виде, что есть. Можно создать архив после окончания процесса либо указать каталог на диске для хранения результата.

Шаг 4. Выберите конкретный сертификат, нажав на кнопку «Выбрать», потом для продолжения процесса — «Далее».

Шаг 5. На экране появится результирующее окошко с кратким описанием введенной информации. Программа предложит сохранить профиль. Он может пригодиться, когда в следующий раз вы будете подписывать файлы по такому же принципу. Нажмите «Готово».

Если все прошло без ошибок, «КриптоАРМ» сообщит об успешном завершении.

Процесс визирования с использованием ЭЦП не представляет большой сложности. Нужно просто знать, какой тип ЭП в каких случаях можно применять, и следовать инструкции.

Как подписывать документы электронной подписью: как правильно ставить усиленную квалифицированную ЭЦП в документации

Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.

Что это такое

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.

На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

• высокий уровень надежности и защиты от подделки;
• можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
• доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Для формата Word и Excel

Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией.

Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF.

Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.

Подписание заявления КЭП.

1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».

4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить. ». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

3. Нажмите «Подписать».

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Крипто АРМ.

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения.

К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить.

Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле.

Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи — это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования».

Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.

Как подписать электронный договор?

Современный мир с каждым днем все больше уходит в онлайн. Виртуальные отношения, компании, договоры — виртуальная жизнь уже давно приобрела правовые основы, и настойчиво соперничает с реальностью. Если люди старшего поколения еще недоверчиво относятся ко всему «электронному», то для более молодых, электронный вид работы, электронный документооборот, «электронные» отношения с начальством – стали нормой.

Как заключить договор на расстоянии?

ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:

Рекомендации по заключению договоров в электронной форме

Статья 434 ГК РФ закрепляет право заключать договоры между компаниями, физическими лицами, предприятиями, коммерческими и некоммерческими организациями путем обмена электронными документами. Главное, чтобы была возможность установить, кто именно является заинтересованными сторонами по договору.

Частый вопрос: «имеет ли юридическую силу договор, подписанный в электронном виде?» — имеет, но при соблюдении определенных условий.

Как подписать договор электронной подписью?

В качестве гарантии неизменности документа и подтверждения авторства установили усиленную электронную подпись. Ее применение регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года. Электронный договор получает юридическую силу равную письменным документам, только при наличии квалифицированной электронной подписи – ЭЦП.

Помимо подписи, важно чтобы форма и содержание электронного договора соответствовали законодательству (подробнее, как правильно составить договор по ссылке).

При соблюдении этих условий, электронный договор ничем не отличается от составленного на бумаге. Согласно пункту 4 статьи 5 ФЗ №63, квалифицированной ЭЦП считается, если она создана с использованием специального ключа ЭЦП, асимметричного шифрования и криптографии; позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ и выявить изменения, внесенные в документ, после его подписания. Подобные ЭЦП выдаются исключительно аккредитованными Минкомсвязи удостоверяющими центрами.

Там они изначально создаются, к каждой подписи прикрепляется сертификат. Подпись всегда можно проверить при помощи ключа, указанного в квалифицированном сертификате. Этот сертификат должен быть действующим на момент заключения договора, иначе сделка будет признана недействительной.

Такие квалифицированные ЭЦП покупаются. Срок действия такого сертификата, а значит и самой подписи — 1 год.

• ►Существует еще и простая подпись, созданная самим пользователем с использованием кодов и паролей. Ее можно использовать лишь тогда, когда это право прописано в самом договоре и не противоречит действующему законодательству.
• ►Есть такие документы, которые могут быть подписаны исключительно квалифицированной электронной подписью: договоры по результатам торгов, проведенных на электронных площадках, трудовые договоры, счета-фактуры, отчетность. А вот хозяйственные договоры, доверенности, письма, вполне могут быть подписаны простой электронной подписью.
• ►Существуют такие договоры, которые по закону могут быть заключены исключительно на бумаге. К ним относятся: договоры ренты, договоры купли-продажи недвижимости, договоры дарения, договоры залога долей в уставном капитале.

ВНИМАНИЕ: не пропустите выгодные условие нашей акции и услуги юриста по составлению договора: профессионально и в короткий срок.