Форма путевого листа грузового автомобиля 2022 образец

Оформление путевых листов является неотъемлемой частью работы каждой организации, деятельность которой связана с эксплуатацией грузовых автомобилей. С правилами оформления путевок можно ознакомиться ниже.

Форма

Еще несколько лет назад для оформления путевого листа необходимо было использовать унифицированную форму. Но в 2013 году это правило отменено. Таким образом, организациям позволено самостоятельно разрабатывать бланки.

Естественно, они должны быть указаны в учетной документации. Кроме этого, в таких формах должны содержаться обязательные сведения, касающиеся какой-то конкретной транспортировки.

Однако общепринятые формы, которые раньше считались обязательными, сегодня также можно использовать. Этим правом многие компании и пользуются. Ведь данные бланки отвечают всем необходимым требованиям, здесь уже присутствуют важные пункты. Данные формы являются понятными и привычными.

Имеется три формы, которые можно использовать для оформления «путевок»:

• 4-П используется в тех ситуациях, когда осуществляется повременная оплата труда;
• 4-С применяется при сдельной оплате труда;
• 4-М этот бланк уместен в тех ситуациях, когда грузовые перевозки несут междугородний характер.

Стоит отметить, эти формы практически одинаковы, и каких-то принципиальных отличий в их заполнении не существует. При отсутствии каких-либо реквизитов, которые считаются обязательными для «путевок», их можно дополнительно внести в указанные формы.

(Видео: «Как заполняется путевой лист грузового автомобиля»)

Новые правила заполнения путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист является крайне важным документом, как для водителя, так и для самой организации. Он относится к документации первичного учета, и является основанием для проведения различных бухгалтерских расчетов: списание ГСМ, начисление зарплаты и др. Правила ведения этого документа периодически обновляются.

Делается это с той целью, чтобы все необходимые расчеты производились максимально точно.

Так, стоит упомянуть об очередных нововведениях, которые вступили в силу в марте 2019 года:

• показания счетчика ТС нужно снимать при выезде не с гаража, как это было раньше, а с места стоянки. Также показания снимаются и при въезде на парковку после совершения рейса;
• больше нет необходимости проставлять штампы, свидетельствующие о предрейсовом осмотре ТС. Теперь достаточно того, что специалист, выполняющий данную процедуру, поставит свой автограф, укажет ФИО и дату проверки. При этом специалист делает отметку о том, что выпуск авто разрешает;
• все «закрытые» листы должны храниться у арендатора или собственника ТС. Их данные учитываются при начислении зарплаты, списании расходов по эксплуатации авто и расхода ГСМ;
• в документ должен быть включен обязательный пункт «Сведения о перевозке». Здесь указывается вид перевозки и сообщения.

Кроме этого, с начала 2022 года у организаций появилась возможность вести электронный журнал регистрации путевок. Сведения, вносимые в этот документ, также должны быть заверены электронной подписью. В том случае, если компания пока не желает использовать электронный вид журнала, она может продолжать вести его на бумаге.

(Видео: «Правила заполнения путевых листов с 2022 г.»)

Ответственность и штрафные санкции

В законодательстве четко указано, какая ответственность предусмотрена за отсутствие «путевки». В зависимости от ситуации предусматриваются следующие наказания:

• Если ответственным за совершение данной поездки является непосредственно водитель, ему грозит штраф в размере 500 рублей. В отдельных случаях инспекторы могут ограничиться устным предупреждением.
• Если ответственным за перевозку груза является должностное лицо, обычно это директор компании, размер штрафа будет составлять 20 тыс. рублей.
• Если организация-исполнитель не оформила путевой лист, ей грозит штраф, размер которого может достигать 100 тыс. рублей. Стоит отметить, хотя ЧП не относится к юридическому лицу, в этом случае для него предусмотрено такое же наказание.

Нередки случаи, когда при отсутствии «путевки» одновременно применяются наказания по всем перечисленным категориям. Стоит отметить, если на служебном авто передвигаются сотрудники компании, также понадобится оформить соответствующий путевой лист. По сути, не имеет значения, с какой целью выехал транспорт, при выезде с парковки у него должна быть «путевка».

Бывают ситуации, когда путевой лист имеется, но он оформлен неправильно. За это также предусмотрено наказание. Обычно размер штрафа в этом случае будет зависеть от величины и оборотов самой компании. Наказание может составлять от 3 000 до 30 000 рублей.

Учитывая немалые размеры штрафов, можно сделать вывод, оформление путевого листа является важным этапом, которому следует уделить максимум внимания. Можно смело сказать, что «путевка» является документом, на основании которого шофер имеет право выезжать на автомобиле, являющемся собственностью организации.

Особенности учета и хранения документации

Так как путевые листы являются документами первичного учета, в архиве организации они должны храниться не менее пяти лет. В течение этого периода данная документация может проверяться контролирующими органами. Например, правильностью составления «путевок» могут заинтересоваться сотрудники трудовой и налоговой инспекции.

При необходимости пятилетний срок хранения может быть увеличен.

Кроме этого, все оформленные листы подлежат обязательному учету. Для этого на предприятии ведется специальный журнал учета движения путевых листов. Оформляется он на унифицированном бланке №8. Здесь отмечаются подробные сведения о «путевке», например, дата выдачи, информация о водителе, другая информация.

Как правильно заполнить путевой лист в 2022 году, кто и зачем это должен делать

С 2021 года в правилах заполнения путевого листа появились изменения. Но его по-прежнему нужно оформлять перед каждым выездом и сдавать в бухгалтерию по окончании рейса или смены.

• Автор: Кристина Ерохина
• Редактор: Варвара Ермилова

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист в его современном виде введён в действие положениями п. 14 ст. 2 ФЗ-259 от 08.11.2007 и относится к документам первичной отчётности. В нём отражают маршрут движения транспортного средства, его состояние, данные водителя и сведения о прохождении им медосмотра. В путевой лист грузового автомобиля вносят также данные о перевозимом грузе.

Он необходим для обоснования расходов:

• оплаты труда водителя;
• компенсации за разъездной характер работы;
• затрат на топливо и запчасти;
• стоимости парковочного места;
• оплаты использования личного автомобиля сотрудника.

Эти расходы учитываются в бухгалтерии и принимаются к налоговому учёту. Для снижения базы по налогу на прибыль принимаются только правильно оформленные путевые листы.

В соответствии с приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008 этот документ обязаны оформлять все индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности перед любым выездом, связанным с перевозкой грузов, багажа и пассажиров. В 2022 году изменились правила заполнения путевых листов, но их назначение, содержание и обязанность по оформлению остались прежними.

В бухгалтерии они хранятся не менее пяти лет. Это требование регламентировано приказом Минтранса № 152 , положениями ФЗ-402 «О бухучёте» и Налоговым кодексом РФ .

Обязательные реквизиты в путевом листе

Единого утверждённого законом бланка нет. Каждая организация разрабатывает и использует свою форму или редактирует под себя унифицированную . Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020.

Их две группы: для принятия документа к бухгалтерскому и налоговому учёту и для допуска транспортного средства к эксплуатации.

Реквизиты для учёта

В соответствии с требованиями ФЗ-402 от 06.12.2011 принять первичный документ к бухгалтерскому и налоговому учёту можно, только если в нём есть:

• название документа;
• дата его оформления;
• наименование юрлица или ИП;
• содержание факта хозяйственной деятельности — оказание услуг, доставка товара;
• его денежное выражение с указанием единиц измерения;
• название должности, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление.

Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, на него тоже нужно составить путевой лист.

Реквизиты для допуска к эксплуатации

Для списания затрат на топливо, запчасти, ремонт в путевом листе должны быть указаны следующие сведения:

• название документа с указанием типа транспортного средства — например, путевой лист грузового или легкового автомобиля;
• номер документа: нумерация важна для соблюдения порядка и контроля за регулярностью, своевременностью и обоснованностью оформления документов;
• срок действия: обычно это одна смена, не превышающая рабочего дня, но для длительных командировок путевой лист выписывается на несколько дней — тогда указывается дата начала и окончания периода действия: «с… до …»;
• вид перевозки и сообщения — об этом нововведении с 2021 года подробно рассказано ниже ;
• собственник автомобиля: для организации — её полное название, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона; для предпринимателя — ФИО, ОГРНИП, адрес по прописке и номер телефона;
• информация о транспортном средстве — форма путевого листа предусматривает заполнение следующих сведений:
  — тип ТС: легковой, грузовой, автобус, трамвай;
  — марка, модель самого авто и прицепа к нему, если используется;
  — госномер авто и прицепа;
  — пробег в соответствии с одометром на момент начала и окончания срока действия путевого листа;
  — дата последнего предрейсового техосмотра;
  — дата и время выезда и возвращения на парковку;
  — данные водителя: ФИО, дата и время последнего предрейсового и послерейсового медосмотра.

Помимо обязательных перечисленных сведений в бланк можно внести данные о нормативном расходе топлива, его экономии или перерасходе, а также о маршруте движения.

Для тех, кто с Эвотором

Покупайте приложения для Эвотора со скидкой 50%. Вас ждут сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе, интеграции с 1С — и много чего ещё.

Учёт ГСМ и рабочего времени водителей

Путевые листы для списания расходов на топливо обязательно должны заполнять компании, которые регулярно перевозят пассажиров, багаж и грузы. Это не финансовый, а учётный документ, подтверждающий только объём израсходованного топлива.

Без путевого листа, просто по приказу вправе списывать топливо только компании, которые используют транспорт в личных и служебных целях, не связанных с регулярными перевозками.

Норма расхода топлива введена приказом Минтранса и его методическими рекомендациями . На их основании каждая компания может рассчитать норму расхода для определённой модели автомобиля. Методические рекомендации не являются обязательными, но, если возникнет спорная ситуация с налоговой, их можно использовать.

Расход топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

Qн — норматив в литрах, утверждённый приказом руководителя и рассчитанный в соответствии с последним приказом Минтранса;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег транспортного средства, л/100 км;

S — пробег ТС, км (данные из путевого листа);

D — коэффициент к норме, в %.

Зарплату водителям начисляют по указанному в путевом листе времени. Если не делать отметки в листе об отработанном времени, организацию могут привлечь к административной ответственности за нарушение Трудового кодекса. Важно, чтобы время работы по путевым листам совпадало с тем, что указывается в табеле учёта рабочего времени.

Порядок заполнения путевых листов в 2022 году

Новые правила оформления вступили в силу с 01.01.2021 — изменилась форма путевого листа. Нововведения обозначены новыми реквизитами, из-за этого старые бланки не принимаются. Изменения коснулись нижеперечисленных реквизитов.

Сведения о перевозке

Новый реквизит, в котором отражаются вид сообщения и вид перевозки. К первому пункту относится городское, пригородное, междугороднее, международное сообщение. Нужный вид указывается в соответствующей графе.

В видах перевозки багажа, грузов и пассажиров отмечается один из следующих вариантов:

• регулярная;
• по заказу;
• для собственных нужд;
• транспортировка грузов;
• перевозка легковым такси;
• организованная доставка группы детей.

Сведения об автомобиле

К указанию типа и модели транспортного средства в новом бланке добавилась его марка. Здесь же проставляются данные одометра в момент начала смены и в конце — нужны сведения о пробеге в километрах.

Контроль технического состояния

Если с транспортом всё в порядке, контролёр, ответственный за эксплуатацию транспортного средства, ставит отметку «Выпуск на линию разрешён».

Отметка о медосмотре

Водитель проходит пред- и послерейсовый медицинский осмотр, по результатам которого в путевом листе отмечают: «Прошёл предрейсовый (послерейсовый) медосмотр». В первом случае делается приписка о допуске к трудовым обязанностям.

Электронная регистрация путевого листа

Вести журнал путевых листов обязательно. Но теперь делать это можно не только в привычной бумажной форме, но и в электронном виде. В первом случае страницы журнала нумеруются и прошиваются. Во втором все записи заверяются УКЭП — усиленной цифровой подписью. Электронная версия должна быть доступна для печати.

Образец журнала регистрации

Образец журнала регистрации

Сколько действует путевой лист

Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену.

Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.

Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке.

Свободная форма бланка позволяет его корректировать.