Должностные обязанности делопроизводителя в войсковой части

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль неразглашения данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

• МИРЭА — Российский технологический университет.
• Российский государственный гуманитарный университет.
• Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
• Российский государственный социальный университет.

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

• Юридический колледж Российского государственного университета правосудия.
• Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
• Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
• Уральский промышленно-экономический техникум.
• Московский государственный образовательный комплекс.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

• официальное оформление на работу;
• множество вузов, где можно получить специальность;
• стабильный оклад.

Минусы:

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.

Межрегиональная академия дополнительного профессионального образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы дополнительного профессионального образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по индивидуально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного образца по завершении обучения. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель».

Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Делопроизводитель (ответственный за входящую документацию)

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
2.

На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора
предприятия по представлению заведующего канцелярией/начальника документационного
обеспечения организации.

4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3.

Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.6.

Основы организации труда.
4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.8.

Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.10. Правила и нормы охраны труда.
5.1.

Положением о канцелярии/отделе документационного обеспечения/ином
структурном подразделении.
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6.

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
подчиняется непосредственно заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).
7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2.

Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
3.

В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией/начальнику отдела документационного обеспечения о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4. Ответственность

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
1.3.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:
2.1.

Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
2.2.

Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.