Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер материального стола относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].

1.2. Бухгалтер материального стола в своей работе непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.3. На должность бухгалтера материального стола принимается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

1.4. Во время отсутствия бухгалтера материального стола его должностные обязанности выполняет [название должности], который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.5. Бухгалтер материального стола должен знать:

1.5.1. законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности;

1.5.2. формы и методы бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности на предприятии;

1.5.3. порядок проведения документальных ревизий и проверок, правильности ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;

1.5.4. организацию документооборота и порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

1.5.5. план и корреспонденцию счетов;

1.5.6. финансовое и хозяйственное законодательство;

1.5.7. экономику, организацию производства, труда и управления;

1.5.8. рыночные методы хозяйствования;

1.5.9. правила эксплуатации вычислительной техники;

1.5.10. законодательство о труде;

1.5.11. правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Бухгалтер материального стола выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет в соответствии с действующими положениями и инструкциями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе.

2.2. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер.

2.3. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ.

2.4. Контролирует достоверность учета поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия, а также соблюдение сроков перечисления налогов и сборов и выплаты заработной платы.

2.5. Оформляет авансовые отчеты, приходно-расходные документы.

2.6. Составляет книгу покупок и книгу продаж.

2.7. Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования финансовых средств, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия и правильной организации бухгалтерского учета.

2.8. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

2.9. Контролирует деятельность работников предприятия по вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности.

2.10. Ведет расчеты с поставщиками и покупателями.

2.11. Проводит сверки расчетов с поставщиками.

2.12. Взаимодействует с работниками склада по учету товарно-материальных ценностей.

2.13. Участвует в проведении инвентаризаций.

3. Права

Бухгалтер материального стола имеет право:

3.1. на все предусмотренные законодательством социальные гарантии;

3.2. требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав;

3.3. требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т.д;

3.4. на оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания;

3.5. знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

3.6. вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы;

3.7. запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т.п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.8. повышать свою профессиональную квалификацию;

3.9. другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Бухгалтер материального стола несет ответственность:

4.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

4.2. за причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;

4.3. за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Налоговики, особенно начинающие, с особым интересом рассматривают авансовые отчеты, даже если проверка не по НДФЛ. Нередко требуют авансовые отчеты и банки. Нюансов оформления настолько много, что компании передают этот участок на аутсорсинг или берут «на подотчетников» отдельного бухгалтера и самостоятельно разрабатывают для него подробную должностную инструкцию.

Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам

Если в компании возникает много проблем по командировочным расходам, то из обычного бухгалтера-кассира, имеющего опыт учета товарно-материальных ценностей (далее –ТМЦ) и оформления приказов делают еще более универсального специалиста. После того, как он подпишет новую должностную инструкцию, в его обязанности будет входит не только:

• выдача наличных под отчет;
• перечисление подотчетных сумм на банковские карты работников и на корпоративные карты компании.

Другие обязанности бухгалтера в новой должности вы можете изучить, в частности, в наших статьях:

Осуществляя аутсорсинг участков бухгалтерии наших клиентов, мы уже давно выделили участок «Авансовые отчеты» из-за обилия специфики в различных компаниях.

Обязанности наших бухгалтеров можно взять за основу, если выдачу наличности (пополнение карт) ваш бухгалтер по авансовым отчетам не осуществляет. В частности, наши клиенты доверяют нам такие функции, как:

• проверка предоставленных подотчетными лицами первичных документов (комплектность, наличие всех необходимых реквизитов и общая правильность оформления);
• внесение полученных документов в программу 1С для формирования авансовых отчетов с последующей распечаткой для подписи подотчетных лиц и руководителя компании (другого ответственного лица) и подшивкой подтверждающих документов;
• проверка бухгалтерских записей, сформированных программой, при необходимости формирование аналитики;
• подготовка информации для расчета налогов и определения взаиморасчетов с сотрудниками;
• сверка взаиморасчетов с контрагентами (при необходимости), закупки у которых осуществлены подотчетными лицами;
• контроль соблюдение лимитов подотчетных расходов.

Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера по подотчетным лицам (авансовым отчетам) вы можете найти в представленном ниже образце должностной инструкции.

За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?

Участок по учету авансовых отчетов – очень ответственный. Он важен как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Контролировать такие расчеты жизненно необходимо любой компании.

Если бухгалтер по авансовым отчетам производит денежные расчеты, например, по командировочным расходам, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности. Однако заключать такой договор допустимо только по типовой форме из которой следует, что ответственность установлена только в пределах «вверенного имущества», то есть денежных средств.

Если в результате бухгалтерских ошибок возникнут проблемы с налогами, взыскать деньги за причиненный ущерб, нанесенный компании, полностью будет проблематично. Компании, которые уже понесли такие убытки или осознают их высокую вероятность, как правило, выбирают аутсорсинг.

Например, наша компания страхует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы компенсировать клиентам убытки, которые теоретически могут возникнуть вне рамок страховых случаев, но по нашей вине. Более того, убытки мы готовы возместить и тем компаниям, которые перестали быть нашими клиентами.

Такое возможно в течение трех лет со дня расторжения договора, если ошибки привели, например, к искажению отчетности.

Порядок утверждения должностной инструкции

Порядок, по которому происходит утверждение должностных инструкций должен быть закреплен в одном из локальных актов компании. Однако это не является обязательным условием. Утверждение должностной инструкции происходит в следующем порядке:

1. В первую очередь разрабатывают проект конкретной инструкции;
2. Издают приказ об утверждении новой инструкции;
3. Приказ и инструкцию согласовывают с юридическим отделом или юристом компании, если он есть и передается на утверждение руководителю организации;
4. Инструкции присваивают определенный номер.

Важно! В случае необходимости должностную инструкцию могут регистрировать в специальном журнале, если в компании такой журнал ведется.

Обязательной должностная инструкция становится только после того, как работник с ним ознакомится.Подтверждением того, что работник ознакомился с инструкцией является его подпись (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2022: образец заполнения).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Коммерческие компании и частные предприниматели постоянно выдают деньги для хозяйственных нужд. Это так называемые подотчетные деньги, они строго учитываются финансовой службой ООО и отображаются в отчетных документах. Рассмотрим, как организовывается процесс выдачи и возврата, как производится внутренний учет расчетов с подотчетными лицами на примере.

Зачем выдаются средства

Деньги под отчет даются работникам ООО, когда необходимо купить недорогие ТМЦ или оплатить оказанные услуги. Но при этом важно, чтобы они были нужны для ведения хозяйственной деятельности компании. Средства выдаются также перед поездкой в командировку на приобретение билетов, оплату жилья и питание («суточные»).

Основанием для выдачи являются:

• Заявление получателя.
• Распоряжения руководителя. В 9 из 10 случаев используется этот вариант.

Деньги выдаются удобным для работника способом:

• Наличными с одновременным оформлением кассового документа;
• Безналичными на карточку сотрудника (личную или компании).

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Контроль использования выданных денег

После покупки товаров и услуг работник должен сдать отчет за полученные деньги перед. Работник предоставляет в бухгалтерию следующий пакет документов:

1. Авансовый отчет. Для него можно брать типовой бланк или разработать собственную форму, но с обязательными реквизитами первичного бухгалтерского документа.
2. Подтверждающие документы. Их роль играют чеки, оплаченные счета и другие бумаги, где отображены суммы потраченных средств.

Контроль операций бухгалтером

Бухгалтер устанавливает, для чего предназначался выданный аванса. После этого он проверяет отчетные документы и делает вывод о том, соответствуют ли траты изначально поставленным целям.

Если проверка прошла успешно, бухгалтер переходит к следующему этапу.

Возможны три разных варианта:

• Сотрудник уложился в аванс. Дополнительных действий не требуется, необходимо лишь приложить чеки.
• Потрачен не весь аванс. Излишек возвращается. Сделать это нужно не позднее срока, который предоставляется для проверки отчета. Эта норма введена указанием ЦБ 3210-У. Обратите внимание, что возврат аванса не учитывается с помощью контрольно-кассового аппарата, чек на эту сумму не выписывается.
• Сотрудник потратил больше денег, чем было в авансе. В этом случае компания компенсирует работнику излишне потраченные суммы. Однако для этого он должен подтвердить, что перерасход был сделан в интересах компании и в рамках той цели, на которую выдавался аванс.

При проверке отчета специалист обязан проверить правильность заполнения самого документа и приложений к нему.

Для отчета принимаются только следующие бумаги:

• Чеки с онлайн-кассы или БСО, которые выдаются вместо чеков. Бухгалтер контролирует, чтобы информация в документах соответствовала друг другу.
• Акты и накладные — они подтверждают, что ТМЦ были действительно куплены.

Как проверяются командировочные

Предоставить отчет нужно в 3-дневный срок. Если датой приезда оказался выходной, то считать начинают со следующего за ним рабочего дня.

• Отчет в бумажной форме, составленный на бланке утвержденного образца.
• Чеки и БСО.

Подтверждение проезда

Билет на самолет, поезд или автобус ранее представлял собой БСО. Но с лета прошлого года транспортные компании не могут выдавать билеты на заранее напечатанных бланках. Они оформляются только через специальный кассовый аппарат, который отправляет чек в ФНС через оператора фискальных данных.

Если работник компании купил билет в интернете и предъявлял его в транспорте в электронной форме, то после возвращения этот документ распечатывается вместе с подтверждением его оплаты.

В качестве подтверждающего документа для электронного билета принимаются:

• Маршрут (квитанция) для авиаперевозок. Форма утверждена Приказом Министерства транспорта № 134;
• Купон электронного билета для поездки на поезде. Форма утверждена Приказом № 322;
• Квитанция электронного билета для других видов транспорта. Форма утверждена приказом № 116.

• Чек кассового аппарата;
• Слип пластиковой карты либо чек терминала, который подтверждает списание средств с карты;
• Выписка из банка, подтверждающая списание средств на оплату билета;
• Иной финансовый документ, если он оформлен на БСО.

Суточные расходы

Размер суточных для работника и порядок и компенсации руководитель компании определяет самостоятельно и закрепляет это решение приказом. Также порядок оплаты суточных расходов в командировке может оговариваться отдельно в трудовом договоре с работником.

Нормативно-правовые акты не ограничивают размер суточных, однако если их сумма будет большой, они облагаются НДФЛ. Предельный размер необлагаемых суточных:

• Для командировок по России — 700 рублей;
• Для командировок за границу — 2500 рублей.

Отражение операций в плане счетов

Для учета описываемых операций выделен отдельный активный счет. По дебету отражаются:

• Выдача денег. При оформлении проводки корреспондирующими счетами в кредите будут счета 50 или 51;
• Компенсация перерасходованных денежных средств. Корреспондирует с теми же счетами.

• Стоимость купленных работников товаров или оплаченных услуг. Счет корреспондирует с дебетом тех счетов, куда относятся эти расходы. Например «Основное производство» или «Материалы»;
• Размер потраченных на командировку средств. Корреспондирует с теми же счетами, что и в предыдущем пункте.
• Возврат не потраченного аванса. В этом случае в дебете будет опять стоят счета 50 или 51;
• Учет входящего НДС по купленным товарам и услугам. Корреспондирует со счетом 19.

Обратите внимание, что для учета входящего НДС работник помимо перечисленных ранее документов должен предоставить счета фактуры от компаний, которые платят налог на добавленную стоимость. В противном случае, даже если в чеке НДС выделено отдельной строкой, он может быть списан налоговой при проверке и начислена недоимка.

Учет расчетов с подотчетными лицами — трудоемкий участок учета, требующий повышенного внимания. Поэтому в крупных компаниях этим занимаются отдельные сотрудники. Если компания невелика, этот процесс можно поручить стороннему консалтинговому агентству на условиях аутсорсинга.

Типичные ошибки при учете расходов

Во избежание проблем с налоговой службой бухгалтер должен вовремя и тщательно контролировать следующие направления:

• Правильность составления отчетов и подачу их бухгалтеру;
• Трату денежных средств по целевому назначению;
• Наличие чеков и их соответствие установленной форме;
• Отражение авансов в бухгалтерских отчетах.

• Возмещение работнику расходов, которые не подлежат возмещению согласно действующим нормативно-правовым актам;
• Возмещение расходов сверх установленных лимитов. Например, если сотрудник летел в бизнес-классе вместо эконом без предварительного согласования с руководителем;
• Компенсация командировочных расходов при поездках на один день, если работник имел возможность вернуться домой;
• Неправильное определение длительности командировки для выдачи суточных;
• Ошибки при возмещении расходов на проживание, если работник жил в гостинице на пути следования к конечной точке.

Нормативно-правовые акты обязывают вести аналитический учет по каждому авансу. Для этого целесообразно использовать журнал выдачи сумм, в котором сортировать данные по подотчетным лицам. В этом случае можно легко отследить сроки, в течение которых работник должен сдать документы в бухгалтерию.

Для контроля производится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки до проверки налоговой службы. Однако если компания в своей деятельности постоянно выдает авансовые отчеты и часто отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличить частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал.