Для чего проводится служебная проверка

На любом предприятии рано или поздно происходит что-то, требующее провести служебное расследование и установить причины и виновников. Поэтому очень важно знать, как и в каких случаях оно проводится, а также как оформляются его результаты.

Понятие служебного расследования

Если на предприятии было серьёзное происшествие или же пропали материальные ценности, необходимо будет провести служебное расследование.

В его ходе собирается комиссия, выявляет все обстоятельства, после чего принимает акт служебного расследования. При этом самого понятия «служебное расследование» в отечественном законодательстве нет, и потому оно обычно ведётся по правилам дисциплинарного производства, а детали в каждой организации прорабатываются на уровне внутренних правил.

Собственно, и само проведение расследования будет внутренним мероприятием, то есть наказание предусматривается рабочего характера. Если речь идёт о нарушениях более серьёзных, то делом займутся уже государственные органы. Служебное расследование предполагает исключительно добровольное участие работника, это значит, запрещается заставлять его, например, проходить проверку на детекторе лжи или принудительный обыск.

Когда проводится

При мелких нарушениях его обычно не проводят – достаточно беседы с нарушителем. Его проведение затевают, если нарушение серьёзное, и сотрудник или вовсе отказывается признавать его, либо признаёт не все важные обстоятельства, отчего становится необходимым их прояснение.

Виды нарушений, при которых надо проводить расследование, устанавливаются самими работодателями. Обычно в списке присутствуют нарушения трудового распорядка, должностной инструкции, техники безопасности, неисполнение трудовой функции, нанесение ущерба компании.

Все эти нарушения можно разделить также на две основные категории: дисциплинарные проступки и причинение ущерба. Рассмотрим их подробнее.

Дисциплинарный проступок

Обычно по их поводу расследование не проводится, однако если проступок должен повлечь за собой наказание – например, увольнение, при этом сам сотрудник не признаёт, что его совершил, то расследование будет необходимо. К такого рода проступкам относится в первую очередь прогул. Может расследоваться также уклонение от прохождения медицинского обследования, прохождения обучения и тому подобные.

Причинение ущерба

Если действия сотрудника нанесли серьёзный ущерб компании, также необходимо провести расследование по данному случаю, чтобы установить размер ущерба и определить виновен ли работник, и если именно он допустил или причинил ущерб, то какое наказание должен понести. Ущерб может быть как прямым, так и, к примеру, причинённым вследствие утечки коммерческой тайны, потому и необходимо задействовать комиссию, чтобы точно установить все сопутствующие обстоятельства.

Иногда действия провинившегося могут оказаться более тяжкими, подпадающими даже под статьи Уголовного кодекса, например, хищение. В таком случае работодатель не должен продолжать расследование самостоятельно, предписывается вместо этого обратиться в правоохранительные органы. Никаких полномочий вести следствие самостоятельно в подобных случаях компания не имеет, даже если у неё есть собственная служба безопасности.

Организация расследования

Как применяются дисциплинарные взыскания, устанавливает статья 193 Трудового кодекса. Именно на неё надо опираться, когда необходимо организовать расследование.

Сначала рассмотрим общую структуру принятия решений. Она будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении ущерба. Начнём с дисциплинарного проступка: после того, как он обнаружен, работодатель должен предоставить работнику возможность объясниться письменно.

На то, чтобы оформить объяснение, работнику отводится двое суток. Если он отказывается, необходимо будет оформить акт об отказе.

Затем работодатель решает, какие санкции применять, основываясь на объяснениях работника, докладах его руководителя, других документах. Опираясь на них, он издаёт приказ о наложении определённого взыскания.

Непосредственно служебное расследование здесь будет означать сбор документов, указывающих на:

• факт совершения проступка;
• степень вины работника в нём;
• обстоятельства совершения, влияющие на определение меры наказания.

При причинении ущерба сотрудником алгоритм действий будет следующим:

• приказом работодателя создаётся комиссия, включающая в себя минимум троих работников предприятия;
• она выявляет детали нарушения;
• определяется, какое наказание должен понести провинившийся.

Именно это и будет называться служебным расследованием в данном случае. С его помощью выявляется, по каким причинам нанесён ущерб, а также его размеры, определяется, какова степень вины работника, по отношению к которому проводится разбирательство. Далее мы будет рассматривать именно этот вариант, то есть полноценное расследование с комиссией.

В обоих рассмотренных выше случаях на работодателя возлагается выяснение всех обстоятельств перед определением наказания. Необходимо, чтобы они подтверждались документами, ведь наказанный сотрудник может обратиться в суд, и надо будет подтверждать свою позицию. И если наказание не будет чётко обосновано, а вина работника доказана, то суд примет решение именно в его пользу.

Порядок проведения

Рассмотрим этапы, предшествующие началу расследования, а также этапы его проведения:

1. Выявляется факт совершения проступка – сделать это может любой сотрудник компании, при этом как день обнаружения будет принят тот, в который данный сотрудник рассказал о нарушении руководителю, которому подчинён провинившийся сотрудник.
2. Нарушение фиксируется в докладной записке на имя начальника.
3. После рассмотрения записки начальник принимает решение о начале расследования (либо передаёт документ более высокопоставленному должностному лицу, если не имеет соответствующих полномочий).

На этом предшествующие расследованию этапы заканчиваются, и начинается непосредственно процесс:

1. Приказом формируется комиссия – отметим, что непосредственный руководитель проверяемого в её состав не включается. Также, как и тот руководитель, который будет принимать итоговое решение.
2. Комиссия проводит расследование – в его ходе необходимо выяснить, в чём состояло нарушение, кто его совершил, какими были причины и обстоятельства, размер причинённого ущерба. Для этого у провинившегося лица берётся объяснительная, а если оно не установлено, то у всех возможных виновников, затем собираются документы для прояснения обстоятельств.
3. Составляется итоговый акт, подробно описывающий ход проверки и её заключение. В цели комиссии нередко включается и разработка мер для предотвращения подобного ущерба в будущем. Члены комиссии удостоверяют акт своими подписями, руководитель ставит на него печать.

Рассмотрим некоторые важные нюансы – форму служебной записки, оформление акта от дачи показаний, состав комиссии.

Служебная записка

Именно она становится основанием для проведения расследования, а с момента её принятия и фиксации в журнале документооборота будет отсчитываться время его начала.

Составляет записку работник компании, она подаётся на имя либо непосредственного начальника, либо руководителя всей компании. В ней указывается, какое именно нарушение отмечено, а также все его важные обстоятельства. Если ущерб был выявлен инвентаризацией, то к записке прилагается её акт.

Помимо служебной записки, в роли основания для проверки могут выступить и иные документы: обращения от потребителей со сведениями о проступке, претензии контрагента, заявление от самого работника.

Состав и полномочия комиссии

Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.

Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать. Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов.

К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены. Допустимо и обращение за юридической, аудиторской, инженерной помощью.

Создание комиссии возможно, даже если компания не понесла ущерб, но действия работника могли к нему привести. Иногда она может быть постоянной, но чаще является временной.

Объяснительная записка и акт об отказе

После получения работником уведомления о необходимости предоставить письменное объяснение, ему даётся двое суток на оформление и предоставление. Если время вышло, а документ так и не был оформлен, это считается отказом в содействии проверке, о чём должен быть составлен письменный акт.

Законодательство не устанавливает форму для этого документа, как и для объяснения сотрудника, потому оформление свободное. Важно в первую очередь наличие подписей членов комиссии. Объяснительная или акт об отказе от неё обязательно подшиваются в дело.

Сроки

Законодательство устанавливает чёткое ограничение по сроку, в течение которого можно расследовать дело – месяц, и до его истечения следует представить результаты. Отсчёт начинается со дня оформления приказа о начале расследования, либо с даты подачи служебной записки, если проверка начинается на её основании.

Но следует отметить, что в этот период не должно включаться время, когда сотрудник отсутствует, будучи в отпуске или находясь на больничном, а также требуемое на то, чтобы учесть мнение представительского органа работников. Это неучитываемое время в сумме не должно превышать 6 месяцев. После истечения полугода же возможность применить дисциплинарное взыскание пропадает, кроме наказания за нарушения, выявленное ревизией или аудиторской проверкой – в его отношении этот срок составляет до 2 лет.

Юридические последствия

Служебное расследование – исключительно внутреннее дело компании, и никаких юридических последствий иметь не может. Его результатом становится решение относительно работника, исключительно именно как работника, но не как гражданина. А для перевода дела в юридическую плоскость, что может повлечь за собой соответствующие последствия, оно должно быть передано государственным органам.

Порядок обжалования

На предприятии могут быть предусмотрены различные процедуры по обжалованию результатов расследования, какие это будут процедуры, устанавливается локальными актами. Законодательством этот вопрос не регулируется, как мы уже упоминали, в нём вообще нет такого понятия, как служебное расследование, и тем более не установлены нюансы его обжалования.

А вот что можно обжаловать, так это принятое работодателем решение – в трудовой инспекции или сразу в суде. В таком случае он должен будет предоставить собранные в ходе расследования документы, чтобы доказать, что нарушение в самом деле было допущено, и тем самым лицом, на которое наложено наказание, а мера тяжести соответствует нарушению.

Оформление результатов

Документом, который должен подытожить результаты, является акт служебного расследования – его образец мы прилагаем к статье, здесь же коротко рассмотрим содержание.

Состоит этот документ из трёх частей:

• вводная;
• описательная;
• резолютивная.

Во вводной излагается, о каком нарушении идёт речь, указывается дата совершения, состав комиссии, период, в течение которого велось расследование. Описательная углубляется в доказательства, на основании которых комиссия пришла к определённым выводам. Наконец, в резолютивной подводится итог – комиссия делает выводы относительно вины работника.

Затем следуют приложения, то есть документы, такие как служебные записки, объяснительные, акты инвентаризации, если речь о недостаче, заключения экспертов и тому подобные. Необходимо, чтобы каждый член комиссии подписал акт, а руководитель поставил печать. Затем делу присваивается номер, указывается дата, когда оно было составлено – она же и дата завершения расследования.

Если у одного из членов комиссии мнение отличается от изложенного в документе, он всё равно должен поставить подпись, но может изложить свою позицию отдельно и приложить это изложение к другим материалам.

После этого руководителю даётся три дня на принятие решения, которое должно быть оформлено в виде приказа. Руководитель обязан ориентироваться на предписания комиссии, вместе с тем обычно сам может выбрать нужный вариант взыскания из допустимых по законодательству.

Работника необходимо ознакомить с приказом – на это отводится 3 рабочих дня после его издания. Если работник отказывается знакомиться с документом, составляется акт об отказе.

Что из себя представляет служебная проверка и всегда ли она нужна, разбираемся. Строго говоря, термин «служебная проверка» относится к сфере государственной гражданской служб ы . Термины «внутренняя проверка», «служебное расследование» и другие подобные нормативно в трудовом или смежном законодательстве не закреплен ы .

Тем не менее термин активно используется. Формализуем его для унификации понимания и дальнейшего использования, опираясь на соответствующий термин из области государственной гражданской службы.

Под служебной проверкой будем понимать совокупность мероприятий, проводимых представителями работодателя в целях своевременного, всестороннего, полного и объективного изучения произошедших событий, имеющих признаки дисциплинарных проступков, установления лиц, к ним причастных, степени их вины, нанесенного или потенциального ущерба.

Следующим важным вопросом является действительная необходимость проведения такой служебной проверки. Дело в том, что организация и проведение служебных проверок – это достаточно ресурсоемкий для работодателя процесс. Поэтому если нет четкого понимания необходимости, целей и возможных конечных результатов, то бросаться «во все тяжкие» с большой вероятностью не стоит.

Служебная проверка является важным элементом системы управления инцидентами в организации. Специфика ее в том, что предметом как правило являются дисциплинарные проступки работников этой же организации. Если инцидент не связан напрямую с работником, а касается, например, противоправных действий третьих лиц (распространение вредоносного ПО, неправомерный доступ или попытки такового и т.п.) или правонарушений со стороны различных категорий служащих, то речь может идти уже об административном правонарушении, преступлении или иных специальных видах правонарушений, порядок рассмотрения и расследования которых предполагает участие специальных субъектов и строго определен действующим законодательством: уголовным, административным, законодательством о государственной гражданской службе, воинскими уставами и внутренними нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.

Если инцидент связан с нарушением требований договора одной из сторон гражданских правоотношений, то его разрешение — с применением норм гражданского и арбитражного законодательства.

Наиболее интересными в контексте статьи являются инциденты, имеющие место в организациях (в основном коммерческих) и связанные с участием работников, которые требуют проведения служебной проверки. Ключевой момент здесь заключается в том, что если работодатель и работник в состоянии договориться и разрешить любой возникающий между ними вопрос самостоятельно, то проведение служебной проверки не требуется априори, более того, это лучший вариант развития событий для обеих сторон, прямо предусмотренный законом. Многие положения трудового законодательства имеют диапозитивный характер, а само государственное регулирование трудовых отношений имеет ярко выраженную направленность на равноправие, взаимное уважение и учет интересов обеих сторон (институт социального партнерств а ).

Часто в целях управления взаимоотношениями между работником и работодателем последнему достаточно грамотно использовать систему необязательных поощрений (премий).

Другое дело, когда работник и работодатель не имеют возможности самостоятельно разрешить возникшие вопросы. Тогда их арбитром и конечной инстанцией будет суд. Именно он является адресатом всех тех задокументированных положений и утверждений, на которые стороны будут ссылаться, доказывая свою точку зрения.

#Ошибка_1

Одной из ошибок, допускаемых работодателем, является принятие решений или совершение каких-либо действий в отношении работника, не имея на то достаточных оснований, в надежде урегулировать (узаконить) их последующей служебной проверкой. Ухудшает положение работодателя в этих случаях отсутствие релевантного опыта и действующего в организации института служебных проверок.

Итак, рассмотрим подробнее ключевые этапы подготовки и проведения служебной проверки в обычной (коммерческой) организации и ошибки, их сопровождающие.

Подготовка

Исходное положение, на которое необходимо ориентироваться при подготовке и организации процесса, следующее: самостоятельное разрешение проблемы сторонами в силу каких-либо причин невозможно. В общем рассматриваемом случае сторонами (участниками) процесса являются работодатель и работник, а конечной инстанцией, рассматривающей спор, будет суд.

Нормативно закрепленного порядка проведения служебных проверок, перечня необходимых документов и требований к их содержанию, а равно и специальных требований, которыми надлежит руководствоваться судам, нет. Но есть результаты обзора обширной судебной практики, отраженные в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», с применимыми положениями которого настоятельно рекомендуется ознакомиться.

Рассмотрим один из успешно применяемых на практике примеров организации и проведения служебных проверок по тем инцидентам информационной безопасности, которые образуют составы дисциплинарных проступков. Остальные инциденты, с том числе связанные с внешними воздействиями, безусловно, подлежат рассмотрению, но полноценный механизм служебных проверок для них видится избыточным по меньшей мере потому, что использование его результатов сильно ограничено соответствующими процессуальными нормами.

Типовая ситуация

Типовая ситуация: работодатель обладает информационными ресурсами, некоторые из которых предоставляет работникам для выполнения трудовых функций, и имеет потребность и возможности контролировать режим их использования; работник использует предоставленные ему ресурсы в соответствии с установленными правилами в целях выполнения своей трудовой функции. Какие вопросы и как должны быть урегулированы в таком случае? Пойдем по порядку.

1. Отражение в трудовых договорах положений о допустимом использовании и праве работодателя контролировать этот порядок использования (в том числе с помощью специальных аппаратно-программных средств). Это могут быть нормы в части обеспечения режима коммерческой тайны, выполнения требований политик информационной безопасности и др.

2. Отражение в должностных инструкциях работников конкретных положений о порядке использования ресурсов работодателя, запретах и ограничениях.

#Ошибка_2

Одной из распространенных ошибок этого этапа является размытый, неконкретный (общий) характер формулировок ограничений и запретов, зафиксированных в должностных инструкциях, что приводит к значительным трудностям доказывания их нарушений.

3. Отражение ключевых положений допустимого использования в правилах внутренного трудового распорядка.

4. Хорошей практикой является описание порядка организации и проведения служебных проверок во внутренних нормативных документах (например, в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельным документом).

5. Наделение полномочиями (обязанностями) контроля выделенного работника или подразделение (подразделение информационной безопасности, например), с отражением этих полномочий в должностных инструкциях работников.

6. Доведение указанных документов до сведения всех работников, например, под роспись.

#Ошибка_3

Частой ошибкой являются случаи, когда указанные документы разработаны, введены в действие в организации, но не доведены до сведения работников. Таким образом, доказать, что конкретный работник нарушил отдельные требования, будет затруднительно (чаще невозможно).

7. Развертывание, ввод в действие и надлежащая эксплуатация средств и систем контроля. Следует обратить внимание, что какая-либо сертификация или аттестация в целях организации и проведения служебных проверок нормативными документами не установлена. Использование свободно распространяемых программных продуктов вполне допустимо.

#Ошибка_4

Ошибки, допускаемые некоторыми организациями в этой части, заключаются в использовании средств с нарушением требований лицензионных договоров или средств, закупленных, но не введенных в эксплуатацию.

Отдельное внимание следует обратить на массу спорных вопросов в части возможного нарушения конституционных прав граждан на тайну переписки при осуществлении контроля использования работниками информационных систем работодателя.

Процесс

Инцидент случился, установлены предварительные факты. С этого момента начинается течение сроков, отведенных на его проверку и вынесение решения (о применении или неприменении взыскания, например). Общий срок, установленный Трудовым кодексом РФ на применение дисциплинарного взыскания к работнику, – один месяц со дня обнаружения проступк а .

Время болезни, отпуска, командировки не учитывается. Руководствуясь этим, целесообразно организовать проведение проверки достаточно оперативно, обычно в 5–7-дневный срок.

#Ошибка_5

Частой ошибкой является указание в первичных документах не факта события и его значимых характеристик, а прямое указание «заранее виновных» лиц, из состава тех, например, кому принадлежат использованные учетные записи, с соответствующими выводами.

2. Принятие руководством организации решения о проверке.

В результате может появиться приказ (распоряжение) о проведении служебной проверки по данному факту. В приказе целесообразно указать персональный состав комиссии и сроки проведения проверки. С целью всестороннего и объективного рассмотрения материалов видится правильным включать в состав такой комиссии представителей подразделений безопасности (в том числе информационной), кадров, юристов, а так же в отдельных случаях специалистов профильных подразделений.

#Ошибка_6

Одной из ошибок является факт принятия решения о проведении проверки не уполномоченным на это лицом. Например, заместителем директора издается приказ (распоряжение) о проведении проверки, но в выданной ему доверенности такие полномочия отсутствуют.

3. Доведение приказа (распоряжения) до сведения работника, в отношении которого проводится проверка.

4. Запрос и получение объяснени й от работников, причастных к событию.

Запрос при этом должен быть оформлен письменно и содержать перечень вопросов, на которые работник должен ответить по существу. В случае отказа работника от предоставления объяснений должен быть составлен соответствующий акт и приложен к материалам дела.

#Ошибка_7

Ошибкой может являться устный запрос объяснений, а также неоформление акта об отказе предоставления объяснений работником. В этом случае порядок применения дисциплинарных взысканий считается нарушенным, что часто трактуется в пользу работника.

5. Проведение проверки.

Проведение мероприятий по выявлению дополнительных признаков инцидентов, изучение документов, установление причин и условий произошедшего, причастных лиц и степени их вины. Формирование акта по результатам проверки. При фиксации процесса и результатов служебной проверки в акте настоятельно рекомендуется ссылаться на положения внутренних нормативных документов (в том числе трудовых договоров и должностных инструкций), а также прикладывать к акту их копии.

6. Доведение содержания акта до сведения работника, в отношении которого проводилась проверка, в целях реализации его права на обращение, например, в комиссию по трудовым спорам работодателя.

7. Издание и доведение до сведения работника приказа о применении дисциплинарного взыскания. Это исключительно прерогатива руководства организации.

Виды дисциплинарных взысканий строго ограничены законодательством: это может быть замечание, выговор или увольнение по соответствующим основания м . Причем руководство не имеет установленной законом обязанности в части применения дисциплинарных взысканий, поэтому (и так часто бывает в практике) взыскания может и не быть. Часто сам факт служебной проверки является достаточным наказанием для работника.

На этом служебная проверка обычно заканчивается.