Расходы на подарки клиентов в общем случае учитываются в составе прочих затрат, не влияющих на налогооблагаемую базу на прибыль. Если вручаемые сувениры предназначены для неограниченного круга лиц, их стоимость можно учесть в расходах на рекламу. Алкоголь и сладкие подарочные наборы отображаются как представительские затраты.
Для укрепления деловых отношений компании нередко передают подарки к праздникам для своих контрагентов. Наиболее безопасный способ – учесть данные подарки в прочих расходах на 91 счете и не учитывать затраты при расчете налога на прибыль. Однако есть способы учета данных затрат с оптимизацией налогообложения, при этом не вызывая нареканий у представителей налоговой.
Документооборот и ограничения
Для обоснования понесенных затрат необходимо:
- составить приказ руководителя о решении поздравить клиентов подарками;
- оформить ведомость выдачи;
- для безвозмездной передачи активов стоимостью свыше 3000 рублей необходимо составить письменный договор дарения.
Запрет на вручение подарков от коммерческой организации:
- государственным и муниципальным работникам;
- другим коммерческим организациям (свыше 3 тыс. руб.);
- работникам медицинских и образовательных учреждений, фирм, оказывающих социальные услуги.
Следует иметь в виду! Стоимость подарков между юридическими лицами ограничена 3 тыс. рублей.
Подарки как представительские расходы
Учет расходов на подарки клиентам можно представить как представительские расходы, если это – сладкие наборы или алкогольные напитки. Их расценивают как угощение партнеров на деловом вечере. Необходимо подготовить определенный набор документов и выполнить требования:
- приказ о проведении торжественной встречи с партнерами фирмы, в процессе которой будут решаться рабочие моменты и вопросы о возможном будущем сотрудничестве;
- приглашение партнеров на торжество;
- смета затрат, в которой прописано, что денежные средства расходуются на проведение официального делового приема. Все траты должны быть документально подтверждены. Сладости, другие продукты или алкоголь надо включить в меню. Расходы на развлекательные мероприятия не учитываются;
- отчет о проведенном вечере, результаты переговоров с партнерами по бизнесу.
Лимит таких расходов, которые можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль – 4% от фонда оплаты труда за текущий отчетный период.
Подарок – рекламная продукция
Часто организации подготавливают специальные небольшие подарки клиентам с нанесенной символикой компании (ручки, блокноты, календари, футболки и т.д.). Способ проведения подарков по бухгалтерии напрямую зависит от того, можно ли определить круг одаряемых клиентов.
Важным критерием рекламных расходов является адресация неопределенному кругу лиц. Если сувениры с фирменной символикой предназначаются для всех клиентов (например, размещены на стойке администрации при входе в офис), то их стоимость можно учитывать в составе рекламных расходов. Лимит принимаемых к учету затрат – не более 1% выручки от реализации.
Если подарки вручаются на деловом вечере, то имена тех, кому они предназначены, известны – затраты в рекламных расходах учесть невозможно. Налоговые органы разрешают признать их в качестве представительских расходов, но мнение Минфина в данном вопросе не совпадает. Безопаснее учесть понесенные издержки в составе прочих расходов и не принимать к вычету, чтобы не вызывать лишних вопросов.
В бухгалтерском учете компании расходы на рекламу отображаются на счете 44 (счет используется как производственными, так и торговыми предприятиями). Вручение сувениров учитывается в корреспонденции с соответствующим счетом учета подарков (10, 41, 43).
Как быть с НДС
В стандартном варианте вручения подарков за счет средств чистой прибыли признается реализацией – необходимо начислить НДС с их стоимости (налоговая база – рыночная стоимость подарка без учета «входного» НДС). НДС от поставщика можно принять к вычету в общем порядке.
В случае представительских целей: подарки – продукты питания и алкоголь фактически не были реализованы, а вошли в банкетное меню для угощения партнеров. В этом случае обязанности начислять налог на добавленную стоимость не возникает. «Входной» налог принимается к вычету в пределах установленных лимитов.
Рекламные расходы: если стоимость сувенирной продукции составляет 100 рублей или ниже, то НДС не начисляется, а «входной» налог от поставщика учитывается в стоимости подарка. Если стоимость выше 100 рублей, то появляется обязанность начислить НДС, при этом налог от поставщика вычитается в пределах норматива (1% от выручки).
Примечание от автора! Если сувениры меньше 100 рублей, то у компании появляется необходимость вести налоговый учет по облагаемым и необлагаемым НДС операциям.
Для организаций, выбравших режим УСН «доходы минус расходы», законодательно утвержден закрытый перечень издержек, на которые можно уменьшить налогооблагаемую базу. В данном списке определена возможность уменьшать полученный доход на понесенные рекламные затраты. Представительские расходы в перечень не включены.
Подарки – выгода получателя в материальной форме. Законодательно утверждено, что не облагаются НДФЛ подарки до 4000 рублей (сумма накапливается в течение года). Если подарки физическому лицу превысили лимит, стоимость подарков сверх лимита облагается НДФЛ.
Так как клиенты компании – не сотрудники, у фирмы нет возможности удержать налог. Данная информация должна быть передана в налоговую инспекцию в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами признается вознаграждение за производственные результаты (в т. ч. в нематериальной форме). Вручение подарков клиентам не связано с производственной деятельностью, поэтому страховые взносы не начисляются и не уплачиваются.