Акт уничтожения печатей и штампов образец

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 62,0 кб

Акт об уничтожении печатей и штампов является документальным подтверждением процедуры утилизации печатей и штампов организации.

Назначение печатей и штампов

Печать — фирменный знак отличия организации, содержащий ее полное наименование и местонахождение и иные важные реквизиты. Печать подтверждает, что документ в самом деле принадлежит организации.

Главная печать организации ставится на важные документы, которые подписывает руководитель или главный бухгалтер организации.

Штамп — вид печати, чаще всего, для внутреннего использования. Существуют различные виды штампов:

1. регистрационные (ставятся на входящие документы и исходящие документы, подписанные руководителями подразделений);
2. делопроизводственные штампы («на контроль», «копия верна», « повторно», «в дело»);
3. угловые штампы для справок и т.п.

За хранение главной печати организации, как правило, отвечает руководитель службы делопроизводства. За хранение штампов отвечают руководители соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров, административно-хозяйственного отдела и т.п.).

Назначаются ответственные лица приказом по организации. В организации должен иметься журнал учета печатей и штампов, в котором проставлены все оттиски действующих на данный момент печатей и штампов. Журнал должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен печатью.

Порядок уничтожения печатей и штампов

Необходимость в уничтожении печатей и штампов может возникнуть по многим причинам. Среди них:

1. износ;
2. порча;
3. изменение реквизитов компании, названия, юридического адреса и т.п.;
4. смена руководителя подразделения в случае, если печать была именная;
5. ликвидация подразделения или организации, реорганизация и другие причины.

Уничтожение недействующих печатей, помимо прочего, является мерой, позволяющей предупредить попытки недобросовестных сотрудников использовать печати в преступных целях.

Осуществляется утилизация печатей как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций.

Данная процедура регламентируется нормативным локальным документом организации (Положением об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации) и состоит из следующих этапов:

1. выделение к уничтожению печати (печатей) и штампов. Регламентируется внутренним распоряжением по организации;
2. издание приказа об уничтожении печатей и штампов, в котором оговаривается в том числе и состав комиссии, производящей уничтожение;
3. собственно уничтожение;
4. составление акта.

При уничтожении производится разрушение поверхности печати таким образом, чтобы оттиск невозможно было воспроизвести. Для этого могут применяться резка или спиливание клише.

Составление документа

В комиссию по уничтожению печатей и штампов входят, как правило, не менее двух человек:

• руководитель или заместитель руководителя организации, который назначается председателем комиссии;
• начальник отдела делопроизводства;
• сотрудник, ответственный за хранение печатей и штампов;
• юрисконсульт;
• при необходимости — иные лица.

Сам документ должен содержать в себе следующие разделы:

1. дату и номер документа;
2. название организации;
3. состав комиссии;
4. ссылку на документ (приказ), во исполнение которого производится уничтожение печатей (штампов);
5. данные об уничтожаемых печатях (штампах) в виде таблицы, содержащей название печати (штампа) и отображение оттиска;
6. время, место, способ уничтожения;
7. подписи членов комиссии.

Хранение акта

Акт об уничтожении печатей и штампов хранится в отделе делопроизводства вместе с другими документами. Срок хранения акта определяется нормативным локальным документом организации.

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Акт об уничтожении печати и штампа — бланк и образец 2021 года

Многие организации в своей деятельности используют различные штемпельные изделия, за которыми ведется строгий учет. Но при определенных ситуациях возникает необходимость от них избавиться. Нужно понимать, печать нельзя просто так уничтожить.

Данный процесс должен сопровождаться определенными действиями, и оформление соответствующего акта считается обязательным.

Файлы для скачивания:

Форма

Закон не обязывает предприятия использовать в этих целях какой-то специальный бланк. Соответственно, для его оформления подойдет обычный альбомный лист. Хотя некоторые фирмы в своей политике утверждают специально разработанные шаблоны.

Обычно к этому прибегают в тех ситуациях, когда приходится часть оформлять подобные документы. Но нужно помнить, независимо от того, в какой форме будет составляться акт, в нем должны присутствовать обязательные данные. К ним относятся:

• дата и место оформления;
• номер, присвоенный внутренним документооборотом;
• название компании;
• сведения о печати, например, что на ней изображено, какая указана информация;
• перечисляются члены комиссии;
• на каком основании происходит уничтожение;
• причина выполнения данной процедуры;
• каким именно способом была уничтожена печать.

Оттиски уничтожаемой продукции должны быть проставлены в акте. При этом ответственные лица должны указать, что после уничтожения печать не является пригодной для дальнейшей эксплуатации.

Зачем уничтожать печати и штампы

Существуют различные причины, при которых печать нужно уничтожить. К наиболее популярным из них относятся:

• механические повреждения;
• естественный износ;
• устаревшая информация;
• реорганизация компании;
• изменение реквизитов компании.

Кроме этого, когда законодательством было разрешено отказаться от использования печатей, многие компании решили воспользоваться данной возможностью. По сути, теперь организации используют штемпельные изделия по своему желанию. Если руководство фирмы считает, что печать больше не нужна, она подлежит уничтожению.

Стоит отметить, в законодательстве нет правил, по которым организации в обязательном порядке должны утилизировать печать. Но нужно понимать, если печать просто выбросить, ею может воспользоваться кто-то другой. Маловероятно, но все-таки присутствует вероятность того, что печать может использоваться злоумышленниками. Поэтому уничтожение является мерой безопасности для любой компании.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

• управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
• свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
• назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
• на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
• непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию.

Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь.

В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

• если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
• если материал горящий, печать можно спалить;
• что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Образец

Для чего нужны печати и штампы

Несмотря на то, что в 2015 году обязанность по использованию печати в административно-хозяйственной деятельности компаний была отменена, некоторые из них по-прежнему ими пользуются.

В делопроизводстве печать — это один из фирменных знаков организации, на котором содержатся основные ее реквизиты: наименование, адрес, ИНН/КПП и иные. Штамп содержит в себе различные надписи и служит для различных служебных целей, например:

• для удостоверения справок, выдаваемых организацией (угловой штамп «для справок»);
• для фиксации делопроизводственных операций («на контроль», «копия верна», «факсом», «входящее» и.т.п.).

В целях обеспечения контроля за правильностью использования и сохранностью печатей в организации назначаются ответственные лица. Для этого руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица.

Полный список как действующих, так и действовавших ранее печатей и штампов организации с их оттисками содержится в специальном журнале печатей и штампов, который ведется обычно делопроизводственной службой.

Как организовать уничтожение печати/штампа

Само уничтожение производится физически — уничтожается клише печати (разрезается или спиливается, если клише изготовлено, например, из металла или дерева). Но до собственно уничтожения его необходимо оформить.

В больших организациях существует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей. В маленьких организациях это может быть оговорено отдельно издаваемым для каждого списания печатей и штампов приказом.

В общем виде процедура уничтожения печати и штампа выглядит так:

• в организации появляется повод для уничтожения печатей (например, изменение штатного расписания);
• на основании приказа об изменении штатного расписания начальниками соответствующих служб сдаются в отдел документационного обеспечения или иному ответственному за печати и штампы лицу недействующие печати и штампы;
• руководитель предпринятая издает приказ о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов и определяет дату уничтожения;
• в указанную в приказе дату печати и штампы уничтожаются, составляется соответствующий акт, который подписывают все члены комиссии;
• в журнал печатей и штампов организации вносится запись об уничтожении и дата и номер акта.

В состав комиссии, как правило, включаются:

• руководитель или заместитель руководителя организации — председатель комиссии;
• руководитель службы делопроизводства;
• руководитель структурного подразделения, печати и штампы которого уничтожаются;
• работник службы кадров и т.п.

Составление акта

Комиссия

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Печать уничтожается собственными силами

Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.

Приведем примерный алгоритм утилизации.

1. Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
2. Издается приказ об уничтожении печатей.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта утилизации составляется акт.

В акт об уничтожении печати включается такая информация:

• состав комиссии;
• время и место уничтожения печати;
• основание уничтожения;
• наименование и оттиск уничтоженной печати;
• способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
• заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
• подписи членов комиссии.

Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.

Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.

Как учесть расходы на уничтожение печати

Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).

Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.

Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.

Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).

Бухгалтер сделал такие проводки:

Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати