Акт на списание дизельного топлива образец

Проверьте, весь ли пакет документов, подтверждающих расходы на топливо, у вас есть. Ведь это убережет вашу компанию от претензий налоговиков при проверке того, как происходит списание ГСМ. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

• бензин,
• масло,
• тормозная жидкость,
• различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Мне нравится 6

Не нравится 1

Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
   • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
   • их количество (в литрах),
   • утвержденная на предприятии норма их расходования,
   • фактический расход,
   • стоимость.

Списание ГСМ (документооборот)

По схеме лекго проследить, какие документы и от кого должны поступить в бухгалтерию.

Кто занимается составлением Акта

Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера.

Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.

Акт на списание дизельного топлива образец

Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.

Как списываются ГСМ в организации

Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов. Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени.

Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.

Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.

Какую форму имеет документ

Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов. Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе. Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму:

Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:

• Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
• Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
• Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
• Период списания горюче-смазочных материалов;
• Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
• Дата составления документа;

Случаи, вызывающие вопросы

При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней. Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев:

Списание ГСМ на обкатку двигателя

Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя. И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата. Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.

Оформление акта списания для автомобилей без спидометра

Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:

1. Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;
2. Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
3. Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;

Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни.

Образец списания для газонокосилки

Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ «Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…», в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.). Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т. д.

Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта. Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов.

Расход ГСМ на генератор

Иимпровизированные системы обогрева и отопления, другие редко используемые устройства также рассчитывается из тестовых показателей и технической документации, после чего отражается как результат проведения замеров/исследования специальной комиссией. Кроме того, рекомендуется отправить образец расчёта и акт в юридическую или бухгалтерскую фирму для проверки и подтверждения того, что вышеперечисленные устройства не станут работать «бесплатно» из-за отмены актов расхода.

Утверждение комиссией

Процедура списания ГСМ, как и любого другого имущества, которое числится за предприятием, начинается с создания специальной комиссии. Здесь должно быть более двух человек. Как правило, проверяющая группа состоит из сотрудников, которых назначает директор при помощи соответствующего приказа.

Обычно в проверяющую группу входят представители различных отделений. Также здесь должен быть и работник, который несет материальную ответственность за списываемое имущество. Крайне желательно, чтобы руководителем был назначен председатель комиссии.

Члены проверяющей группы, получив на руки все необходимые документы, выполняют сверку расходов. Здесь они пользуются определенными нормами, которые закреплены уставом организации. Также нужно знать, эти нормы могут различаться для различных видов транспорта.

Естественно, все они утверждаются отдельно. При необходимости комиссия осуществляет контрольные выезды, чтобы максимально точно определить реальные расходы ГСМ.

Стоит отметить, если необходимо выполнить списание материалов в небольшой компании, которая относится к предприятиям малого бизнеса, создавать комиссию нет острой необходимости. В этом случае директор компании имеет право самостоятельно оформить списание, заполнив соответствующий акт.

Для каждого автомобиля существуют определенные нормы. Опираясь на них, ответственные лица могут рассчитать, какое количество ГСМ расходуется на конкретном расстоянии. Эти нормы составлялись с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и других условий, при которых осуществлялась эксплуатация.

Обычно данные нормы используются в бюджетных учреждениях и организациях, которые являются налогоплательщиками по общей системе. Кроме этого, управляющие имеют право вносить в нормы корректировки в определенных пределах. В таких ситуациях используются понижающие или повышающие коэффициенты.

Корректировки необходимы для получения правдивых сведений при нестандартных ситуациях. К примеру, при частых остановках, которые предусмотрены маршрутом, расходуется больше топлива. Такая же ситуация наблюдается и в холодное время года.

(Видео: «Списание бензина по топливным картам»)

Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.

Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

• Наведение порядка в бухгалтерской документации. Тут вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
• Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
• Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:

Кем, когда составляется и подписывается документ

Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

• Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера – узнайте в статье по ссылке;
• Водитель транспортного средства;
• Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.

Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении.

Порядок проведения списания горючего

Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

• Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
• Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
• Формируется акт списания – в соответствующем формате. Здесь вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
• Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

При этом:

• Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
• Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС.

• Базовые нормы расхода и перечень транспорта

Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

• Грузовые, легковые авто, автобусы;
• Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
• Погрузчики ДВС;
• Трактора, грейдеры;
• Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
• Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
• Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

• Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
• Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
• Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
• Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

Пошаговая инструкция составления документа

Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:

• Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
• Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
• Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
• Датой документа считается дата его составления;
• Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
• Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.

Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.

Как избежать ошибок

• Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
• Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
• Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.

Что такое ГСМ и какой порядок его списания

К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

• Дизельное топливо;
• Бензин;
• Природный газ;
• Прочие виды топлива;
• Моторное масло;
• Различного рода смазочные материалы.

ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

• На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
• В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой.

Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

• Ведомость учета;
• Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
• Чек или накладная на покупку горючего.

Акт на списание: какие правила составления существуют

Стандартного вида, в котором нужно заполнять акт, не существует. Как следствие, это открывает для компаний два варианта: либо каждый раз использовать произвольную форму, что крайне неудобно, либо составить собственный шаблон, что будет утвержден в рамках внутреннего Устава.

Так или иначе, вне зависимости от формы, в акте всегда должно быть указано:

В качестве одного из правил делового обычая все данные о горюче-смазочных материалах рекомендуется указывать в форме таблицы.

Основное назначение акта

Основная цель документа — подсчет расходов, что совершила компания. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета. Именно благодаря им затраты на ГСМ можно исключить из прибыли, параллельно сократив базу налогообложения.

Важным элементом при составлении этого документа является наличие путевого листа, который выдается водителям. Так, он позволяет осуществлять ежедневный мониторинг того, сколько материала было потрачено за сутки.

Правила оформления

К правилам оформления требования такие же, как и к содержанию — их нет. Можно составлять на любом носителе, будь то бланк организации и лист формата А4. Рукописный или печатный характер документа также не играет роли. Проставление на документах печати отменено с 2016 года — теперь юридические лица не обременены этой необходимостью.

Единственное правило, которое должно быть соблюдено в обязательном порядке — оригинальные подписи руководства или ответственных за списание лиц.

Видео с правилами списания:

Принятие документа — необходимо ли собирать комиссию

Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия. Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.

По составу участников: в нее входят сотрудники из нескольких подразделений, и над каждым отделом назначается отдельное руководство.

Основные задачи комиссии:

• сверка представленных сведений с фактическими
• выезды с водителями для проверки расходов
• сбор путевых листов

Стоит также отметить и тот факт, что комиссия может быть создана и действительно нужна исключительно в рамках больших предприятий. В небольших организациях в ней не будет смысла.

Образец составления

Ознакомиться с примером документа можно ниже.